samedi 12 décembre 2009

test de Toodledo




Aujourd'hui je reviens sur un logiciel GTD que j'ai un peu négligé.

Toodledo est un logiciel bien fait. Assez puissant et bien conçu. Plus ergonomique que beaucoup de logiciels en ligne + Omnifocus et GRATUIT (version iphone payante mais pas chère du tout) - pour les versions collaboratives c'est aussi payant mais pas cher non plus.

Son grand intérêt est sa facilité d'utilisation et son originalité pour moi, c'est que pour une fois l'action (GTD) n'a pas été négligée. Il peut être utilisé à titre personnel et professionnel et s'adapte bien la méthode de David Allen. On peut rester FOCUS sur un nombre limité de taches ou de projet et n'agir que sur l'essentiel.

Au menu des astuces que j'aime : Tags, Hotlist, weekly tasks, priorités
Ce qui manque : weekly review, une liaison avec le carnet d'adresse Mac pour en faire un CRM de base.
Mais bon là j'en demande beaucoup.

Pas besoin de logiciel, un simple navigateur suffit.

L'interface se présente comme une liste de tâches classique. Les tâches peuvent être rangées dans des dossiers, hiérarchisées, ou rangées suivant un ordre de priorité, bref les fonctions classiques d'un
gestionnaire de tâches sont bien là. D'autres fonctions sont intéressantes comme le " Scheduler " qui quand vous lui demanderez, vous proposera une tâche à effectuer en fonction du temps libre que vous avez. L'édition de petit booklet qui permet d'avoir une feuille A4 avec l'essentiel des choses à faire sur soi, Il est aussi possible d'envoyer par mail une tâche à sa liste de tâches, mais ce mail devra être rédigé d'une façon précise afin que Toodledo sache le déchiffrer.

La liste de tâches peut être synchronisée avec iCal ou d'autres agendas comme celui de Google. Ce service s'utilise particulièrement bien sur un iPhone (un gadget peut être installé) ou tout autre PDA bénéficiant d'une connexion Internet.

La sauvegarde peut se faire en local sous différents formats et même en .pdf.

Pour vous faire votre propre idée, rendez-vous sur http://www.toodledo.com/index.php

mercredi 9 décembre 2009

Mon Organisation / Ma méthode - GTD et Autofocus (AF4)

GTD : Force est de constater que pour moi GTD dans son application stricte ACTION ne fonctionne pas.

GTD c'est génial pour penser, classer, organiser, prendre du recul mais pour l'action c'est frustrant et  pas du tout efficace en tout cas pour moi... Désolé David ;)).

Le processus de selection (Traiter/process) GTD est pénible et compliqué. C'est surement formidable pour une grande entreprise avec ses processus standardisés mais pour moi qui ai besoin de réactivité, de foncer efficacement, il est totalement inadapté. C'est un fait que je m'emmêle toujours les pinceaux en l'utilisant pour l'action strictement depuis 3 ans et pire, il me bloque, me frustre et m'ennuie totalement. Il me donne le sentiment de ne plus rien savoir sur rien... C'est embêtant

La next action est une bonne idée mais dans la gestion de projet c'est souvent une sacré prise de tête de la sélectionner dans la plupart des systèmes alors qu'il suffit de flagger les taches dans Omnifocus y compris les prochaines actions et de le reporter dans AF4 qui automatiquement fera le trie entre le necéssaire et le superflu.

Aussi je me demande à quoi peut servir un système d'organisation qui normalement est fait pour agir, si au moment de faire on est totalement paralysé ?

Donc, dans l'action, pour agir, je lui préfère autofocus. Avec lui pas de proscratrination, pas d'état d'âme on fait les choses. Mais il n'est pas adapté pour réfléchir et prendre du recul.
Avec Autofocus on bosse point.

Comme c'est étrange, avec ce système j'ai un sentiment de contrôler toutes mes actions. Par ailleurs je trouve le système particulièrement addictif, plus je l'utilise plus j'ai envie de l'utiliser. C'est un outil incroyablement efficace.

Il y a aussi une petite différence assez subtile entre les 2 systèmes. 

Avec GTD on n'est pas obligé de tout faire on peut éliminer. Le système est même conçu pour cela. David Allen dit même qu'il faut savoir renégocier ses engagements... Ce qui suppose élimer des taches et des projets.

Avec Autofocus on est supposé tout faire ! Tout ce qui n'a pas été éliminé... Ce n'est pas pareil, alors que dans GTD on choisit ce qui doit être éliminé dans Omnifocus c'est le système lui même qui procède à l'élimination, naturellement.

