Altitude Piste de décollage : Les premières actions.

Aujourd'hui Après le contrôle des actions, je commence une série d'articles sur un domaine mal connu de GTD la perspective, qui est après le contrôle (les 5 étapes classiques : collect, traitement (process), organisation, révision, action), est le deuxième pilier fondamental de la méthode GTD.  La perspective comme son nom l'indique consiste à exécuter vos actions en prenant du recul sur les choses. J'imagine que David Allen est passionné d'aviation car il nous propose de prendre de la hauteur par paliers de la piste de décollage (les premières actions) au 25 000 mètres vos intentions et principes. 

Au fils des articles suivant je vais traiter tous ces paliers en vous résumant en quelques mots la méthode et en vous expliquant comment je m'y prend au quotidien. Bien sur cela ne vous dispensera pas de lire le génial bouquin "tout accomplir sans effort" de David Allen (édition d'organisation) en Français (enfin) mais j'espère pouvoir vous donner un petit aperçu du processus et je vous expliquerai comment je m'y prend au quotidien. 

Le résultat immédiat que vous pouvez attendre de la maîtrise des perspectives c'est la maitrise du stress et l'efficacité immédiate façon loi de Pareto (vous savez les 80% de résultats obtenus avec 20% des informations... Mais pour pouvoir courir il faut déjà apprendre à marcher. 

Bon attaquons le sujet

Altitude Piste de décollage : Les premières actions.

Cette altitude correspond à la question "que dois je faire" avec une question essentielle "quelle est la prochaine action à exécuter". 

Tout d'abord un rappel sur mon organisation GTD

Pour gérer mes taches j'ai deux types de structures: mon agenda et la liste de mes premières actions par contextes.

• Mon agenda est un territoire sacré. Il contient mes rendez vous mais aussi mes taches à exécuter à des jours précis (exemple date du retour de vacance d'un contact que vous devez rappeler) ou à certaines échéances essentielles (ex. remise d'un rapport à un client). J'y ajoute aussi quelques points essentiels à faire en fonction de mes projets ou de mes décisions à prendre. Parfois j'ai du mal à décider. Je manque d'information. Aussi je reporte ma décision à une date précise sur mon agenda ou dans mon échancier ou sur Omnifocus, ce qui me laisse le temps d'y réfléchir...

En pratique j'ai un agenda sur ordinateur synchronisé avec mon iphone via mobile me mais je n'y met que les dates d'anniversaire de mes amis + famille et mes rendez vous.

Pour mes taches et divers j'ai un agenda papier tout bête grand format avec une vue hebdomadaire sur 2 pages. J'ai reporte mes rendez vous. En haut je met les deux ou trois bigs rock de la journée (1) et en dessous les échéances attendues exemple offre d'achat client X concernant tel immeuble. Puis mes rendez vous. J'écris au crayon et je gomme si nécessaire. J'ai aussi pris pour habitude de noter avec des flèches les projets sur lesquels je travaille (2) un peu comme des rendez vous c'est à dire mes période bloquées de travail. Tous les soir je reporte au lendemain mes projets bloqués qui nécessitent un vrai travail par exemple négocier tel immeuble, estimer tel immeuble, faire ma comptabilité ou écrire mon journal. Puis j'attaque ma liste des premières actions (Liste par contexte).

• La liste des première actions est votre liste par contextes de lieu ou d'outils, de personnes qui vous permet d'executer l'action.  J'en 'ai beaucoup parlé. 

Comme sur mon agenda je suis très prudent en ce qui concerne l'inscription de mes taches sur mes liste contextuelles. Je préfère ne mettre aucun contexte et réviser mon projet plutôt qu'être noyé d'informations à réaliser ce qui est très mauvais pour mon moral. Au pire au moment d'une révision journalière ou hebdomadaire il sera toujours temps de rajouter un contexte.

Ma liste par contexte est gérée sur un simple bloc note avec une page par contexte mais j'aimerais tant pouvoir la réaliser sur Ipad et Omnifocus. Cependant jusqu'ici cela ne m'a pas vraiment réussi. Mais je n'ai pas perdu espoir la nouvelle version sur ipad semble prometteuse. 

Puis vient l'exécution

A quoi sert un système si on ne passe pas à l'action ?

Je privilègie d'abord mon agenda papier et mes périodes bloquées. Si j'ai promis à un client de lui rendre une étude à telle date, vite je l'écrit sur mon agenda en haut dans la partie réservée aux échéances et je l'execute au moment où je l'ai décidé. Si c'est impossible, je renégocie mon engagement et je déplace l'action comme un simple rendez-vous.  En pratique il y finalement très peu de périodes véritablement bloquées.

Puis lorsque j'ai terminé je passe aux liste d'actions "Waiting for" d'abord qui vont nécessiter une relance téléphonique ou un mail. Si l'action est faisable en moins de 2 mn je le fait tout de suite si c'est plus de 2 mn et que je veux absolument l'exécuter j'essaye de la planifier dans mon agenda au plus tôt. Ces taches sont celles qui sont laissées à mon initiatives. Je les réalise ASAP.

Mes contextes sont : Waiting for/ délégué, Appels, Bureau, Mac et Mail, Maison, Someday maybe list, piste de reflexion, Agenda, people (mes conversations à aborder au telephone avec certaines personnes), mes opportunités business (liste des coups que je peux faire)

Révision

Je révise mon agenda et mes listes de premières actions plusieurs fois par jour.

Je révise mes projets en cours (s'il sont chaud) plusieurs fois par jour et au moins une fois par semaine au moment de ma révision hebdomadaire (weekly review) car c'est dans l'action que se révèle la formidable puissance de GTD et l'influence des paliers ou altitudes.  

• D'abord à partir de mes projets et de la détermination de ma "Prochaine action" 

Que le projet soit sur papier ou informatisé j'adore jeter un coup d'oeil rapide sur ses grandes lignes. J'y trouve mes schémas heuristiques, mes listes de point de négociation, mais aussi mes notes sur certains sujets. J'y trouve aussi ma liste "brainstorming" qui énumère la liste des choses à faire et les options choisie.

Bien entendu, tout en révisant mon "projet" je m'interroge toujours sur ma "prochaine action" en me posant la question de savoir si je souhaite vraiment la réaliser et si cela servira à quelque chose dans l'avancement de mon projet.

• Puis je passe à ma liste par contexte : 

Ma prochaine action ou mes prochaines actions (car il peut y en avoir plusieurs) sont alors reporté(es) sur ma liste par contexte, mais attention, sous 2 conditions déterminantes : Je n'attribue jamais un contexte à une action si je ne décide pas de vraiment l'exécuter, ET je n'hésite pas à renégocier mes engagements si besoin est c'est à dire à barrer d'un trait rageur, dans l'action une tache de ma liste d'action. .

J'ai mis quelques années à comprendre que GTD est une méthode qui privilégie l'action. C'était un peu compliqué et je me suis bêtement attaché à la partie organisation. C'est dans le domaine de l'action que j'excelle aujourd'hui même si la planification n'est pas en reste. C'est gràce à Mark Forster à Autofocus puis Superfocus que j'ai (enfin) compris GTD et l'importance des paliers. En relisant "s'organiser pour reussir" et "tout accomplir sans effort (GTD)" pour la 3 éme ou 4 éme fois je me suis aperçu que les contextes GTD pouvaient parfaitement être exécutés en fonction de la méthode de "double lecture"  (Cf Mark Forster méthode Autofocus) façon Mark Forster mais qu'en plus cela donnait à GTD un dynamisme incroyable qui permettait de décupler son efficacité dans 'action. Aussi je ne suis pls faché avec les contexte et je les utilise avec bonheur.

