mardi 22 mai 2012

Omnifocus- Comment 1 simple idée peut vous faire gagner beaucoup d'argent et moins de stress !


Bonjour à tous,  Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais j'ai une vrai tendance à devenir dingue  face à la masse d'informations à laquelle je fais face tous les jours. Entre les affaires qui sont bien difficiles en ce moment (négociations), mes immeubles à analyser, la société à gérer, la prospection, les demandes à traiter, les descriptifs à concevoir et à diffuser, les emailings (liste extensible à l'infini) .... Bref j'ai de quoi en perdre mon Français...  Pour gérer tout cela j'ai choisi Omnifocus sous Mac. J'ai aujourd'hui environs 186 projets et 1675 actions... Bien sûr, hors de question de traiter tout cela. Alors aujourd'hui je vais vous confier un petit secret... Mon petit secret ;-)

Sans attendre, je vous explique mes 3 techniques d'élimination et de simplification : 

Je me sert de OF comme d'un entrepôt à informations. Peu importe le nombre d'éléments ni même les contextes qui sont réduits chez moi à leur plus simple expression. @Attente, @appel, @travail, @maison, @courses, @someday-Maybe et @revoir.

1. Trie 1/2 : Une fois par semaine je choisis comme actif les projets sur lesquels je veux travailler. Tous les autres sont soit éliminés, soit en attente. Je les copie- colle sur une page word. C'est ma liste de la semaine qui reste sur mon bureau. Ma feuille de route. 

Je fais la même chose tous les soirs mais cette fois ci dans OF. Je choisis dans ma liste active les projets à travailler demain. Je met en attente ceux qui doivent attendre (y compris avec une date d'échéance pour ne pas les oublier) et en conséquence, n'apparaitront dans OF que les taches véritablement "actives" c'est à dire celle qui sont vraiment "actionnable" au sens GTD et au regard de mes objectifs.

2. Trie 2/2 : Concernant mes taches au quotidien, je trouve totalement désespérant de me retrouver avec une liste de 40 taches avant même d'avoir commencé ma journée. J'ai même abandonné GTD à cause de cela pendant 3 mois. Alors j'ai eu une idée simple que j'applique au quotidien. Toute tache véritablement "actionnable" c'est à dire "traitable" + que je veux traiter vraiment aujourd'hui va dans mon contexte "business". J'ai ensuite une perspective qui me liste toute mes taches "actives" de la journée soit au maximum une dizaine. C'est ma mini feuille de route de la journée. 

3. Révision : Ce soir je reprendrai mes projets de la semaine, compléterai mes taches et les réorganiserai, rajouterai celle de la inbox qui me prennent plus de 2 mn et leur affecterai un contexte. Puis je relirai mes contextes et j'élimerai tout ce qui est possible. Enfin j'affecterai en contexte business les taches à réaliser demain. 

Ces trois astuces me laissent le temps de souffler. Je suis assuré de tout faire dans la journée et je suis beaucoup moins stressé. 

C'est la seule manière que j'ai trouvé de garder le contrôle !. 
Seul inconvénient être persévérant et tout saisir sinon cela ne sert à rien...

Et vous quels sont vos trucs et astuces ? 

5 commentaires:

Nicolas Stampf a dit…

bonjour,

Quand tu dis : Toute tache véritablement "actionnable" est ce a dire que toutes ne le sont pas ? Certaines seraient elles des projets ou bloquees par d'autres en attente ?

Jupiter a dit…

@Nicolas "Quand tu dis : Toute tache véritablement "actionnable" est ce a dire que toutes ne le sont pas ? Certaines seraient elles des projets ou bloquees par d'autres en attente ?" Oui absolument. Merci de ta question. GTD est très précis sur sur sujet. Une tache actionnable est une tache qui permet une action concrète.
Moi j'ai rajouté un étage. Un projet peut être en attente pour plusieurs raisons. Soit je ne peux pas ou je ne veux pas le faire maintenant, soit aucune tache n'est actionable (mais elles le seront dans le futur. Idem pour les taches. Omnifocus permet dans chaque projet d'effectuer la tache suivante lorsque la 1ere est réalisée. Je peux aussi décider qu'une tache n'est pas actionnable pour le moment. Ces taches très particulières rentrent dans 3 types de contextes "gelé" "someday may be" et "Next" qui est un entrepôt transitoire pour certaines taches le temps que je finisse d'autres plus prioritaires. Donc je joue sur le temps, la priorité et mes outils à disposition sans compter ma motivation.

vincent.be a dit…

Bonjour,

Je joue aussi avec GTD et Mark Forster pour finalement utiliser qu'une version simplifiée dans un carnet papier. J'ai découvert que Mark Forster prépare une version finale (FV) d'autofocus (AF), voici le lien de sa newsletter disponible depuis son site (carré orange "archive" http://www.markforster.net/autofocus-system/)

http://archive.constantcontact.com/fs004/1100358239599/archive/1109511856508.html

Même idée que AF, AF RV, AF2, AF3, AF4, SF ... une liste de tâches à faire. Une phase préparation (préselection) sans intention d'agir, puis une autre, en sens inverse pour travailler le temps qu'il convient sur cette tâche. Pas finie, ou récurrente ? l'ajouter en fin de liste.

Ce qui change:

La première tâche (non barrée) est le point de départ (à préselectionner en préfixant d'un point) et la question à se poser en déroulant la liste des actions suivantes est "que dois-je faire avant cette tâche-ci"; cette tâche est à préselectionner (point) et devient l'objet de la même question afin de laisser le cerveau décider de ce qui est plus urgent, plus important, ou "prêt phychologiquement" (nouvel ingrédient de décision).

J'attends avec impatience la suite de ses messages ... Faites comme moi, utilisez le RSS feed pour être tenu au courant

Bien à vous,
Vincent

Jupiter a dit…

@Vincent J'ai testé FV. En tant qu'abonné j'ai reçu la version complète du système. AF comme FV ou SF sont pour moi, de bon systèmes particulièrement efficaces dans la gestion quotidienne des informations. Mais cela ne remplace pas GTD. C'est pour moi une simple alternative aux contextes. GTD est plus qu'une méthode. C'est une philosophie de travail. Les moyens importent peu. Seul compte l'approche du système. Son seul inconvénient par rapport à Marc Forster, GTD nécessite une grande rigueur.

vincent.be a dit…

@jupiter
100% d'accord avec toi, AF ne remplace pas GTD, c'est tout autre chose la gestion des "todo list" ou tâches à faire.

GTD a pour mission de collecter tout ce qui est à faire, trier, organiser et la sortie du processus va : à la poubelle, aux archives, dans le calendrier, à faire de suite si < 2 minutes ... et pour tout le reste, la liste des actions à faire (AF).

AF ne fonctionne que si le mécanisme GTD a été effectué au préalable et qu'une action reste à faire, et n'entre pas dans un agenda (rdv précis).

En tant qu'abonné de Mark Forster, j'attends avec impatience les développements dont il nous parle ...

Bonne continuation Jupiter, Vincent.be