Alors concrètement, je m'y prends comment ? 

J'aime travailler à mon bureau le matin et faire mes rdvs l'après midi. Mais il m'arrive aussi de grouper par secteur géographique mes rdvs quitte à faire une journée MARATHON.

Coté projets et taches : C'est un constant travail d'équipe entre les 2 méthodes que j'ai réconciliées pour construire la mienne. Je précise que celle ci n'est pas parfaite; Elle évolue, mais pour l'instant elle me convient. Voici comment je m'y prend.

1) Je collecte toutes mes actions sur AF4 et "stabilote" en vert tout ce qui est en attente.

2) Je ne conserve dans AF4 que ce qui est opérationnel immédiatement et toutes les taches dont je ne sais pas quoi faire (les fameuses Dissmiss),

3) Je reporte dans Omnifocus le soir tout ce qui est essentiel et je met une croix X en face de toutes mes taches AF4 repportées dans Omnifocus.

Je reporte de AF4 vers OF tout que je veux suivre + qui risque de m'être utile, + ce dont je veux garder une trace + ce qui est en attente dans le futur.

Mon objectif n°1 NE PAS ALOURDIR LE SYSTEME OF avec des choses dont je n'aurais pas l'utilité et qui fatalement seront éliminées. J'ai tiré la leçon de mes expériences précédentes lorsque je saisissait tout ce qui finalement me prenait un temps considérable et rendait le système totalement ingérable et assez chaotique.

4) Le matin j'ouvre Omnifocus et repère tout ce qui est à échéance, je fait une DAILY REVIEW rapide par projet  dans Autofocus et je flag toutes les next actions et toutes celles à court terme que je veux suivre. Puis j'ouvre ma perspective FLAG.

5) je reporte alors dans AF4 toutes les informations FLAG (Perspective) ainsi que toutes celles qui sont à échéance ou ont la date de départ est à court terme. Je met une X à coté qui signifie que l'info est reportée dans Omnifocus (que je n'ais donc pas à la ressaisir) puis, je supprime l'information de Omnifocus en la cochant. J'ai ainsi l'historique. J'en profite aussi pour parcourir ma liste de projets pour voir si je peux avancer sur un sujet et j'en profite pour les planifier à un moment opportun.

5) Pendant la journée, j'agis et ne me sers pas d'omnifocus sauf pour y saisir des informations à suivre ou des taches futures qui peuvent être saisie directement pour gagner du temps exemple de nouvelles informations. Je travaille donc exclusivement sur mon petit cahier A5 mon autofocus 4 et je suis la méthode Mark Forster en passant succésivement de AF4 à Autofocus reversed qui privilégie les taches urgentes.

6) Il m'arrive aussi de prendre du recul sur mes projets, pour les travailler et  de décider de ce que je dois faire à leur sujet. J'aime bien faire cela car cela me repose un peu dans mes actions.

J'attrape un dossier projet, je fais un schéma heuristique des grandes étapes du sujet et de ses fondamentaux façon GTD, j'en profite pour jetter un coup d'oeil au projet omnifocus pour voir si je n'ai rien oublié et je balaye à toute vitesse les autres taches de AF4 pour vérifier que je n'ai rien oublié (Oui c'est ma hantise, on a tous ses petites marottes ;) ) J'en profite pour saisir mes actions sur AF4 ou sur OF en fonction de leur urgence d'exécution avec toujours la même idée de conserver dans AF4 ce qui est immédiatement opérationnel.

En général j'abbas un travail assez considérable ce qui me laisse du temps à titre de récompense pour travailler sur mes projets à la manière de GTD le plus souvent en les planifiant dans Omnifocus ou sur papier si je travaille sur les grandes lignes du sujet.

La méthode me semble cohérente pour le moment. Toutes mes tentatives de tout faire sous Omnifocus ou sous n'importe quel logiciel dédié GTD ont été vouées à l'échec. Ainsi que toutes celles pour n'utiliser que l'ordinateur ce que j'aurais vraiment préféré. Vous connaissez ma maxime "Quand les ordinateurs parleront, on en reparlera...".

Aujourd'hui, le papier me donne une vision tangible de l'action, élimine le superflu, m'oblige à coller à la réalité et décuple mon efficacité.

Mais l'informatique n'a pas que des défauts. elle me permet de prendre du recul et de travailler sur l'abstrait. Elle me donne aussi la certitude de sortir au bon moment les informations futures dont je pourrais avoir besoin et d'y avoir accés, comme à toute information historique, à suivre à long terme ou bien futures, celles qui me sont d'une absolue nécessité.