Mais pour revenir au sujet des paliers, J'execute mes actions en fonction de mon temps disponible, du contexte (ais je un ordinateur sous la main ou un téléphone...) de mon énergie disponible (suis je capable de faire cela) et de mes priorités (faut il vraiment le faire ou pas).  Avec là aussi une condition déterminante : Que l'action soit conforme à mon ou mes paliers supérieurs.

Mon pallier supérieur j'en parlerai plus loin c'est 10 000 mes domaines d'intérêts et de responsabilité.

Parfois certaines taches m'obligent à réfléchir plus loin et à travailler à 15 000 but et objectifs ou 20 000 vision ou même 25 000 Intention et principe.

Voici un exemple d'application pratique :

Comme vous le savez je suis dirigeant d'une société d'immobilier d'entreprise.
Comme toute société, j'ai des valeurs.
Comme tout homme, j'ai aussi des valeurs.

Un jour un de mes indicateurs m'a proposé de rencontrer et de travailler pour un nouveau client qui à mauvaise réputation. J'ai accepté de le rencontrer car je voulais en avoir le coeur net. J'avais peu d'informations sur lui alors comment pouvais je l'évaluer ?

plus tard, lors d'une affaire, il m'a imposé de réduire de 2/3 ma commission sur une affaire potentielle alors qu'il s'était engagé à la payer moralement et par écrit (mandat) alors même que je travaillais avec un de mes partenaires et que cela n'était en aucune manière justifié.

Par ses actes, je me suis effectivement rendu compte qu'il était profondément malhonnête et peu respectueux des hommes et de ses engagements. J'ai alors décidé de couper les ponts avec lui. C'était sans compter ma longue liste d'appels par contexte sur laquelle il figurait.

Lorsque j'ai été améné à le relancer au téléphone, j'ai tout simplement annulé et barré cet appel car il allait en contradiction totale avec mon pallier 25 000 qui est de "toujours travailler avec des clients loyaux et  respectueux de leurs engagements".

De la même manière j'ai coupé les pont avec des confrères qui ont eu des attitudes non déontologiques allant à l'encontre de mes valeurs et de celles de mes clients. 

Les paliers GTD sont donc essentiels. Ils conditionnent l'ensemble des "altitudes" de haut en bas et de bas en haut. Ils ont bien des conséquences concrètes sur vos actions au quotidien et sur celles de votre piste de décollage.

Et vous comment vos premières actions et ce premier pallier ? 

Contextes

Gtd n'est pas une méthode mais plutôt un processus, une manière globales et focus (cernée) d'appréhender et d'exécuter les informations.

La gestion des contextes sur papier, comme sur informatique obéit à cette régle.

Mais c'est quoi le contexte ? Le contexte c'est un moment particulier pendant lequel vous faites les choses. Pour être plus clair c'est une phase, un processus qui se renouvelle régulièrement. On a tous des contextes @Téléphone, @ l'ordinateur etc... Ceux qui sont à gauche sont actuellement les miens sous omnifocus

Voir mon article complémentaire :GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contextes méthode Omnifocus.

ici un exemple de contexte gtd

Mais cela va plus loin, les contextes sont uniques et personnels. Ils s'adaptent à votre façon de travailler. J'exagère un peu, mais certains d'entre vous on des réunions à n'en plus finir qui comportent des taches à faire pour cette réunion il peut être utile d'en faire un contexte...

Les miens sont simples. Je fais des affaires donc du commerce donc je privilégie l'action donc... l'outil !. Je ne suis pas un administratif qui travaille par phases (Ex.travail sur un dossier, étude de dossier, compilations de pièces ) J'ai essayé de le faire mais cela n'a pas marché pour moi. Cela me ralentissait et tuait mon intuition. D'où mes contextes qui comme vous le voyez privilégié si l'action est Active ou pas, ou liée à un outil indispensable ex Call= téléphone. Mes contextes ont évolués et évolueront encore, les vôtres aussi !.

Sur papier c'est à la fois plus simple et plus compliqué que sur un logiciel.

D'ABORD comment gérer les actions ? :

Rappel : sur papier seul la prochaine action sur laquelle ont peut agir de façon concrête doit être reportées. Où sont les autres ? Dans votre dossier projet sur votre NAL (next action list).

Et le contenant ?

La 1ere question est de savoir s'il faut que cela soit relié ou pas ?.

Certains utilisent des moleskine, d'autres des cahiers, d'autres des livres blanc, d'autres des carnets plus ou moins grands, des blocs moi j'utilisais des feuilles volantes classées dans un classeur avec une rubrique @ NAL. car j'ai constaté que les livres reliés me gênaient pour retrouver l'information et surtout que je n'aimais pas cela.

La 2éme question est de savoir s'il faut que les NAL soient sur une seule page les unes après les autres ou une par contexte. A mon avis si vous avez bien respecté GTD et la phase 2 TRAITER (PROCESS) il est fort probable que vous n'ayez que les actions essentielles que n'avez pas pu traiter auparavant. Une seule page comporte l'avantage d'avoir une vision globale et plusieurs de diluer l'information. C'est aussi plus long à relire notamment la relecture des contexte et des projets peut être longue et fastidieuse, mais à force de les relire on se dégage du papier et on va plus vite...

La troisième question est de savoir ce qu'il y a comme rubriques dans vos NAL.

Les miennes étaient DATEJOUR - TACHE - CONTEXTE - PROJET - QUI ? - ECHEANCE - SEMAINE et après usage j'ai constaté que la solution de les rajouter les une apres les autres était peut être un peu plus bordélique mais me donnait une vison claire du temps qui passe et de leur exécution. De plus faisant une mini weekly review j'éliminait joyeusement les taches inutiles pour le lendemain. En revanche concernant la gestion des projet à chque fis que j'en traitais un j'étais obligé de le sortir de sa boite et de faire une mini brainstorming pour voir si je n'avais rien oublié et surtout QUELLE EST L'ACTION SUIVANTE celle à reporter sur ma NAL.

Et les trucs ?

L'avantage du papier est de s'adapter facilement on peut donc avoir un système de codification qui permette de retrouver l'action à faire ex les mient étaient "/" Commencé, "X"Fini mais à suivre, "Tache barré"=tache totalement terminée, (DATE) = tache reportée à telle date, "Obarré"= tache abandonnée, "?" Tache à réflechir faut il la faire vraiment...

Bréf à chacun sa codification.

Important n'oubliez pas de faire des copies ou des scan sous peine de tout perdre !!!!

Contextes méthode Omnifocus.

J'ai déjà parlé des contextes dans ce blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contextes

Aujourd'hui je vais un peu plus loin en vous parlant de leur application pratique dans Omnifocus.

Dans la conception et l'utilisation des contextes, il y a deux écoles.

Lorsqu'on lis le livre de David Allen il n'y a pas de mode d'emploi précis des contextes. David reste général et les définit comme l'OUTIL, LE LIEU ou LA PERSONNE qui va servir à déclencher l'action.

