mardi 28 septembre 2010

Comment définir et tenir ses objectifs hebdomadaires (Papier)

Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais tous les jours je rencontre le même soucis. Je reçois des centaines d'informations par mail, tel, courrier, rdvs etc.... je dois gérer des projets tous différents qui n'ont souvent rien à voir les uns avec les autres, et je dois aussi faire "avancer les chose" 

Voici un résumé rapide de mes petits trucs du moment qui me facilitent la vie et qui me permettent de tenir mes objectifs. 

D'abord pour tenir des objectifs, il faut déjà en avoir. Soit on vous les impose, soit vous vous les fixez vous même.  Je passe donc du temps à faire un point régulier sur ce que je veux faire,  à contrôler l'avancement de ce que j'ai fait et à corriger ce qui doit l'être...

Pour cela j'ai un petit secret que je partage avec vous (on est entre nous). 

J'ai deux cahiers A4 à spirale. L'un sert à prendre des notes, l'autres sert à noter mes taches  (autofocus). J'ai tellement parlé de cette merveilleuse méthode que je n'y reviens pas. Je vous laisse relire les pages de mon blogs si le sujet vous intéresse. 

Mais je n'ais pas parlé ou peu de mon cahier de note. C'est un cahier qui ne me quitte jamais. J'y note toutes les information qui m'arrivent par tous moyens ainsi que les entretiens avec mes clients lors des rdvs. C'est une méthode qui j'applique depuis que je travaille (plus de 25 ans) et qui me réussit bien. 

Tous les jour je note la date en haut au milieu et je saisi tout ce qui m'arrive que cela soit au téléphone (n° etc...) ou des réflexions et des idées. Je considère ce cahier comme un entrepôt à informations. Je me moque de savoir si elles sont organisées ou pas l'important c'est qu'elles soit saisies pour être exploitées.

Chaque semaine je réserve une page pour noter mes bigs rocs de la semaine mais sur une page dédiée. 
Voici la présentation de ma semaine :

Lundi 27/9/10
Wait : dossier de l'investisseur X (échéance Jeudi)
Travail dossier XXXXX
Travail dossier YYYYY
Travail dossier ZZZZZ
Travail demande DDDDDD

Mardi 28/9/10
Wait : Client ZZZ doit me donner une réponse
Travail TVA (doit être remise Vendredi)
Comptabilité : remplir le ficher comptable remise au comptable mercredi pour vérification

et c'est comme cela toute la semaine...

A droite de la page il y a une liste de mes principaux projets sur lesquels j'ai décidé de travailler cette semaine avec l'objectif que je me suis fixé. 

ex. Dossier CERGY - Organiser rdv avec clients
Comptabilité Finir la TVA (vend. 1/10)
Vacance réserver la maison (attention vacances dans 1 mois !) 
etc...

Tous les détails de ces projets sont repris dans mon cahier de taches Autofocus et effectué petit à petit mais de façon très focus par tache. 

Avec ce système très simple je contrôle ma semaine de façon rationnelle. Je défini mes objectifs de la semaine souvent en fin de semaine (le vendredi) et je peux compléter ma liste générale de la semaine au fur et à mesure de son avancement. Je ne perd rien et cela me donne une grande sérénité. Pas besoin de tableau de bord complets de dossiers compliqués. Une simple séance en fin de semaine suffit pour voir ce qui s'est passé, corriger les erreurs et définir de nouveaux objectifs pour la semaine suivante. Dernier avantage j'ai un historique des bigs rocks aussi bien sur mon cahier de note que dans le détail sur autofocus.

Je vous avoue que depuis que j'ai testé cette méthode cela fonctionne bien. 

ET vous comment définissez vous et contrôlez vous vos objectifs hebdomadaires ? 

samedi 11 septembre 2010

Un nouvel Ipad pour 2011

La nouvelle est tombée !cf.  http://www.ipadd.fr/  Comme je le disait dans mon article du 28 mai 2010 http://gtdway.blogspot.com/search?q=ipad il est fort probable qu'Apple sorte un nouvel Ipad et ne respecte pas le délai d'un an entre chaque version. On dit qu'il sortirait pour les fêtes de Noel pour nicker la concurrence, qu'il serait plus petit, plus puissant, équipé peut être d'une camera pour la visio conférence, d'un port USB et d'un système plus facile de synchronisation.