Et vous que pensez vous de mon approche et comment réconciliez vous les 2 méthodes ? 
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Additif 16/02/2010 : J'ai abandonné cette méthode beaucoup trop lourde pour celle GTD AF4 cf. 

Mon Organisation / Mes outils

Petite revue rapide de ce qui a fonctionné pour moi depuis 1 an. Pour tout complément d'information je vous renvois à mon blog et aux articles que j'ai pu écrire.

1. Omnifocus : Je m'en sert pour gérer mes projets. J'y récapitule consciencieusement tout nouveau projet qui nécessite un suivi, tout ce qui est en attente dans le futur projets ou taches.

2. Autofocus (AF4) est mon outil quotidien. C'est un simple cahier OXFORD A5 petit carreau. J'y recapitule toutes les taches auxquelles je pense ou qui m'arrivent jour par jour sans aucun contrôle. Je m'en sert en utilisant la méthode #GTD de la collecte et le process de #autofocus (voir la méthode )

http://www.markforster.net/blog/2009/9/5/preliminary-instructions-for-autofocus-v-4.html

3. Cahier A4 grand format. Oxford ou Clairfontaine petit carreau. Il ne me quitte jamais. Je m'en sert comme d'un cahier de brouillon pour collecter les détails des dossiers lorsque je suis en rendez vous ou à mon bureau idealement une page = 1 sujet.

4. Bloc A4 Office depot ou autre : est sur mon bureau en permanence il me permet de griffoner et de recueillir mes informations qui iront se placer dans les bons dossiers.

5. Dossiers (Cf. explications dans mes articles sur #GTD) et réfèrences (Idem)

6. Outils informatiques : Mail, Ical, adresse, Mailing, Omnifocus, Firefox ou Safari, mon Mac et jumbo (Cf). Néoffice, Iwork, microsoft office personnel pour jouer ;)).

7. Dossiers spécifiques : listes de contrôle, check list, recaptulatif de méthode, dossiers de synthèse

8. Tel. mobile et fixe.

9. Mobilier de base, bonne bibliothèque bien conçue avec des ouvrages utiles et de références, annuaires divers et informations techniques.

samedi 7 novembre 2009

GTD & EVERNOTE : Une solution intéressante


Depuis plusieurs mois j'ai arrété ma recherche de solutions informatiques GTD pour me consacrer entièrement à Omnifocus. Vous avez pû voir sur mon blog quelques articles sur l'utilisation de ce merveilleux logiciel. Mais j'ai constaté depuis bientôt un an un besoin croissant de gérer mes références, mes listes de contrôle et surtout mes nombreuses notes !.

J'ai aussi observé qu'il était très difficilement possible de les intégrer au quotidien dans Omnifocus. Les liens m'obligent à les sauvegarder sur une solution en ligne de style .me ou Dropbox . Quant aux notes et projets j'ai carrément été obligé de les créer sur .page ou Taskpaper sur mon ordinateur avec synchronisation en ligne mais franchement ce n'était pas simple.

A force de lire régulièrement des articles sur Evernote
http://www.evernote.com  , j'ai voulu tester cette solution avec l'idée originelle d'en faire une solution complémentaire à Omnifocus et de gérer à un seul emplacement toutes ces informations essentielles qui m'accompagne dans ma vie à tous points de vue. Je me suis vite aperçu que Evernote pouvais faire plus. Beaucoup plus...

Evernote c'est d'abord une solution locale Mac ou Pc avec un vrai logiciel dédié qui synchronise de façon transparente en ligne les informations que vous y mettez. C'est ensuite une solution Iphone qui marche remarquablement bien, rapide efficace (plus rapide qu'Omnifocus) extrêmement bien étudiée pour la Capture des informations et son exploitation sur le terrain. Photos, reconnaissance d'écriture (premium), site web,notes vocales, films, fichiers de toutes natures (premium). Très confortable capacité de stockage même sur la version gratuite, tags, recherche multiples.Envoi par mail des information, stockage des emails.  Bref c'est très surprenant car c'est si puissant et si simple qu'on se demande comment personne ne l'avait inventée avant.

En inconvénient pour le moment pas de liens possible avec Omnifocus sauf à faire un exort en .html et à le sauvegarder dans un dossier local ou en ligne. Pas l'idéal pour la maj des informations.

Je vais maintenant vous parler de la façon d'ont je l'utilise et pour quoi.