Mais en pratique quelles sont ces "écoles" ?

La 1ére c'est le détail. Un maximum de détails pour un usage précis d'Omnifocus.

Pour avoir un exemple précis allez voir le site en anglais que j'ai vu aujourd'hui. Concision and Concinnity: How I Use OmniFocus Bon, l'auteur va un peu plus loin parcequ'il parle aussi des perspectives mais c'est intéressant de constater jusqu'à quels point certains utilisateurs détaillent les contextes !.

La 2éme c'est la synthèse. Le moins de contextes possibles pour un usage général et la conservation globale du fonctionnement GTD. Ex. @Appels, @Mail, @Web ou un contexte plus global du style @l'ordinateur ou @Mac ou @PC...

Après avoir testé la 1ére solution sans succès, j'ai appliqué la deuxième et cela marche plutôt bien. Mais je suis allé un tout petit peu plus loin. Comme je suis souvent au bureau et que j'ai tout sous la main j'ai crée mes contextes comme vous le voyez sur l'image ci dessus.

Voici pourquoi :

1. Omnifocus se syncronise avec les calendriers ical. Moins vous avez de contextes plus c'est facile à utiliser.

2. Mon expérience d'autofocus m'a fait comprendre que les systèmes compliqués ne marchent pas. Nous ne sommes pas des ordinateurs. Aussi mieux vaut perdre quelques minutes à réfléchir sur certaines taches qu'être prisonnier d'un contexte étroit qui me cache la vue de mes autres taches car en matière de gestion d'information mieux vaut avoir une vue générale de la foret pour choisir son chemin car une fois qu'on y est les arbres cachent la foret...

3. Enfin pour ceux qui ont des difficultés de synchro avec les palm et autres vieux systèmes les catégories ne se synchronisent pas toujours. Avoir un contexte général permet au moins de comprendre ce que l'on doit faire du style apeller M. X...

J'ai constaté depuis que j'utilise des contextes généraux très GTD que je travaille plus facilement et que j'ai une plus grande efficacité dans ce que je fais.

Ce n'est pas aussi clair et adaptable que le papier mais cela marche assez bien dans mon organisation globale.

Ajout du 12/03/2009 : Lien sur un article intéressant que je viens de lire sur Omnifocus :

Cuk.ch - Imprimer un article il explique bien sa philosophie les projets, les contextes et l'inspecteur.

Ajout du 01/04/2009 interessante utilisation d'un internaute de l'onglet contexte dans Omnifocus.

C'est pas idiot car il n'utilise pas les contextes remplacée par un suivi temporel. La fonction du suivi de taches dans le temps n'existe pas dans Omnifocus. Cela devrait mieux marcher.

@ Today

@ Tomorrow

@ Recurring

@ Current initiative

@ Scheduled

@ Delegated

@ Waiting for information.

Ajout du 5/04/2009 découvert l'article de Pierre Morsa sur les contextes GTD et les siens sous Omnifocus. Très intéressant !. Il me donne plein d'idées !!!

Pour la définition c'est ici La minute GTD du vendredi (soir tard) - travailler en fonction du contexte | Pierre Morsa et pour ses propres contextes c'est ici : Ma liste de contextes GTD [s’organiser pour réussir] | Pierre Morsa

Comment combiner l'approche GTD et Superfocus.

Bonjour,


A la demande de Brigitte j'ai le plaisir de vous parler aujourd'hui de la façon de combiner GTD et Superfocus. V3.


Gtd vous connaissez. Un système très organisé et structuré, dont je vais pas mal parler dans mes prochains articles en abordant "les horizons" thèmes de mes prochains articles et leur adaptation en entreprise.

Quant à Superfocus j'en ai parlé dans mon dernier article sur la puissance de la current initiative http://gtdway.blogspot.com/2011/03/les-pouvoirs-secrets-de-la-current.html

• Avant de vous expliquer comment j'ai combiné les deux, je vais juste d'abord faire un bref rappel "philosophique"des méthodes.

GTD et Superfocus visent tous deux l'action. C'est à dire la réalisation de vos taches essentielles. Mais ils ont une philosophie différente et une approche qui l'est encore plus. 

Alors que GTD vise un contrôle exhaustif rationalisé des informations auquel on applique une méthode structurée fondée sur le contrôle et la perspective, 

Superfocus vise une approche intuitive, pas forcément exhaustive, qui convient bien à ceux qui n'ont pas des milliers de choses à faire et des dizaine de projets à gérer. 

Coté méthode, ce que j'adore avec Mark Forster (en photo) et Superfocus- c'est qu'il ne se prend pas la tête. Chaque page de son cahier est divisé en 2 colonnes à gauche (colonne 1 ou C1) c'est tout ce qui vous passe par la tete et à droite les choses urgentes qu'il faut vraiment réaliser très vite (colonne 2 ou C2).  Son grand génie c'es d'avoir trouvé le moyen de gérer efficacement l'urgence et l'importance. Ce qui est terminé, ce qui nécessite un suivi ou une révision et ce qui n'est pas terminé. Cf. sa méthode.

GTD à une autre vision. Une vision verticale et horizontale qui s'organise par contexte qui sont "l'outil, le lieu ou la personne, qui va nous permettre de déclencher l'action" source "GTD" "S'organiser pour réussir" de David Allen.

Ici les taches sont regroupées autour de moyens matériels (@téléphone, @ordinateur, @mobile etc...) ou géographiques (@Londres, Paris, @Bureau, @Maison) ou de personnes (@Patron, @ClientX) ou de circonstances particulières (@Reunion). les miennes sont gérée sur un bloc note une page par contexte. 

• Concernant la gestion des projets : 

Avec Superfocus, sauf à relire l'ensemble de votre liste il est difficile de connaître l'ensemble des taches d'un projet c'est donc son vrai point faible du moins si vous devez gérer des projets.

Avec GTD vous avez une vue générale de tout et surtout de l'ensemble de vos projets, qui vous amene peu à peu à une action ciblées, qui se fera en fonction de se ce vous ressentez (superfocus), et de critère rationnels (GTD) qui sont le contextes, le temps disponible, l'energie disponible, vos priorités. 

Dans l'action,  GTD est donc plus rationnel, contraignant mais très puissant. Superfocus est plus intuitif, moins organisé mais tout aussi efficace car c'est votre cerveau intuitif qui va décider de ce que vous devez faire. Mais je dois tempérer, un peu mes propos. 

GTD n'interdit pas l'intuition !. Au fur et à mesure de sa pratique régulière, on peut très bien utiliser les règles de sélection intuitive de superfocus et travailler sur des listes plus courtes et moins exhaustives avec d'excellents résultats.  Je me suis rendu compte que c'était redoutablement éfficace et bien plus rapide à mettre en oeuvre et à contrôler qu'autofocus et Superfocus mais c'est peut être lié à la nature même de mon activité d'entrepreneur. 

GTD convient bien lorsqu'on à une montagne de choses, si on a une fonction cruciale qui necessite la gestion de multiples projets et de milliard de choses à faire. Autofocus convient bien lorsqu'on n'a pas trop de projets ou u'n a besoin moins de contrôle et plus d'action ou bien si les contextes vous paraissent difficiles à mettre en oeuvre dans votre propre organisation. 