Voici ce que j'ai écrit en commentaire sur l'article :

"Pour moi une nouvelle version est indispensable. Comme je l’ai dit sur mon blog et depuis la sortie de l’appareil L’Ipad est un gadget aujourd’hui inadapté au monde de l’entreprise.
Mais je vais aujourd’hui modérer mon propos. Je pense qu’il a un formidable potentiel. Il est indispensable d’intégrer les nouveaux éléments dont vous parlez, USB, Camera, réduction de taille, légèreté, facilité de transfert et de synchronisation des fichiers, prix raisonnable, mémoire suffisante, synchro avec time machine. C’est à ce prix qu’Apple pourra bouter la concurrence est en faire un « must have » utile, efficace et puissant. L’iphone est un formidable outil alors pourquoi pas l’Ipad.
Encore une fois, Apple a fait les choses trop vite. Ce qui semble une constante depuis quelques temps (ex. l’iphone 1 puis 3G puis 3GS puis 4) Ils auraient du peaufiner leur produit avant d’en sortir un nouveau. Si effectivement ils sortent le nouveau à peine 6 mois après le 1er et qu’il est vraiment amélioré, les gens qui ont acheté la 1ere version vont être furieux (faut pas prendre les consommateurs pour des cons) mais il y aura toujours des gens pour acheter ce nouvel Ipad (à commencer par moi car celui là au moins il sera au point et ils auront essuyés les plâtres) espérons….

Pendant qu'on y est : attention la version d'Ilife date de septembre 2009 on va surement avoir droit à une nouvelle version bientôt. Ne vous faites pas piéger !!!!

jeudi 9 septembre 2010

La forme, n'empeche pas le fonds, ni l'efficacité d'ailleurs...

J'ai eu une grande conversation avec un des meilleurs professionnels que je connais aujourd'hui. C'est un garçon que j'aime bien. Je ne comprends pas toujours tout ce qu'il fait mais une chose est sûre : il est redoutablement efficace et super sympa ce qui ne gâte rien. 

A un moment pendant le déjeuner il me sort un agenda hebdomadaire complètement gribouillé. Il n'y avait pas une ligne de disponible par semaine et chaque semaine depuis janvier était aussi raturée que la suivante. C'était quasiment illisible, en tout cas pour moi. 

Imaginez mon émotion... Moi qui prétend être organisé, assez efficace quand même et structuré j'ai du mal à comprendre comment au milieu d'un bordel pas possible on arrive à être efficace et à agir au bon moment et à faire autant d'affaires. 

Je n'ai pas pû résister. 

Voici notre conversation et sa méthode que je vous livre aujourd'hui et qui vaut son pesant de cacahouètes !

- "Tu sais que je suis passionné de méthode d'organisation, alors comment tu fais pour t'organiser ? (...)
- Bof c'est simple je note tout ce qui est important ce que je dois faire n'importe où sur chaque journée et les rdvs en même temps". 

- "Tu n'as pas trop de ratures ? 
- Non les ratures on s'en fout j'ai une bonne mémoire et le principal c'est de savoir ce que j'ai à faire... Surtout les choses importantes..."

"Et après , ... 
Après le soir je commence par faire un compte rendu de tout ce qui est important historique par dossier. Et surtout, surtout je reprends mes taches et je prépare la liste des choses à faire pour le lendemain..."

"Et puis ? 
Ah... En fin de semaine je révise mes projets en cours, je décide ce que j'ai à faire la semaine suivante, je réfléchis à la bonne stratégie et j'essaye de faire toutes les semaines, les mois , les trimestres, les 6 mois, une fois par an, pour les 3 ans qui viennent. La stratégie c'est important... "

Quand je lui ai montré mon système sur Omnifocus iphone il m'a simplement dit :

"Tu sais avec moi ça ne marcherait pas car je ne supporte pas les cadres trop rigides et avec l'informatique on voit rien... Alors moi je préfère mon agenda et ma feuille de route journalière, le tout raturé de partout... "

Finalement il n'a pas totalement tort. D'abord cela lui convient et cela c'est l'essentiel. C'est efficace. Quand je vois le chiffre qu'il fait je me dit que je ferais bien de bosser d'avantage et plus efficacement et sans me prendre la tète avec des méthodes... L'important c'est pour un commercial ce qu'on fait (les affaires) et qui on voit. 

Quelle leçon ! J'ai souvent remarqué que certains commerciaux qui arrivent avec des cahiers ou agendas bourrés de notes de papiers et d'autres choses sont parfois remarquables. Cela ne les empêche pas d'être efficaces. 