Dans un 1er temps j'ai migré la plupart de mes notes et projets  sur l'outil avec l'idée de m'en servir comme un gros cahier. Ceux qui me connaissent savent que depuis 22 ans je me balade partout avec un gros cahier sur lequel je note tout tout tout... Mais cette solution est compliquée surtout pour l'exploitation ultérieure des informations. L'informatique est beaucoup plus confortable et efficace ! Avec Evernote je vais peut être  alléger mon cartable et gagner du temps dans la gestion et l'exploitation de mes informations.

Puis je me suis rendu compte qu'avec les tags on pouvait facilement gérer la 1ere action. Comme vous le savez cette 1ere action est essentielle dans GTD sans elle le projet n'avance pas. Elle est avec le contexte le triptyque fondamental de la gestion des projets.

Pour l'instant le résultat au quotidien me semble assez redoutable.

La séparation des listes conforme à GTD est particulièrement éfficace. David Allen insiste bien sur la nécessité de bien séparer ses listes de telle manière que l'on puisse être "focus" et je ne sais pas pourquoi de très nombreux logiciels finissent par allègrement mélanger tout cela ce qui provoque des confusions et des difficultés dans l'action.

J'ai organisé mes informations en 3 paquets

1)Contextes (Tags + processus GTD)
2)Projets
3)Référence et notes

Au quotidien la gestion des projets est simple, un peu comme sur papier et ça j'aime :)) Quant à la gestion des contexte c'est du GTD pur et dur.

COLLECT - PROCESS - ORGANIZE - REVIEW - DO

Avec les tags en plus sur chaque note ce qui facilite grandement la recherche et l'exploitation des informations.

Un autre avantage d'EVERNOTE comme tout est centralisé cela va très vite et le cerveau reste maître de jeu tout en conservant l'esprit "mind like water. J'ai constaté que mon intuition était bien meilleure en lisant Evernote (ce que j'aimais tant chez Autofocus) qu'en exploitant l'information sur Omnifocus. Comme si la base de donnée m'empêchait de réfléchir  et de décider de façon appropriée. C'est peut être l'aspect papier proche de mes habitudes de travail. En tant qu'homme de dossier et homme d'affaire j'ai toujours pris beaucoup de notes celles ci me permettant de prendre du recul sur les choses et éventuellement d'exploiter ces informations ultérieurement.


En résumé : Evernote est un bon outil. Bien entendu il a encore quelques lacunes mais pour l'instant il est gratuit jusqu'à 40 MO par mois de stockage  et même payant 45$ par an c'est pas ruineux. Par ailleurs cette solution est pérenne. On peu sauvegarder sa propre base de donnée en la copiant de la "Library" sur un systéme en ligne genre .me, il permet de prendre des notes partout (même sur iphone ce que ne fait pas Google doc pour l'instant) la synchro est rapide, permet la capture des information partout concept essentiel de GTD et au quotidien ce n'est que du bonheur. A tester absolument et peut être - en ce qui me concerne - à adopter.

Je vous joint un article intéressant sur le web sur GTD et Evernote.

http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-1-parametrer-evernote-2
+
http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-2-collecter-l-information

Et vous pour quoi et comment utilisez vous EVERNOTE ?

A bientôt.

mercredi 21 octobre 2009

Leçon essentielle pour les entrepreneurs

Une fois n'est pas coutume, avant de vous parler des GTD Review, je vous communique une vidéo exceptionnelle sur la "chance" et l'entrepreneuriat. Elle me semble tellement importante que je n'ais pas pu résister de vous la faire partager immédiatement.

Véritablement visionnaire et géniale, cette présentation de bon sens et parfaitement construite, résume plus qu'un long discours les principes essentiels qui doivent guider l'entrepreneur.

L'entreprise dont je suis le président fondateur les applique scrupuleusement depuis sa création. http://www.aristoneconseil.fr . C'est probablement une des clefs de notre réussite avec, l'innovation, notre obsession de la qualité du "Service client"pour reprendre un expression de Philippe BLOCH (SERVICE COMPRIS), ainsi que nos principes fondamentaux de déontologie.

Bref, comme vous le voyez on adore ! à consommer sans modération.

Sources à venir et communiquée dès que j'en ai connaissance.

video

dimanche 11 octobre 2009

Mon Organisation #GTD / Contextes 2

Voici la partie 2 de mon organisation sous Omnifocus : les contextes.