Coté Taches et échéances Superfocus et GTD ont la même approche.

• Aussi, pour moi, GTD et Superfocus ne s'opposent pas. 

Moi, j'ai toujours mon approche GTD avec ses 5 palliers et ses 6 horizons.

A certaines périodes, lorsque l'activité est plus calme, je me contente de reporter mes actions à faire rapidement sur ma liste superfocus.

A d'autres j'abandonne superfocus et je passe à ma liste par contexte GTD car l'activité devient tellement folle et ingérable que cette méthode est la seule qui me permette de faire face à mes nombreux engagements afin d'obtenir les résultats que je me suis fixé. 

Comme tout est sur papier c'est très simple. En 20 mn je suis capable de nettoyer un système et passer de l'un à l'autre. 

Comme de toutes façon je reste sous GTD et que je me sert de Superfocus que comme une simple alternative à la gestion par contexte cela ne me pose aucun soucis. Mieux, cela nettoie mon système ce qui n'est pas un mal. 

En ce moment je gère mes actions sous GTD par contexte car je suis presse par le temps et j'ai besoin impérativement d'avoir une vue globale des choses. 

J'aurais adoré connaître cette méthode dans une autre vie ou j'était soumis à une pression considérable et à des situations inextricable provoquées le plus souvent par une connerie majeure appelée "procédure" une sorte de gangrène qui sous prétexte de faire travailler les êtres en harmonie n'est qu'un système de contrôle qui divise et crée des dysfonctionnement en entreprise. Mais c'est une autre histoire. 

Omnifocus- Comment 1 simple idée peut vous faire gagner beaucoup d'argent et moins de stress !

Bonjour à tous,  Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais j'ai une vrai tendance à devenir dingue  face à la masse d'informations à laquelle je fais face tous les jours. Entre les affaires qui sont bien difficiles en ce moment (négociations), mes immeubles à analyser, la société à gérer, la prospection, les demandes à traiter, les descriptifs à concevoir et à diffuser, les emailings (liste extensible à l'infini) .... Bref j'ai de quoi en perdre mon Français...  Pour gérer tout cela j'ai choisi Omnifocus sous Mac. J'ai aujourd'hui environs 186 projets et 1675 actions... Bien sûr, hors de question de traiter tout cela. Alors aujourd'hui je vais vous confier un petit secret... Mon petit secret ;-)

Sans attendre, je vous explique mes 3 techniques d'élimination et de simplification : 

Je me sert de OF comme d'un entrepôt à informations. Peu importe le nombre d'éléments ni même les contextes qui sont réduits chez moi à leur plus simple expression. @Attente, @appel, @travail, @maison, @courses, @someday-Maybe et @revoir.

1. Trie 1/2 : Une fois par semaine je choisis comme actif les projets sur lesquels je veux travailler. Tous les autres sont soit éliminés, soit en attente. Je les copie- colle sur une page word. C'est ma liste de la semaine qui reste sur mon bureau. Ma feuille de route. 

Je fais la même chose tous les soirs mais cette fois ci dans OF. Je choisis dans ma liste active les projets à travailler demain. Je met en attente ceux qui doivent attendre (y compris avec une date d'échéance pour ne pas les oublier) et en conséquence, n'apparaitront dans OF que les taches véritablement "actives" c'est à dire celle qui sont vraiment "actionnable" au sens GTD et au regard de mes objectifs.

2. Trie 2/2 : Concernant mes taches au quotidien, je trouve totalement désespérant de me retrouver avec une liste de 40 taches avant même d'avoir commencé ma journée. J'ai même abandonné GTD à cause de cela pendant 3 mois. Alors j'ai eu une idée simple que j'applique au quotidien. Toute tache véritablement "actionnable" c'est à dire "traitable" + que je veux traiter vraiment aujourd'hui va dans mon contexte "business". J'ai ensuite une perspective qui me liste toute mes taches "actives" de la journée soit au maximum une dizaine. C'est ma mini feuille de route de la journée. 

3. Révision : Ce soir je reprendrai mes projets de la semaine, compléterai mes taches et les réorganiserai, rajouterai celle de la inbox qui me prennent plus de 2 mn et leur affecterai un contexte. Puis je relirai mes contextes et j'élimerai tout ce qui est possible. Enfin j'affecterai en contexte business les taches à réaliser demain. 

Ces trois astuces me laissent le temps de souffler. Je suis assuré de tout faire dans la journée et je suis beaucoup moins stressé. 

C'est la seule manière que j'ai trouvé de garder le contrôle !. 

Seul inconvénient être persévérant et tout saisir sinon cela ne sert à rien...

Et vous quels sont vos trucs et astuces ? 

GTD & EVERNOTE : Une solution intéressante

Depuis plusieurs mois j'ai arrété ma recherche de solutions informatiques GTD pour me consacrer entièrement à Omnifocus. Vous avez pû voir sur mon blog quelques articles sur l'utilisation de ce merveilleux logiciel. Mais j'ai constaté depuis bientôt un an un besoin croissant de gérer mes références, mes listes de contrôle et surtout mes nombreuses notes !.

J'ai aussi observé qu'il était très difficilement possible de les intégrer au quotidien dans Omnifocus. Les liens m'obligent à les sauvegarder sur une solution en ligne de style .me ou Dropbox . Quant aux notes et projets j'ai carrément été obligé de les créer sur .page ou Taskpaper sur mon ordinateur avec synchronisation en ligne mais franchement ce n'était pas simple.

A force de lire régulièrement des articles sur Evernote
http://www.evernote.com  , j'ai voulu tester cette solution avec l'idée originelle d'en faire une solution complémentaire à Omnifocus et de gérer à un seul emplacement toutes ces informations essentielles qui m'accompagne dans ma vie à tous points de vue. Je me suis vite aperçu que Evernote pouvais faire plus. Beaucoup plus...

Evernote c'est d'abord une solution locale Mac ou Pc avec un vrai logiciel dédié qui synchronise de façon transparente en ligne les informations que vous y mettez. C'est ensuite une solution Iphone qui marche remarquablement bien, rapide efficace (plus rapide qu'Omnifocus) extrêmement bien étudiée pour la Capture des informations et son exploitation sur le terrain. Photos, reconnaissance d'écriture (premium), site web,notes vocales, films, fichiers de toutes natures (premium). Très confortable capacité de stockage même sur la version gratuite, tags, recherche multiples.Envoi par mail des information, stockage des emails.  Bref c'est très surprenant car c'est si puissant et si simple qu'on se demande comment personne ne l'avait inventée avant.

En inconvénient pour le moment pas de liens possible avec Omnifocus sauf à faire un exort en .html et à le sauvegarder dans un dossier local ou en ligne. Pas l'idéal pour la maj des informations.

Je vais maintenant vous parler de la façon d'ont je l'utilise et pour quoi.

Dans un 1er temps j'ai migré la plupart de mes notes et projets  sur l'outil avec l'idée de m'en servir comme un gros cahier. Ceux qui me connaissent savent que depuis 22 ans je me balade partout avec un gros cahier sur lequel je note tout tout tout... Mais cette solution est compliquée surtout pour l'exploitation ultérieure des informations. L'informatique est beaucoup plus confortable et efficace ! Avec Evernote je vais peut être  alléger mon cartable et gagner du temps dans la gestion et l'exploitation de mes informations.