Quand à la méthode, j'en suis resté tout dubitatif. (riiires) mais elle marche ! .... pour lui...
Et pour vous ? 

mercredi 8 septembre 2010

Omnifocus : Comment adapter Autofocus de Marc Forster

 Dissociation /Date d'ajout/ disponibles/ Etat et durée quelconque.


Cela fait un moment que je cherchais à palier à un problème qui est l'adaptation de la merveilleuse méthode de Marc FORSTER AUTOFOCUS 4 (AF4) dont j'ai pas mal parlé (faire une recherche sur la loupe) sur un système digital. 

J'ai choisi Omnifocus bien sûr...
Sa fiabilité n'est plus à prouver, la gestion des projets est facile,
et j'adore la facilité avec laquelle on peut les réviser une fois par semaine et rentrer des données nouvelles.

Mais il a un petit soucis : l'absence de tags comme sur taskpaper, things ou d'autres logiciels.  En attendant d'avoir des tags ce qui viendra peut être un jour, voici la solution que je vous propose.

Concernant les contextes oubliez les contextes dédiés et trop spécialisés. 

Pour votre BACKLOG :
Utilisez naturellement dans votre saisie par exemple : 
- Call/ Bernard X pour le devis du projet y, 
- Do/ Préparer le devis X pour le projet Z, 
- Wait du fournisseur tartenpion sa livraison de caisses à savon, 
- Home/ Répertorier ma collection de disques...

Pour votre LISTE ACTIVE : mettez le contexte Actif. OK ! Vous avez la tout vos éléments les plus récents EN LISTE ACTIVE (et donc les plus chauds le plus souvent )  et dans la BACKLOG votre liste générale sur laquelle vous travaillez jusqu'à ce que vous ne puissiez plus rien faire.

Et en INBOX vos encours de traitement. 

Quand vous n'arrivez pas à faire quelque chose passez le Dissmissed et si vous hésitez encore à le faire ou pas passez le someday may be....

Voici une façon simple d'utiliser les 2 méthodes et en plus d'avoir une synchro sur iphone.

Et pour l'ACTION : il suffit de faire dans le champs recherche Call et vous aurez tout vos appels. L'avantage aussi est désormais d'avoir des tags. On peut donc mettre Call/Wait quelque chose / Projet x et retrouver l'information à toute vitesse au moment de votre liste d'appels ou le matin quand vous controlez ce que vous attendez des autres.

Bon l'inconvénient est de pas mal utiliser la fonction recherche d'Omnifocus mais rassurez vous elle est super rapide. Même sur Iphone, sauf qu'on a aussi sur cette version iphone les taches achevées mais je pense que c'est un bug temporaire.

Vous pouvez aussi créer des perspectives mais mon expérience m'a fait réaliser que c'est souvent une usine à gaz et le jeu n'en vaut pas toujours la chandelle. 

jeudi 26 août 2010

Bilan AF-OF-GTD septembre 2010




Bonjour à tous,

A la suite des derniers commentaires des articles précédents de certains d'entre vous j'ai réalisé que je nous vous ai pas fait un retour d'expérience sur l'application des méthode depuis un bon moment... Ce n'est pas plus mal ;) cet article va me permettre de vous donner les derniers trucs et astuces que j'ai expérimenté et ce qui fonctionne pour moi. L'idée n'est pas de vous convertir (LOL) mais bien de vous faire gagner du temps car c'est bien de ses erreurs et de ses réussites qu'on apprends petit à petit.

Concernant mes outils. Depuis 6 mois j'ai ressorti de mon placard mon vieux Mulberry (A5). C'est une antiquité. Je m'en servais il y a 25 ans bien avant l'informatique. Je m'en sert comme un cahier amélioré. 

J'entends déjà les GEEK : "Mais quelle mouche l'a piqué ?... On a tout aujourd'hui des ordinateurs, des logiciels, des bases de données à quoi cela peut il bien servir ? ... "

Bon je vous dis tout ! j'ai fait un petit bilan. J'ai calculé le temps que je passais sur ordinateur à mettre à jour mes listes, à compléter mes projets. J'ai attentivement regardé à l'intérieur de mon esprit comment était assimilé cette information et j'ai fait la même chose avec le papier.

Le résultat n'est pas brillant. Je perd trop de temps. Et l'impression de contrôle que j'ai en ayant mes informations en permanence sur moi et en la complétant me semble plus une addiction et une illusion qu'autre chose.