Les contextes sont pour moi le talon d'Achille de la méthode #GTD. Comme tout le monde j'ai bien lu le livre de David Allen GTD David Allen Company :: Books :: "Getting Things Done" Paperback et bien que je pense qu'il s'agit du meilleur livre qu'on n'ait jamais fait sur l'organisation personnelle, leur mise en oeuvre par Omnifocus est à mon avis inadaptée.

J'ai déjà parlé des contextes sur mon blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour contexte . David préconise des contextes d'unité de moyen (@téléphone, @ordinateur) de personnes (@Jane, @ClientXX, @boss...) ou de lieus (@San francisco, @ Paris, @Office, @Home). C'est pertinent.

Cependant à l'usage, je trouve que ce système n'est vraiment pas éfficace, tout au moins dans le feu de l'action. Aujourd'hui, le monde à profondément changé. C'est le temps qui compte et l'information et pas tellement les moyens. Les moyens, on a un peu prés tous les mêmes, on a tous acces au telephone, à l'ordinateur etc... Les lieus de travail deviennent flous, les hommes sont joignables partout, tout le temps...

Comme beaucoup, je travaille aussi bien à mon bureau qu'à la maison, j'ai un iphone GS avec Omnifocus pour iphone The Omni Group - OmniFocus et en plus en tant qu'entrepreneur je travaille sur des 10 aine de sujets en parallele en mono tache et j'y arrive. Pourtant, je ne suis pas superman ;)) Alors pourquoi et comment ?

C'est très simple j'ai adapté les contextes GTD à ma façon de travailler. J'ai constaté que je ne travaille bien en ne faisant qu'une seule chose à la fois dans un temps donné. En testant THINGS et THL (THE HIT LIST) - Merci à eux - j'ai constaté qu'il séparaient le temps entre @TODAY (ce qu'il faut faire aujourd'hui), @NEXT (à faire plus tard), @SOMEDAY (prévu) et j'ai rajouté deux contextes à moi @INSTANCE (ce qui est en cours de suivi, c'est une sorte de hot list des taches (pas des projets, qui est ma Hotllist projet) et @DELEGATED (pour suivre ce qui est délégué aux autres que ce soit des fournisseurs ou des clients).

Par ailleurs Omnifocus ne gérant pas (encore) les TAGS j'ai constaté que lorsque je travaillais sous le contexte @TODAY qui regroupe tout ce que je dois faire en principe dans la journée ou à très court terme ainsi que les taches à échéances pour aujourd'hui), Omnifocus sait parfaitement sélectionner les Tags écrit style @Call, @Wait, @John. Du coup pour faire mes sélections dans la volée je n'hésite à rajouter des tags d'action dans les notes relatives aux taches ou et surtout dans la tache elle même.

Le résultat est incroyable. Alors que j'ai galère comme un fou avec les anciens contextes, j'ai enfin réussi à accélérer et omnifocus est 10 fois plus efficace que tout ce que j'ai pu faire auparavant. Plus que mes liste #autofocus, et surtout beaucoup plus apaisante pour l'esprit car je sais que je peux compter sur le système et que je n'oublierai rien.

Plus besoin de cahier pour les incoming tasks, gestion on the flow des informations et ça roule.

Et le mieux dans tout cela, c'est que je suis opérationnel partout. Je peux ainsi travailler sur mes projets ou mes contextes (théorie et pratique) partout, je gagne du temps, (j'en ai fait l'expérience vendredi en attendant un client qui n'arrivait pas...) je suis plus efficace, beaucoup moins stressé et cela tout le monde apprécie (même moi ;):)) ).

Et vous comment gérez vous vos contextes sous omnifocus ?

Mon prochain article parlera des review sous omnifocus ou comment j'ai reussi à ne consacrer que 30 mn le WE à la revue de la semaine, avec plus de 3000 taches à gérer ...




Mon Organisation #GTD / Projets

Bonjour, Il est temps maintenant - comme je vous l'avais promis - de vous présenter mon organisation au 11/10/2009. Elle est 100% compatible GTD

Je l'ai imaginée, pour qu'elle soit efficace avec pour objectif de résister à mon activité à haut stress et à la masse d'information qui me submerge charge jour.

Comme vous allez le voir elle repose sur des principes simples :

- Avoir l'information immédiatement disponible,
- Pouvoir réagir immédiatement quelles que soient les circonstances,
- Pouvoir prendre du recul sur les événements tout en restant pragmatique.

On y va ?