Puis je me suis rendu compte qu'avec les tags on pouvait facilement gérer la 1ere action. Comme vous le savez cette 1ere action est essentielle dans GTD sans elle le projet n'avance pas. Elle est avec le contexte le triptyque fondamental de la gestion des projets.

Pour l'instant le résultat au quotidien me semble assez redoutable.

La séparation des listes conforme à GTD est particulièrement éfficace. David Allen insiste bien sur la nécessité de bien séparer ses listes de telle manière que l'on puisse être "focus" et je ne sais pas pourquoi de très nombreux logiciels finissent par allègrement mélanger tout cela ce qui provoque des confusions et des difficultés dans l'action.

J'ai organisé mes informations en 3 paquets

1)Contextes (Tags + processus GTD)

2)Projets

3)Référence et notes

Au quotidien la gestion des projets est simple, un peu comme sur papier et ça j'aime :)) Quant à la gestion des contexte c'est du GTD pur et dur.

COLLECT - PROCESS - ORGANIZE - REVIEW - DO

Avec les tags en plus sur chaque note ce qui facilite grandement la recherche et l'exploitation des informations.

Un autre avantage d'EVERNOTE comme tout est centralisé cela va très vite et le cerveau reste maître de jeu tout en conservant l'esprit "mind like water. J'ai constaté que mon intuition était bien meilleure en lisant Evernote (ce que j'aimais tant chez Autofocus) qu'en exploitant l'information sur Omnifocus. Comme si la base de donnée m'empêchait de réfléchir  et de décider de façon appropriée. C'est peut être l'aspect papier proche de mes habitudes de travail. En tant qu'homme de dossier et homme d'affaire j'ai toujours pris beaucoup de notes celles ci me permettant de prendre du recul sur les choses et éventuellement d'exploiter ces informations ultérieurement.

En résumé : Evernote est un bon outil. Bien entendu il a encore quelques lacunes mais pour l'instant il est gratuit jusqu'à 40 MO par mois de stockage  et même payant 45$ par an c'est pas ruineux. Par ailleurs cette solution est pérenne. On peu sauvegarder sa propre base de donnée en la copiant de la "Library" sur un systéme en ligne genre .me, il permet de prendre des notes partout (même sur iphone ce que ne fait pas Google doc pour l'instant) la synchro est rapide, permet la capture des information partout concept essentiel de GTD et au quotidien ce n'est que du bonheur. A tester absolument et peut être - en ce qui me concerne - à adopter.

Je vous joint un article intéressant sur le web sur GTD et Evernote.

http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-1-parametrer-evernote-2
+
http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-2-collecter-l-information

Et vous pour quoi et comment utilisez vous EVERNOTE ?

A bientôt.

 THINGS 3 
VS 
OMNIFOCUS 2

Voici un petit comparatif entre things et Omnifocus.

Depuis 10 ans je travaille sur Omnifocus et comme beaucoup j'ai essayé de nombreuses solutions alternatives qui me convient de moins en moins de part sa complexité d'utilisation. Il est vrai qu'OMNIFOCUS à une apparente simplicité mais une complexité bien réelle et une longue courbe d'apprentissage alors que celle de THINGS est tres rapide.

Bien sur nombreux m'objecteront que OMNIFOCUS  est une solution plus "professionnelle" plus "sérieuse" que THINGS. Ne serait ce que parce que ses données sont cryptées, qu'il autorise des scrips, que sa base de données est plus stable et qu'on peut la sauvegarder en local.

Cependant le vrai choix à mon avis, n'est pas dans un produit ou un autre. Ces deux solutions sont comparables de part leurs fonctions qui sont toutes aussi puissantes l'une que l'autre.

Le vrai choix est surtout dans l'approche "philosophique" des projets et des actions. Si on veut vraiment chercher une différence entre ces deux produits, on la trouve  dans la notion de "temporalité".

Dans THINGS tout est axé sur le temps : Les perspectives sont claires : Je visualise et planifie (mes actions et mes projets) à aujourd’hui, à (l'a)venir, à tout moment et un jour peut être...

Alors qu'omnifocus est plus un "outil de gestion"... Tres puissant, certes, mais un vrai outil de gestion. Pour moi c'est un peu en Immobilier comme la différence entre un logiciel supposé commercial de gestion (OF) et un CRM (THINGS) et things est alors particulièrement pour l'entrepreneur un formidable outil d’action !

Alors pourquoi est ce que je préfére THINGS  à OF?

- D'abord, Il  est beau ! OF à une interface dépassée.
- Ensuite, les domaine de responsabilité sont parametrables et mieux identifiés que dans OF (où il faut utiliser la creations des dossiers),
- Dans OF les contextes sont figés, Things utilise les tags (et depuis la V1 ! ).
- Meme s'il est figé dans sa conception (il n'y a pas de perspectives personnelles possibles dans THINGS qui permette une adaptation personnelle à ses besoins...

NB Je vous met en Pj un vrai comparatif sous excel qui vous permettra de vous faire une idée...

Pourtant OF n'a pas dit son dernier mot :

- OF3 est en cours de developpement et les tags sont à l'ordre du jour,
- OF3 prévoit un outil en ligne sur abonnement qui permettra de travailler aussi bien sous PC que sous Mac alors que Things pour l'instant reste exclusivement Mac, permettra t'il de travailler à plusieurs ?

Mais sera t’il plus esthétique que Things ? J’en doute. Sera t’il plus efficace ? J’en doute aussi. Pourquoi ? Parce que en organisant les taches et projets dans le temps on cree une procrastination structurée axée sur nos véritables priorités et on le laisse dans la machine, visible à tout instant, que l’opérationnel. Le tag devient un outil d’action GTD facultatif et optionnel, alors que dans OF le contexte UNIQUE sous OF2 est incontournable et indispensable car c’est lui et lui seul qui produit l’action ( sauf à travailler sur le projet lui même...)

En pratique, cela traduit donc par 2 façons différentes de travailler. Dans things à partir du temps ex ce que je décide de faire aujourd’hui, ou demain ou asap, versus dans OF le contexte de travail ex @Telephone  (ce qui est plus  GTD mais pas forcement le plus efficace pour moi).

En bref dans THINGS je reste collé à ma perspective "aujourd"hui" puis je vais sur "à tout moment" pour combler le temps qu'il me reste sur des choses qui doivent etre realisées ASAP. Alors que dans OF tout se mélange, sauf à bidouiller, à creer des perspectives adhoc etc... Et il faut une rigueur implacable que ne nécessite pas THINGS.

Petit détail : THINGS gère merveilleusement les dates. L'historique appelé "Journal" est un outil extraordinaire pour mesurer ses actions et les progrès réalises. Pour avoir la même chose dans  Omnifocus, il suffit de créer une perspective "terminées" qui regroupe les actions et projets terminés. Cependant la gestion des dates est très mal faite sur Omnifocus. Sur things les taches et projet sont groupés par mois, dans Omnifocus au bout d'un moment tout est groupé par trimestre, année, ça complexifie le sujet...