J'entends déjà mon ami Pierre, pour qui j'ai une profonde affection, "comment tu as travaillé sur deux systèmes à la fois, je ne sais pas comment tu fais et de toute façon c'est un perte de temps". Oui  Pierre tu as raison, j'ai encore perdu du temps. Mais j'ai encore appris. Et je suis focalisé sur l'action. 

j'ai aussi constaté qu'avec GTD/OF la méthode est focalisée sur tout faire. Et avec AF4 ne faire que ce que l'on a décidé. Mais le problème c'est que les deux méthodes même si elles demandent de ne traiter qu'une tache à la fois font qu'on traite : soit la totalité d'un sujetou la totalité d'un contexte avec GTD, soit de multiples taches avec AF4. Le résultat est une certaine confusion mentale avec un découragement pour GTD et l'impression avec AF4, on n'a pas une vue globale du sujet... 

J'ai aussi constaté qu'écrire me permet un bien meilleur contrôle de mes actions et de mes projets. Et cela va beaucoup plus vite. Le "Filofax" est très souple pour utiliser GTD et AF4. Et il est très facile de se construire un système clef en main. 

Il me faut donc revenir aux fondamentaux tout en conservant certains principes de GTD ou d'AF4 que je trouve intéressants tels que la saisie de tout en INBOX, le Traitement, l'Analyse par projet, la révision et l'action. Et pour AF4 la double lecture. Et pour les deux méthodes l'utilisation du tickler et le report des actions futures sur l'agenda à la date adéquate. 

Au final la méthode que j'indique ci après n'est pas révolutionnaire. J'ai travaillé comme cela pendant 20 ans et cela ne marchais pas si mal. GTD & AF4 m'on donné quelques idées pour l'améliorer. Et j'ai le sentiment d'avoir un meilleur contrôle global et spécifique de mes actions. 

Voici ce qu'il y a dans les onglets : 

Onglet 1. AF :
premiere page :
a) Liste façon Autofocus 4. Je collecte tout ce qui arrive avant traitement. Je reporte les informations si besoin est le soir.
b) Le carre eisenhower A,B,C, D pour la semaine. Cela me permet d'avoir en un mot mes bigs rocks de la semaine.
c) Une page par jour (ex Vendredi 27 Aout 2010) divisée dans le sens de la longueur. Avec les gens à qui parler coté gauche et les choses à faire coté droit (ça cela vient de Mark H. Mac Cormack un de mes mentor qui m'a le plus influencé dans ma vie. Un génie des affaires je recommande son livre (épuisé) "Tout ce que vous n'apprendrez jamais à Harvard" une merveille. Je l'ai lu tellement de fois depuis 25 ans que je peux en citer des passages entiers.

L'intérêt de cette méthode est de me concentrer sur l'essentiel (ma journée). De reporter à l'avenir ce qui doit l'être. Quand a AF4 par son traitement systématique et sa re formulation il me donne une liste générale très courte de mes priorités et de mes actions qui pourront être reportées le soir même soit sur ma fiche projet soit sur ma fiche journalière. J'ai aussi constaté que cette méthode particulière me permet de me motiver en me concentrant sur les choses actives et annule le traitement des "dissmiss"d'autofocus particulièrement chronophage et inutile.

2 List : Contient la liste des affaires en cours, celle des opportunités, des projets en cours, professionnels puis personnels, ceux suspendus, ceux someday may be...

3. Plan. Plan globaux de chaque projet à la façon GTD mais uniquement en bigs rocks cases, ou heuristiques ou autres schémas. 

4. Tasks pas grand chose uniquement les taches de certaines projets qui sont complexes. 

5. Notes les notes que je prends sur chaque projets au fur et à mesure. 

6. Historique . Historique des dates des actions réalisées qui me permet de voir ce qui s'est passé et ce qu'il reste à faire. 

7. Objectifs et stratégie. Contient mes objectifs globaux et la façon dont je pense les réaliser. 

8. T (Tickler) ce sont mes objectifs trimestriels, semestriels, annuels 

9. Personne avec une page par personne j'y met tout ce que je dois évoquer avec certaines personnes. Ma  femme, ma fille, mes clients etc...

10. Formation résumé de ma formation. Ex GTD, ex. AF4, ex. check lists techniques. 

Et après ? ...  Des feuilles et des feuilles que je recycle tous les jours. On reçoit tellement de courrier. Plutôt que de le jeter je coupe les feuille A4 en 2 et je stock tout ce qui est récupérable. C'est économique et écologique. Mes deux meilleurs amis sont ma poubelle et ma perforatrice !!!