Dans mon précédent article je vous ai parlé du papier. Les choses ont évoluées. Me recentrer autour du papier m'a permis de faire le point sur ce qui est important ou pas, de nettoyer ma base d'information. Le papier "ne tenant pas le choc" j'ai commencé à réfléchir sur l'idée que je devais absolument tout centraliser sur un seul système d'organisation informatique ou papier mais que pour éviter les doublons et les pertes d'information, je devais impérativement choisir. Après avoir testé de nouveau logiciels en ligne dont le petit dernier (très bien fait) Getting things done Getting Things Done GTD software, task manager, and to-do list, and project management. J'ai aussi testé la dernière version de THINGS Things - task management on the Mac qui reste encore bien insuffisante mais qui à pour moi, une excellente approche des contextes. Au final; j'ai choisi Omnifocus, The Omni Group - OmniFocus ça vous surprend ?

Je voulais un système fiable ce qui je puisse compter et que je connaisse bien ou au moins que je ne passe pas des heures à comprendre et à mettre en oeuvre. Je vous ai déjà parlé d'Omnifocus, GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour omnifocus et de l'extraordinaire capacité de ce logiciel de gérer des projets mêmes complexes. Il a aussi un énorme avantage. Il est complètement paramètrable (projet/Sous projets/ Taches/ Sous taches / Contextes / Liens / alias etc... ).

Donc pour aller vite mes projets sont organisés par AREAS des plus chauds au plus froids ou tout au moins de ceux qui nécessitent le moins de travail. Cf mon image. La Hotlist ce sont mes listes de projets que je suis qui évoluent tout le temps. Les MIT, LES BIGS ROCS à court terme ou essentiels à mon activité. Ex. si je dois remettre la TVA le 19/10 je vais inscrire.

HL : TVA a preparer = Hotlist/Projet TVA /essentiel de ce que j'ai prévu de faire/ Echeance.


1. NEGOCIATION = Mes dossiers en cours de signature ou qui vont bientôt l'être (espérons !)

2. BUSINESS = Mes dossiers que je travaille (après ceux en négociation)

3. INSTANCE = Mes dossiers qui sont pour la plupart gelés ou à travailler si j'ai le temps.

4. AC = Tout ce qui concerne ma société : Fiscal, Social, développement etc...

5. HOME = Ce qui concerne ma famille

6. GTD = Ce qui concerne GTD

7. Divers = Taches qui ne rentrent pas dans un projet

ARCHIVE = Mes dossiers Traités ou pas.

ABANDONNE = Les dossiers que j'ai abandonnés svt provenant d'Instance.


Et vous, comment gérez vous vos projets sous Omnifocus ?


Voici en bref. Dans mon prochain article je parlerai des contextes sous omnifocus. J'ai beaucoup travaillé sur ce sujet et j'ai (enfin) trouvé une solution qui marche.

mardi 21 juillet 2009

GTD, productivité et le papier

J'ai pris un moment pour tester de nouvelles méthode de travail. Ainsi je voulais augmenter ma productivité et surtout avoir un meilleur contrôle de mes informations.

Après 2 ans et demi de GTD je me disais que se serait pas mal d'avoir un outil informatique qui me permette d'être plus efficace, d'emporter mes informations partout et surtout d'avoir un meilleur contrôle sur mes actions.

Lors de mon dernier post, j'étais si content d'avoir un iphone que je pensais avoir finalement reussi à trouver la bonne solution informatique avec OMNIFOCUS, celle qui me permettrait de globalement tout contrôler et peut être d'etre un peu plus rapide dans mon travail.

Alors j'ai travaillé dur et j'ai vraiment essayé d'y arriver. Mais je me suis rendu compte que persister à vouloir tout rationaliser, à mettre dans des cases informatiques, c'était une erreur. Dans mon activité la rigueur ne doit pas être synonyme de rigidité. J'ai perdu du temps, de l'énergie, des résultats mais j'ai aussi appris.

L'informatique est trop rigide quand on travaille en commercial sur un nombre limité de projets comme en immobilier d'entreprise en investissement. Le papier offre une plus grande souplesse et un bien meilleur contrôle des informations et taches sans compter une meilleure adaptabilité aux contextes GTD et aux évolutions inhérentes à nos activités.

Lorsque j'ai réfléchis à mon systéme d'organisation et "rectifié le tir", j'ai trouvé intéressant de me poser les "bonnes questions". C'est quelque chose que vous pouvez faire aussi, pour vous... Alors :
  • Pourquoi vous organisez vous ?
  • Qu'est ce que vous attendez de votre système d'information ?
  • A quoi sert il ? Et pour quel objectif ?
Toutes ces questions sont finalement assez simples. Elles répondent à une seule et même question POURQUOI. C'est le pourquoi qui nous permet de trouver le COMMENT. C'est le comment qui nous fait passer du rêve à la réalité. Cela vaut le coup de prendre un moment pour réfléchir à tout cela.