Décidément Things est une surprise. Une heureuse surprise et en attendant OMNIFOCUS 3, je travaille sous THINGS et on verra bien. A noter que THINGS à un outil d'import d'OMNIFOCUS (entre autres) mais il existe un scipt d'import de THINGS vers OMNIFOCUS, mais je ne l'ai pas testé. Quand aux sauvegardes de THINGS je fais confiance à TIME MACHINE (elle sont dans la bibliothèque utilisateur).

NB les deux solutions ont des applications sous Iphone. Celle d'Omnifocus à une vue dark, colorée magnifique... Celle de Things est plus "spartiate" mais elle est redoutablement efficace.

Liens
https://culturedcode.com/things/
https://www.omnigroup.com/omnifocus


PJ petit comparatif personnel sous EXCEL

Mon Organisation #GTD / Contextes 2

Voici la partie 2 de mon organisation sous Omnifocus : les contextes.

Les contextes sont pour moi le talon d'Achille de la méthode #GTD. Comme tout le monde j'ai bien lu le livre de David Allen GTD David Allen Company :: Books :: "Getting Things Done" Paperback et bien que je pense qu'il s'agit du meilleur livre qu'on n'ait jamais fait sur l'organisation personnelle, leur mise en oeuvre par Omnifocus est à mon avis inadaptée.

J'ai déjà parlé des contextes sur mon blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour contexte . David préconise des contextes d'unité de moyen (@téléphone, @ordinateur) de personnes (@Jane, @ClientXX, @boss...) ou de lieus (@San francisco, @ Paris, @Office, @Home). C'est pertinent.

Cependant à l'usage, je trouve que ce système n'est vraiment pas éfficace, tout au moins dans le feu de l'action. Aujourd'hui, le monde à profondément changé. C'est le temps qui compte et l'information et pas tellement les moyens. Les moyens, on a un peu prés tous les mêmes, on a tous acces au telephone, à l'ordinateur etc... Les lieus de travail deviennent flous, les hommes sont joignables partout, tout le temps...

Comme beaucoup, je travaille aussi bien à mon bureau qu'à la maison, j'ai un iphone GS avec Omnifocus pour iphone The Omni Group - OmniFocus et en plus en tant qu'entrepreneur je travaille sur des 10 aine de sujets en parallele en mono tache et j'y arrive. Pourtant, je ne suis pas superman ;)) Alors pourquoi et comment ?

C'est très simple j'ai adapté les contextes GTD à ma façon de travailler. J'ai constaté que je ne travaille bien en ne faisant qu'une seule chose à la fois dans un temps donné. En testant THINGS et THL (THE HIT LIST) - Merci à eux - j'ai constaté qu'il séparaient le temps entre @TODAY (ce qu'il faut faire aujourd'hui), @NEXT (à faire plus tard), @SOMEDAY (prévu) et j'ai rajouté deux contextes à moi @INSTANCE (ce qui est en cours de suivi, c'est une sorte de hot list des taches (pas des projets, qui est ma Hotllist projet) et @DELEGATED (pour suivre ce qui est délégué aux autres que ce soit des fournisseurs ou des clients).

Par ailleurs Omnifocus ne gérant pas (encore) les TAGS j'ai constaté que lorsque je travaillais sous le contexte @TODAY qui regroupe tout ce que je dois faire en principe dans la journée ou à très court terme ainsi que les taches à échéances pour aujourd'hui), Omnifocus sait parfaitement sélectionner les Tags écrit style @Call, @Wait, @John. Du coup pour faire mes sélections dans la volée je n'hésite à rajouter des tags d'action dans les notes relatives aux taches ou et surtout dans la tache elle même.

Le résultat est incroyable. Alors que j'ai galère comme un fou avec les anciens contextes, j'ai enfin réussi à accélérer et omnifocus est 10 fois plus efficace que tout ce que j'ai pu faire auparavant. Plus que mes liste #autofocus, et surtout beaucoup plus apaisante pour l'esprit car je sais que je peux compter sur le système et que je n'oublierai rien.

Plus besoin de cahier pour les incoming tasks, gestion on the flow des informations et ça roule.

Et le mieux dans tout cela, c'est que je suis opérationnel partout. Je peux ainsi travailler sur mes projets ou mes contextes (théorie et pratique) partout, je gagne du temps, (j'en ai fait l'expérience vendredi en attendant un client qui n'arrivait pas...) je suis plus efficace, beaucoup moins stressé et cela tout le monde apprécie (même moi ;):)) ).

Et vous comment gérez vous vos contextes sous omnifocus ?

Mon prochain article parlera des review sous omnifocus ou comment j'ai reussi à ne consacrer que 30 mn le WE à la revue de la semaine, avec plus de 3000 taches à gérer ...

GTD et Ultra simple guide to management system (1ere partie).

Bonjour à tous.  


J'ai testé un nouveau système sur papier qui fonctionne bien. 

Il s'agit de la method "the ultra simple guide to time management" http://www.docstoc.com/docs/75306875/The-Ultra-Simple-Guide-to-Time-Management par SGTM

J'ai toujours pour objectif de trouver un pont entre Mark Forster et GTD concernant le contrôle des informations car même si je trouve les deux méthodes intéressantes dans la vie pratique elles conviennent mal, dans leur application stricte à mon activité. 

Si la première favorise l'intuition et un parfait contrôle des taches, elle a pour énorme inconvénient de contrôler difficilement l'avancement des projets.

Quand à GTD même si j'adore cette méthode, j'ai toujours du mal à la suivre, surtout sous Omnifocus,  car elle est trop contraignante pour moi par son inventaire systématique, même si je reconnais que certains éléments de son architecture tels que la INBOX, Le traitement, la revue hebdomadaire, le Tickler, le suivi des projets et leur classement, l'inventaire de certains contextes tels les appels, les someday maybe list, les horizons, le travail des projets  sont de véritable trouvailles qui marquent d'une pierre blanche l'organisation. 

Mais la vraie difficulté de cette méthode c'est de s'y accrocher. C'est lourd et dans les jobs commerciaux comme le miens on a vite fait de décrocher au profit de l'action. 

J'ai donc cherché une 3 éme voie (MIXTE) avec le cahier des charge suivant :

1. Que la méthode soit sur papier (c'est plus rapide, plus efficace et le contrôle est bien meilleur)

2. Qu'elle soit facilement exploitable et adaptable. Les listes et les projets changent sans arrêt. Il faut donc un système facile à mettre en oeuvre et pas compliqué. 

3. Que je puisse tirer profit de toutes les recherches que j'ai faites aussi bien sur autofocus, superfocus, GTD et sur d'autres méthodes parfois très pertinentes. 

4. Que l'outil que j'utilise soit facile à trouver et ne tombe pas en panne

5. Que les modifications soient instantanées et surtout rapides. 

6. Que mon cerveau et mon  intuition ne soient pas perturbés par la mise en oeuvre de la méthode, 

7. Que je sois heureux de l'utiliser tous les jours sans passer des heures à comprendre son fonctionnement.

Voici donc l'outil que j'ai mis en oeuvre qui pour l'instant est d'une redoutable efficacité. Vous constaterez qu'il est malgré tout très GTD dans son approche et son fonctionnement.

I. Matériel 

- Un bloc petit carreau,

- Un stylot (bic, feutre, rollier ce que vous voulez), (j'ai abandonné le cahier à spirale car trop contraignant)

- Quelques post it dont un pour faire un sommaire de votre bloc, 

II. MEO 

- Grouper les listes qui vous sont utiles (une page par contextes et numéroter les pages + report sur un post it en sommaire) .