Je me suis appliqué à moi même quelques règles simples sur lesquelles je reviendrai dans un prochain article dont la première essentielle préparer le soir même la journée du lendemain. Avec cette règle comme Mark H Mac Cormack j'ai l'impression d'avoir une tête d'avance.

Merci à tous de vos commentaires et vous comment gérez vous vos informations ? 

vendredi 28 mai 2010

Ipad-Pro Que faut il en penser ?

Une fois n'est pas coutume je vous parle juste de l'Ipad et de ce que j'en pense pour une utilisation professionnelle. Eh bien désolé, pas du bien !...

Vous savez comme je suis Apple maniac ! Je suis dingue des produits Apple. Une véritable addiction... Un virus qui ne me quitte pas depuis plus de 25 ans mais là, trop c'est trop. 

Comme tout le monde je me suis précipité à la Fnac pour tester le produit. Je voulais voir si le jeu en valait la chandelle. J'ai déjà un iphone donc je connais bien le système. Je me voyais bien en train de prendre des notes chez mes clients sans portable qui "coupe" la communication entre les gens.  

Ce qui m'a frappé d'abord avec l'Ipad c'est d'abord sa taille. Il est moins grand que je ne le pensais. La bête est pourtant jolie, assez fine, bien construite. Puis son poids de 700 g c'est super lourd à bout de bras ! Les logiciels de base iwork sont pas mal mais l'absence de multitâche est vraiment une galère. Difficile de passer instantanément d'une application à une autre. Difficile d'utiliser la bête en mode réactif. 

En discutant avec le vendeur je lui ai posé les questions qui fâchent alors la synchro c'est comment ? Via itune me répond... autant dire que on ne ne va pas rigoler pour synchroniser 60 ou 80 page iwork et pour les autres fichiers via Drop box, bonne nouvelle il y aDrop box pour Ipad... Mais ça marche comment sur le web ? Bonjour la sécurité... Et la liaison téléphonique ? 2 solutions soit un routeur portable avec une puce normale soit une mini puce dans l'ipad mais si vous avez un modèle spécial. Et le cout ? Hors de prix chez orange. D'ailleurs je ne comprends pas pourquoi l'iphone ne fait pas routeur. Je suis sur qu'un petit malin y a déjà pensé, si cela n'existe pas déjà.

ajout du 04/06/10 J'ai trouvé un lien qui permet de faire communiquer l'Ipad avec l'iphone. Le voici http://www.ipadfactory.fr/tuto-partage-de-connexion-iphone-vers-ipad-avec-mywi/

Pas de prise USB donc pas d'installation de logiciels existants comme sur un portable.


ajout du 04/06/10 J'ai trouvé un lien qui permet de raccorder des périphérique USB sur l'Ipad  http://www.ipadblog.fr/2010/06/03/transferez-vos-fichiers-sur-ipad-depuis-une-cle-usb/

Coté clavier je l'ai trouvé pas mal. Assez réactif. Mais les touches sont très espacées c'est un peu galère quand on a des mains moyennes comme moi. En fait il est mieux adapté aux grosses paluches. 

L'écran est très brillant. Difficile de travailler en permanence dessus. D'autant qu'il est soit trop petit, soit trop grand. Finalement mon iphone c'est pas si mal... 

Moi qui espèrait avoir un peu un mini portable de base je me retrouverai avec un formidable lecteur de film et de photos/video, lecteur de presse qui éventuellement et à condition de le violer un peu fait de la bureautique. Et je devrais me contenter de EVERNOTE pour gérer mes informations. J'attends de voir ce que donnerai Omnifocus pour GTD mais c'est pas gagné. 

Bref aucun intérêt pour moi et je suis bien content d'avoir un iphone. Finalement l'iphone est bcp plus pratique. J'envois mes mails, je prends des mini notes partout, omnifocus marche super bien en synchro et il est hyper rapide. Quand j'ai une photo d'immeuble à montrer à un de mes client il la voit très bien et il peut tout de suite me donner son retour... Et dès que c'est fini je le remet dans ma poche. En plus pour collecter mes informations, comme il ne me quitte jamais aussi bien dans ma salle de bain qu' en reunion j'ai tout sur moi et partout. 

Donc en résumé L'ipad c'est un gros joujoux qui est fait pour frimer ou pour une utilisation loisir et coté pro on a vraiment le minimum vital et en plus il n'y a même pas de camera video pour voir les copains et les copines.... 