Mais tout systéme d'organisation a souvent pour objectif de pallier à nos faiblesse et souvent à notre mémoire.

Un de mes partenaire a une mémoire assez exceptionnelle. Il se souvient de tout, des dates, des chiffres, des conversations etc...

Moi j'ai plutôt une mémoire de poisson rouge, pour tout ce qui ne m'intéresse pas et un mémoire exceptionnelle pour tout ce qui me passionne. Mais dans ma vie d'entrepreneur pour 5 minutes de bonheur je passe souvent 55 minutes de choses moins drôles et franchement pas vraiment passionnantes. Alors j'essaie d'augmenter mes minutes de bonheur et de réduire mes minutes d'obligations diverses et variées.

Alors pour tenter de maîtriser mes informations, J'ai vraiment travaillé sur informatique. Je me suis beaucoup investis sur la plupart des logiciels GTD et surtout sur Omnifocus.

Après plein de tests, d'expériences diverses et variées et de journée à bricoler, franchement rien n'est plus éfficace pour moi qu'une simple feuille de papier.

Oui, j'en reviens aux fondamentaux. Mais avec mes méthodes mixtes GTD, AUTOFOCUS version light et méthode JUPITER. Et toujours sur papier.

En ce moment tout est GREEN alors je me suis mis aussi je collecte toutes les feuilles de papier qui ont un verso libre (pub, courriers divers etc) et je les recycle pour mes feuille GTD. J'utilise des code de stabilots en couleur qui me permettent de retrouver mes informations et je suis bien plus heureux et beaucoup plus éfficace depuis que je re utilise le papier.

Oui je sais, l'informatique devait tout remplacer et mettre au chômage les fabricants de papiers. Mais à mon avis c'est pas pour demain !!!!.

Il y a quelque chose que ne parviendront jamais à faire les logiciel. Ce sentiment incroyable tactile de la feuille de papier d'appropriation instantané de l'information. Comme si elle était et qu'elle avait toujours été. Il n'y apas d'interface Homme machine. Le papier c'est naturel, cela vit, cela existe et lorsqu'on le froisse pour le jeter rageusement à la poubelle cela procure un vrai sentiment de plaisir.

Enfin nous oublions souvent que nous avons à disposition le plus puissant des ordinateurs, un être incroyable qui nous échappe encore et qui souvent nous fait prendre des décisions cruciales allant parfois même à l'encontre même de notre raison et avec justesse : notre cerveau.

C'est lui qui doit être au centre de tout.

Alors ne laissez pas à une machine le soin de décider pour vous.

La décision est votre privilège, votre raison de vivre, votre liberté de penser et d'agir. Un ordinateur c'est un exécutant numérique. Une simple machine qui fait ce qu'on lui dit de faire. Une sorte de supercalculatrice qui est utile pour certaines choses mais nuisibles pour d'autres.

Notre richesse, c'est nos capacité à innover, à inventer, à vivre dans le monde parmi les autres.

Et je me dis que le papier à encore de beau jours devant lui et qu'au moins grâce à lui on peut vraiment être efficace !.


jeudi 28 mai 2009

GTD /Parution PRET pour l'ACTION


Aujourd'hui j'ai le plaisir de vous annoncer la publication en Francais du dernier livre de David ALLEN "pret pour l'action en librairie"le 10/06.

Voici le site de l'éditeur : les éditions LEDUC'S. Editions Leduc.s: Prêt pour l'action : en librairie le 10 juin

Je ne l'ai pas lu donc je ne peux pas encore vous en parler.
Mais il doit être bien...

J'ai sauvegardé en .pdf sou you send it le descriptif de l'éditeur un peu plus complet. Le voici https://rcpt.yousendit.com/693557922/45b7777fc4f1e8a219ed5e430195f86e

dimanche 24 mai 2009

Omnifocus sous iphone


Comme vous avez pu le remarquer je n'ai pas beaucoup écrit ces temps ci. Je testais différentes méthodes avant de pouvoir vous les exposer.

L'organisation est pour moi un processus empirique et les choses évoluant à grande vitesse j'ai eu un peu de mal à faire face ces derniers mois d'autant plus que mon nouveau jouet m'a pris un peu de temps pour comprendre comment l'apprivoiser.