Mes contextes sont 

1. @Listes des appels

2. @Résultats à suivre

3. @Bureaux et administatif,

4. @prospects

5.@idees

6. Client X

7.  Projet X

8. Projet Y

9 projet Z

...

P16 Mercredi 21 juin (ceci est une page réservée à une journée très chargée avec des nombreuses actions à réaliser et aux notes rapides de la journée)

P17 Jeudi 22 Juin (idem) 

III. Méthode 

Tout saisir sur le bloc et rien d'autre. Vous n'avez donc sur votre bureaux que votre bloc, quelques feuilles et un stylo. 

Si vous avez des notes concernant un projet qui nécessite un suivi soit vous avez besoin d'un suivi quotidien et vous créez une note bloc que vous numérotez, soit vous externalisez la note dans un dossier papier classé alphabétiquement ou informatique si vous préférez quitte à scanner le papier. 

Le soir si cela est nécessaire préparez une liste des chose prioritaires à faire pour demain et le lendemain, commencez par celle ci puis attaquez vous aux listes par contextes. Si vous travaillez sur un projet utilisez la feuille projet de votre bloc ou celle de votre dossier papier ou ordinateur. 

Supprimer toutes les pages inutiles de votre bloc et détruisez les ou archivez les dans vos dossiers en fonction de la nécessité. 

Relisez régulièrement les pages et noter à la fin de chaque tache qui le nécessite les délais. Si une tache commence plus tard, noter sa date au début. 

En face de chaque taches ou notes utiliser la notation suivante

R = Résultat à atteindre

A= Action à Faire

W= Wait = Information en attente. 

La lecture des taches projets et contextes se fait en double reading selon la méthode Mark Forster. 

1ere lecture sans intention d'agir, deuxième lecture jusqu'à ce qu'une tache vous saute au yeux que vous travaillez autant que nécessaire. 

Si la tache n'est pas terminée la reporter sur la liste par contexte à la fin avec la date de dernier contact. 

Par rapport à Superfocus ou Autofocus il y a une énorme économie de reporting. De plus le suivi des taches urgentes par contexte est extrêmement rapide et efficace. 

Pourquoi cela marche ? 

Parce que c'est simple. Pas de système compliqué. Tout est simple. Pas de report de taches. Pas d'informatique. Pas d'Ipad. Si une tache est terminée elle est barrée. Si elle a besoin d'être suivi c'est facile. 

En pratique, j'ai derrière moi mes projets actifs (dossiers) qui contiennent mes notes et les pièces essentiels de mes dossiers + quelques mails cruciaux (classement alphabétique). 

Le bloc est facile à consulter. Les informations essentielles sont sous la main et rapidement consultables. Par exemple si je suis au téléphone avec un client et qu'il me demande le montant du dernier loyer je prend ma liste sur tableur de mes dossiers et je lui répond instantanément. S'il me demande de la rappeler j'inscris son appel sur ma liste des appels ou si c'est à une date précise sur mon agenda. Si c'est une affaire à suivre je l'inscrit sur la liste des affaires à suivre. Si j'ai une précision à apporter sur un dossier (prix de retrait) je l'inscrit sur la page projet de mon dossier ou dans le dossier lui même s'il ne nécessite pas un suivi permanent. 

Tout cela n'est en rien révolutionnaire. Mais c'est très efficace. Bien sûr il ne faut pas perdre son bloc mais bon on peut le scanner et l'avantage de cette méthode c'est qu'elle permet sur le même bloc de travailler aussi bien sur le contrôle de mes actions que sur mes perspectives (Horizons) y compris en mindmapping. Quand aux notes sur mes projets elle sont reportées tout aussi facilement dans mes dossiers qu'ils soient sous papier ou sous ordinateur. 

Et vous comment gérez vous vos informations ? 

Autofocus / Petit bilan après 2 semaines d'utilisation

Avant d'aller plus loin je voudrais juste vous parler d'autofocus. Après 2 semaine d'utilisation je trouve que cette méthode est finalement pleine de surprise et drôlement efficace. Petit rappel : un cahier ou une feuille de papier et vous notez toute tache active ou pas au fur et à mesure. Attention, il ne s'agit pas d'une TODO LIST c'est vraiment un système à part entière.

Pour plus d'information voir la méthode : GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contexte AF Méthode Marc FORSTER et ses premiers résultats GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Bilan autofocus

Le travail de séparer les taches activables des non activables a été un échec. Séparer les taches personnelles et professionnelles sur deux cahiers aussi. Vouloir affecter des contextes et des couleurs pour distinguer les projets des éléments en attente idem.Je pense qu'il m'a fallu un peu de temps pour m'approprier la méthode et la mettre en oeuvre.

Alors qu'est ce qui a marché ? Le plus simple. La liste et sa méthodologie. dans son sens stricte. Pas de chichis. Du brut, éfficace. Il semble que Mark Forster ait rencontré le même problême Twitter / Home. Il a essayé aussi de faire des améliorations qui n'étaient probabalement comme pour moi que de la complication.

Il reste que la méthode est éfficace. Je n'ais jamais été aussi productif. J'ai eu des journées à 35/40 taches et j'ai le sentiment de parfaitement suivre l'évolution de mes informations. Mon intuition prend le relai de ma raison et ma raison celui de mon intuition.

J'ai constaté que à l'usage la méthode est parfaite pour les gens qui sautent "du coq à l'ane" et très souvent interrompus.

Neanmoins j'ai fait une des plus belle weekly review depuis que je travaille sur GTD. J'ai fait un PROCESS sur une corbeille IN de plus de 30 cm de haut et à une vitesse incroyable. J'avais pratiquement fini en 20 mn et reporté toutes mes taches sur autofocus. J'ai encore un peu de travail sur certains projets mais globalement je sais où j'en suis.

En me tenant à la méthode précédente (uniquement GTD+Omnifocus) cela m'aurai au moins pris 3 heures et encore... Et en plus j'ai eu le temps de faire le point sur tous mes projets sous omni et de m'en servir comme d'un super cahier de note. Honte à moi ! un logiciel si puissant ! l'utiliser comme une charette à bois alors que c'est une Ferrari !!!!.

Mais je commence à croire que la vraie FERRARI dans les taches courante (The RUNWAY dans GTD) c'est autofocus. Pas de perte de temps, un vrai contrôle des mes actions et un sentiment étrange d'avoir pour la première fois une vraie vision objective de mon travail. La seule concession que j'ai mis en oeuvre pour la semaine prochaine ce sont des ronds au lieus de case à cocher et des dates d'écheance entr parenthèse lorsque la tache a vraiment une échéance.

Mais pour le moment autofocus ne peut servir que pour le RUNWAY cad vos actions courantes. GTD reste ue méthode sophistiquée à part entière extrêmement puissante et formidablement bien pensée qui va bien au delà des actions courantes.

Omnifocus sous iphone

Comme vous avez pu le remarquer je n'ai pas beaucoup écrit ces temps ci. Je testais différentes méthodes avant de pouvoir vous les exposer.