C'est un peu cher pour un gros bloc note non ? 

Allez je pousse un peu... Je suis sur que bientôt il vont sortir l'ipad 2 puis 3 qui sera 10 fois mieux, dix fois moins cher et dix fois plus efficace ! 

Vous ne trouvez pas que je suis un peu d'humeur taquine aujourd'hui ? ;) 

Allez m'en voulez pas... Et d'accord ou pas d'accords dites le ! ce blog est fait pour cela...


jeudi 13 mai 2010

DAVID ALLEN - TOUT ACCOMPLIR SANS EFFORT (Suite de GTD)

Aujourd'hui je vous parle du dernier livre de David ALLEN qui fait suite à GTD (S'ORGANISER POUR REUSSIR en Français ed. LEDUC) Making all works (TOUT ACCOMPLIR SANS EFFORT)

Il s'agit non moins que l'explication parfaite de la méthode GTD qui nous manquait tant !

Bravo aux éditions LEDUC pour la qualité de l'ouvrage même si une nouvelle fois, je déteste le titre mais bon...

Lorsque j'ai découvert la méthode il y a 3 ans j'ai trouvé qu'il y avait des idées super intéressantes mais que le système était une vraie usine à gaz. J'ai d'ailleurs beaucoup galère pour comprendre la cohérence du système. C'était un peu comme un jeu de construction sans mode d'emploi général mais seulement un descriptif de pièces que j'ai assemblées  comme j'ai pû...

Mais Il manquait une cohérence générale. Les Etapes Collectes, process, organise, review, do me paraissaient plus ou moins claires, malgré mes résumés et schémas heuristiques et tout ce que j'ai plû glaner sur le Web. 

Ah comme j'aurais aimé assister à un séminaire mais bon ce n'était pas dans mes moyens...

Mon gros "reproche" de la méthode GTD c'était le traitement des actions. Je le trouvais peu efficace. Je trouvais que les contextes étaient illisibles et peu opérationnels.

Au plan pragmatique dans l'action, la machine tournait à 50/60% et je lui préférais franchement autofocus de Marc FORSTER dans le traitement des actions au quotidien.

Mais je reconnaissais la formidable puissance de la gestion des projets qui franchement à changée ma vie. 

Aujourd'hui j'ai le plaisir de vous informer que je me suis trompé !

 Grace à TOUT ACCOMPLIR SANS EFFORT Tout  se tient !

Avec ce livre j'ai enfin une explication claire et nette du système. Une vue d'ensemble qui va me permettre de faire remonter la machine et de la faire fonctionnera 90%. de ses capacités.  


Et super important en annexe il y a enfin des fiches de synthèses sur les poins essentiels. 

  • Si comme moi vous avez trouvé que GTD est une méthode super intéressante et que vous gallerez pour la mettre en oeuvre,
  • Si vous ne comprenez toujours pas comment sont reliés les étapes et les horizons,
  • Si vous rêvez qu'on vous explique vraiment la cohérence du système et ses différentes étapes même si vous n'avez pas lu GTD 
Ce livre est fait pour vous. 

Alors que j'ai détesté "prêt pour l'action" au point que je me suis demandé si David Allen l'avait écrit pour payer ses impôts TOUT ACCOMPLIR SANS EFFORT est une merveille. Un formidable concentré de GTD qui permet de comprendre la finalité de GTD et la cohérence de tout en s'articulant sur 2 notions nouvelles le CONTRÔLE et la PERSPECTIVE. S'ORGANISER POUR REUSSIR devient alors une sorte de "référence" à laquelle se reporter lorsqu'on a besoin d'explications détaillées.

Pour ceux que cela intéresse j'ai fait un résumé sommaire du livre qui ne dispense pas la lecture de l'ouvrage.

mardi 16 février 2010

GTD ou AF4 comment utiliser Taskpaper

Super simple utiliser :

Methode GTD : C'est celle que j'ai choisi.

Projet :
- Taches @Appel @Wait @Cequevousvoulez
. Notes
- Tache
. Notes

Trie par projet, par Tags (ex. @Appels vous donne tous les appels)

OU

Methode AF4

 Votre backlog
- Tache / projetx  @Appel
- Tache
- Tache
- Tache
- Tache
etc...
--------------------------------------
Votre active list
- Taches reformulées
- Taches non terminée et repportée

Voilà. Aussi simple que cela et en plus synchronisable sur iphone. Que demander de plus ?

Taskpaper & Iphone (ENFIN !!!)

Aujourd'hui je vous parle de Taskpaper. 

J'ai déjà présenté sommairement TP. 
Cf.  aussi mon article sur mon blog du 30/4 (impossible d'intégrer le lien faites une recherche !) . 

Aujourd'hui Jesse Grosjean à eu l'excellente idee d'adapter TP à l'iphone. Il faut avouer que cela change la vie. Voici le lien sur l'apple store : http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper_iphone
Vous connaissez mon aversion pour les logiciels de taches mais TP c'est un peu l'exception. TP c'est si naturel et si puissant et tellement simple qu'on se demande comment on a pu s'en passer lorsqu'on le connait un tout petit peu...

Que vous ayez ou pas TP sur Mac ou pas, write room ou pas ou même un simple fichier texte vous pouvez synchroniser vos fichiers sur votre iphone.

Le mode d'emploi est simple : 

1.  téléchargez simpletext (gratuit)=logiciel de sauvegarde en ligne.   http://www.hogbaysoftware.com/products/simpletext
Un dossier simple text est crée dans votre dossier document c'est votre réserve de fichiers à synchroniser et une icone apparait dans la barre de tache en haut de votre Mac. 

2. Achetez Taskpaper pour iphone http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper_iphone sur l'apple store (5$) 

3. Si vous ne l'avez pas encore achetez taskpaper pour votre Mac cela va vous changer la vie.
http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper vous avez 5$ de reduction si vous regardez la video explicative. 

Et après ? 
4. Mettez vos codes gmail sur le Mac et l'iphone.

5. Glissez vos fichiers dans le dossier document simple text. Miracle tout se synchronise

A noter que pour l'instant, sauf erreur, sur la version iphone le trie des contextes fonctionne mais les taches n'apparaissent pas lorsqu'on clique dans la liste des projets. 

Bien entendu on peut s'en servir comme AF4 mais avec la puissance de GTD. C'est assez génial et finalement simple.  A suivre.



samedi 6 février 2010

Info / Parution Livre David allen et Leo Barbotas

09 février prochain de «  L’ART D’ALLER A L’ESSENTIEL » de Léo Babauta (The Power of Less).
En Avril  « TOUT ACCOMPLIR SANS EFFORT » de David Allen 
Ces deux livres aux édition LEDUC  -  http://blog.editionsleduc.com/

mardi 19 janvier 2010

Avancement AF4 & GTD ma méthodes en 10 points

Cher Lecteur,

Mon activité est devenue de plus en plus chaude ces temps ci. Je commence à avoir bcp de mal à poursuivre ce blog. Il est fort probable que je vais mettre la pédale douce pour me consacrer à mon métier qui devient de plus en plus prenant. J'espère vous avoir apporté un peu jusqu'ici mais je ne suis pas sur de vouloir poursuivre l'aventure. 

Cependant, je ne voudrais pas arreter ce blog sans  vous faire part de mes dernières découvertes. J'ai enfin réussi à concilier les 2 méthodes GTD et autofocus4. Je vous en livre les grandes lignes à vous de l'adapter et de la compléter. J'ai aussi abandonné tout système de gestion de taches digital pour me consacrer au papier bcp plus facile à mettre en œuvre et efficace, en tous cas pour moi.

Je vous présente ma méthode papier :

I / Pour autocus il vous faut un cahier, une règle et un bic rouge.

1. Saisissez toutes vos taches une par une telles qu'elles se presentent en bleu ou noir.
2. Quand vous n'avez plus rien en tête tirez un trait rouge  c'est votre BACKLOG.
3. Continuez à saisir vos taches après la ligne c'est votre LISTE ACTIVE.

Pour la mise en oeuvre le matin commencez par lire toutes les taches de la 1ere page à la derniere sans avoir l'intention de faire quoique ce soit. Avec le stylot rouge reperez tout ce qui est urgent dans le sens normal p1 etc...

4. Au début de la journée faites le contraire ! ;  Commencez par la derniere page de la liste active vers la 1ere page (backlog). Lisez Page par page. Du bas de page vers le haut de page.  Toutes les taches les plus urgentes et importantes sont à la fin,  aussi commencez par elles.

Pour le reste on en reste à la méthode. Taches terminées ?  barrez les en rouge. On les repère mieux mettez la date à coté. ex. Fait le 18/1

Non terminées ? Barrez la et reformulez la en la réintroduisant à la fin de la liste active.