L'organisation est pour moi un processus empirique et les choses évoluant à grande vitesse j'ai eu un peu de mal à faire face ces derniers mois d'autant plus que mon nouveau jouet m'a pris un peu de temps pour comprendre comment l'apprivoiser.

Eh oui, finalement je me suis offert un iphone et je n'ai pas eu le courage d'attendre le nouveau qui devrait sortir sois disant au mois de juin... Avec Bouygues telecom je me suis dit que je pouvais encore l'attendre longtemps. Et comme de toutes façon lorsqu'une machine sort elle est déjà dépassée j'ai pris mon parti de faire les chose on verra plus tard.

Un iphone c'est le genre de truc dont on se dit qu'on en à pas besoin et c'est probablement vrai. Mais et une fois qu'on l'a on se dit comment est ce que j'ai pu m'en passer ? ...

Il y a tellement de logiciels et c'est assez pratique. C'est aussi joli et bien fait.

En ce qui concerne ma propre organisation, l'arrivée de mon nouveau jouet m'a incité à revoir mes méthodes papier. j'ai aussi fini par faire le tour d'autofocus de Marc forster pour arriver à la conclusion que le système était insuffisant pour être efficace simultanément sur l'ensemble de mes projets.

Je suis donc retourné à mes 1ers amours à savoir GTD et Omnifocus. Le logiciel à des défaut mais la version pour iphone est pas mal du tout et après tout pourquoi ne pas l'essayer ? Et au moins avec GTD je ne suis pas dépaysé; cela fonctionne point.

Voici ma conclusion temporaire sur l'iphone et omnifocus pour iphone :

- j'adore le menu échéance proche, en retard et signalé (flag). Au moins les choses sont claires tout ce que je dois faire aujourd'hui doit être signalé d'un drapeau. La gestion des projets et contexte est conforme au logiciel mac, et la boite de réception est parfaite pour collecter les information on the fly.

- Coté point négatif impossible de trouver la fonction recherche cela m'ennuie car je cherche souvent des information car je ne sais plus où je les ai classées. J'ai peut être mal cherché...

- Coté éfficacité c'est bien. Pas besoin du mac en rdv. J'arrive à noter facilement les informations et à les exploiter le soir en rentrant au bureau. La synchro via mobile me est épatante malgré son cout exorbitant elle est trés fiable aussi bien pour les adresses, les rdvs et bien sur omnifocus. Un seul reproche, elle est un peu lente.

Un autre petit soucis lié à l'iphone la consommation. Difficile de travailler plus d'une journée avec la bête qui à du mal à tenir le choc. (Ah le bon vieux palm ou les psions qui fonctionnaient tellement bien, sauf pour les synchros) . Mais bon, il parait que c'est le progrès etpuis il y a des socles batterie.

Coté pratique comme j'avais conservé un double système papier et omnifocus une simple weekly review m'a permis d'être opérationnel immédiatement. Je n'ai donc perdu aucune information et j'étais opérationnel en 2H00.

Pour poursuivre votre bonne information des paramétrages de omnifocus sous iphone je vous renvois aux exccelentes video de JENNY débuter sur mac: OmniFocus

et en anglais http://cdn1.libsyn.com/donmc2/SCO0180-omnifocuspt2-master-640x360-h264-ipod.mov?nvb=20090523200012&nva=20090524201012&t=0d7fe0c1abd0d9d847c27

Consultez aussi le site de omnigroup The Omni Group - OmniFocus

Le paramétrage est hyper simple on peut même s'envoyer un lien qui installe tout sur l'iphone et avec mobile me c'est génial. Mais on peut aussi synchroniser avec Bonjour ou un serveur.

Projets & le Tickler & Reference

Le papier c'est ce qu'il y a de plus simple pour commencer. Je connais des gens parfaitement efficaces qui n'utilisent que cela et ne sont pas considères comme des "Has been" parceque se ne sont pas des "geek".

J'ai moi même utilisé le papier pour tout pendant plus d'un an et je faisait tout sur papier :

mais comment ?

LES PROJETS :

(Voir la définition de David) en bref tout sujet qui nécessite plus d'une action...

Pour les projets le plus simple c'est quand même une grosse boite en carton avec des dossiers classés alphabétiquement. Chaque dossier est étiqueté sur la tranche et classé par ordre alphabétique.

A l'intérieur de chaque dossier on trouve un liste des next actions list (NAL) c'est a dire tout ce que j'ai prévu de faire sur un projet. On trouve aussi une liste de notes sur le dossier conforme à la méthode de David et des questions clefs : Quel est le résultat à produire, Comment je compte m'y prendre, Quelles sont les étapes nécessaires et bien sur quelle est la premiere chose à faire qui est reportée sur ma liste par contexte et cochée d'une X.

Tous mes projets ACTIFS ou PAS sont classés dans cette BOITE en carton genre boite de rangement. 10 euros chez le pakistanais du coin !

La boite est divisée en 2 les projets actionnables (actifs) et ceux qui ne le sont pas (non actifs). MAIS TOUJOURS CLASSE ALPHABETIQUEMENT - Elle comporte env. 90 projets.

DANS l'ACTION :

L'intéret c'est de retrouver chaque dossier instantanément. J'y met aussi des documents que je compte traiter. Ex mon dossier comptabilité professionnel contient tout ce qui concerne la compta à faire pur la boite que je ferais quand j'aurais le temps. Celui Compta personnel contient mes justificatifs de frais. C'est fou ce que cela va vite à exploiter quand on est dans l'action.

La boite est juste derrière moi il me suffit d'étendre la main et j'attrape le dossier.

Concernant les titres j'ai trouvé une formule simple pour tout immeuble c'est Propriétaire/Adresse. pour le reste c'est le plus simple possible.

Tout est étiqueté par une Brother ptouch 80 sauf les dossier temporaires qui ne nécessitent pas d'étiquetage. La j'utilise une simple étiquette et du crayon et quand c'est fini je gomme pour réutiliser le dossier pour autre chose. Il n'y a pas de "petites économies" et puis c'est bon pour les arbres !!!.

Aujourd'hui malgré l'informatique (J'ai un super Macintosh 20 pouce équipé d'Omnifocus) j'ai conservé le classement alphabétique des projets car c'est avant tout super pratique. J'ai constaté que dans le feu de l'action il est facile d'attraper le dossier et de consulter mes documents tout en discutant avec mon client alors qu'il est beaucoup moins aisé d'avoir une vue d'ensemble en recherchant les informations sur ordinateur. En plus on peut superposer ou comparer les feuilles et avoir une vue exhaustive du sujet ce qui me permet de me concentrer sur mon argumentation (et notamment de jeter un coup d'oeil sur mes mindmap décisionnelles).

Quand aux REFERENCES (pièces complémentaires dont je n'ais pas besoin immédiatement mais que je dois conserver pour un usage ultérieur) je les classe dans une autre boite à portée de main.

Quand au TIKLER rien de révolutionnaire un dossier trieur séparé en 12 mois et les 31 jours. J'ai regroupé les jours car je n'avais pas assez de séparateur ex jour 1/2 etc 30/31 et de janvier à décembre.... J'y classe tout ce dont je peux avoir besoin le jour même et le matin je jette dans ma corbeille IN ou je collecte tout les documents du jour. C'est rapide et efficace. Pas de prise de tête. Pas de système compliqué.