5. Après reprenez la méthode traditionnelles à partir de la backlog d'abord puis lorsque rien ne saute aux yeux passez à la liste active. Travaillez, tache par tache. Tout ce qui saute aux yeux est fait au fur et à mesure. Si ce n'est pas terminé est reformulé et inscrit en derniere page de la liste active.

Vous voyez c'est simple et assez addictif.

Un truc : Lorsque vous commencez une nouvelle journée mettez en marge la date
ex Mardi 19/1 --- Nouvelle tache.

Vous saurez ainsi tout ce que vous avez ajouté jour par jour.

6. A la fin du cahier notez tous vos projets à la suite les uns des autres personnels, professionnels, obligations sans ordre particuliers. Relisez les et raitez vos projets à la manière d'AF4. (backlog liste active Double lecture elimination, reformulation).

7. Pour vos listes clients, prospects, tableaux de suivi mettez le tout dans un petit classeur A4 sous feuilles plastiques vous avez là vos checklist et tout ce qui vous permet de suivre vos informations essentielles d'EVERNOTE. ex. J'y ai la liste de mes offres, de mes demandes, mes listes d'immeubles avec rendements, mes listes des clients , mes listes des confreres avec qui je travaille,  mes listes de mandants (les meilleurs), mes listes de prospects, mes liste d'indicateurs, mes listes de fournisseurs, mes checklist de process matinaux, ou du soir,  Rajoutez y aussi vos notes concernant vos méthodes et tout ce qui marche pour vous sur une seule page.

8. Pour vos projets ayez les sur une feuille word ou evernote ou sur feuille volant classées dans un classeur de votre choix. Dans vos projets ne mettez que les bigs rocks et MIT toutes les taches vont dans AF4.

Enfin vos projets et leur documentations lorsqu'ils sont essentiels peuvent etre mis dans une chemise classée dans votre boite de projets actifs,  alphabetiquement.

II/ 9. Dans la journée il vous faut un outil pour collecter toutes les infos et les retrouver afin de prendre les bonnes décision. Un simple cahier A4 suffit. Accrochez y les cartes de visites des gens que vous rencontrez au fil des pages cela permettra de les revoir et prendre les bonnes décisions les concernant.
Ne notez pas trop. Faites des synthèses.

Ayez aussi une paniere INBOX et traitez les infos à la maniere GTD sauf que vous reportez tout ce qu'il y a à faire sur AF4 si cela dure plus de 2 mn.

10. Dans la journée travaillez par blocs de travail. Je m'explique :
AF4 - TRAVAIL PROJETS - DETENTE - PROSPECTION - OBLIGATION - TACHES DISSMISS ou tout bloc de votre choix. Restez attentif aux opportunités et traitez les immédiatement si vous les estimez cruciales en abandonnant tout ce qui peut attendre.

Traitez tout en parallèle mais une seule tache à la fois. restez concentré sur ce qui vous faites au moment ou vous le faites. Travaillez vite mais précisément. Sachez exactement ce que vous voulez faire, comment, pourquoi et avec qui.

En conclusion, avec tout cela vous devriez comme moi être un peu plus Zen et heureux. 

Le système fonctionne de lui même AF4 régularise au fur et à mesure les taches, votre cerveau élimine ce qui est inutile et vous avancez "petit à petit mais souvent" Il ne reste que la weekly review qui consiste à completer AF4 avec les informations que vous avez collectées non encore saisies, ex. Mails, cahier inbox (II)  mettez sur AF4 vos projets même les someday may be  et tout ce qui vous passe par la tete dans AF4 sans chercher à rationaliser le systeme se nettoyera de lui même et à planifier sur votre agenda les projets essentiels qui doivent absolument être faits ce qui prends env.......... 1/4 heure !

Petit à petit vous vous rendre compte que les informations tombent en désuétudes d'elles mêmes , que l'on va à l'essentiel sans pour autant qu'il y ait un système de priorités et que le systeme s'auto-régule.

Utilisez bien la règle dissmiss en stabilossant les taches qui ne veulent pas se faire et traitez les comme un process. 

Avec cela pas d'usine à gaz type GTD, GTD ZEN etc mais un système simple qui fonctionne en tout cas pour moi depuis plus de 2 mois, ce qui est un record dans mon organisation.

Vous trouverez dans mon blog beaucoup d'informations sur GTD. J'ai fait de mon mieux pour être le plus transparent possible. J'espère que vous y trouverez ce que vous cherchez.

A bientôt

Jupiter.