Eh oui, finalement je me suis offert un iphone et je n'ai pas eu le courage d'attendre le nouveau qui devrait sortir sois disant au mois de juin... Avec Bouygues telecom je me suis dit que je pouvais encore l'attendre longtemps. Et comme de toutes façon lorsqu'une machine sort elle est déjà dépassée j'ai pris mon parti de faire les chose on verra plus tard.

Un iphone c'est le genre de truc dont on se dit qu'on en à pas besoin et c'est probablement vrai. Mais et une fois qu'on l'a on se dit comment est ce que j'ai pu m'en passer ? ...

Il y a tellement de logiciels et c'est assez pratique. C'est aussi joli et bien fait.

En ce qui concerne ma propre organisation, l'arrivée de mon nouveau jouet m'a incité à revoir mes méthodes papier. j'ai aussi fini par faire le tour d'autofocus de Marc forster pour arriver à la conclusion que le système était insuffisant pour être efficace simultanément sur l'ensemble de mes projets.

Je suis donc retourné à mes 1ers amours à savoir GTD et Omnifocus. Le logiciel à des défaut mais la version pour iphone est pas mal du tout et après tout pourquoi ne pas l'essayer ? Et au moins avec GTD je ne suis pas dépaysé; cela fonctionne point.

Voici ma conclusion temporaire sur l'iphone et omnifocus pour iphone :

- j'adore le menu échéance proche, en retard et signalé (flag). Au moins les choses sont claires tout ce que je dois faire aujourd'hui doit être signalé d'un drapeau. La gestion des projets et contexte est conforme au logiciel mac, et la boite de réception est parfaite pour collecter les information on the fly.

- Coté point négatif impossible de trouver la fonction recherche cela m'ennuie car je cherche souvent des information car je ne sais plus où je les ai classées. J'ai peut être mal cherché...

- Coté éfficacité c'est bien. Pas besoin du mac en rdv. J'arrive à noter facilement les informations et à les exploiter le soir en rentrant au bureau. La synchro via mobile me est épatante malgré son cout exorbitant elle est trés fiable aussi bien pour les adresses, les rdvs et bien sur omnifocus. Un seul reproche, elle est un peu lente.

Un autre petit soucis lié à l'iphone la consommation. Difficile de travailler plus d'une journée avec la bête qui à du mal à tenir le choc. (Ah le bon vieux palm ou les psions qui fonctionnaient tellement bien, sauf pour les synchros) . Mais bon, il parait que c'est le progrès etpuis il y a des socles batterie.

Coté pratique comme j'avais conservé un double système papier et omnifocus une simple weekly review m'a permis d'être opérationnel immédiatement. Je n'ai donc perdu aucune information et j'étais opérationnel en 2H00.

Pour poursuivre votre bonne information des paramétrages de omnifocus sous iphone je vous renvois aux exccelentes video de JENNY débuter sur mac: OmniFocus

Consultez aussi le site de omnigroup The Omni Group - OmniFocus

Le paramétrage est hyper simple on peut même s'envoyer un lien qui installe tout sur l'iphone et avec mobile me c'est génial. Mais on peut aussi synchroniser avec Bonjour ou un serveur.

jeudi 30 avril 2009

GTD & SOFTS / Taskpaper








Pour avoir accès au site Taskpaper cliquez directement sur le titre !

Ce petit logiciel est incroyable ! Et il est d'une redoutable efficacité. Son createur Jesse à tout compris : Simplicité, Efficacité, Rapidité. Jesse a fait une bonne mise à jour. Le forum est super actif. Et la Hotline assurée par lui est super ! Bref c'est TOP ! Je suis enthousiaste !!!

Bon esprit GTD (Mais simple)- fonctionnement GTD (Projets/Contextes par Tags). Différentes formes de présentation pour ceux qui aiment les fiches word ou pages c'est un traitement de texte en mieux !

On peut creer des fichiers par AREA (ex. Personnel, Work, etc...) avoir facilement sa liste de projects actifs ou pas (il suffit de creer un fichier par projet) et il y a plein de plug in applescripts et c'est redoutable.

Enfin pour info Jesse bosse sur une synchro Iphone qu'il va sortir dès que le nouvel iphone sortira (en juin) si elle est prete.

En résumé pour tous ceux qui cherchent un soft GTD mac simple, efficace, pas cher (29,95$) et puissant foncez ! Je n'ai aucune réserve.

Pour moi on est hors usine à gaz comme omnifocus, things, the hit list à condition de rester dans du traitement de taches basique.

Moi je l'achete dès que je peux car c'est vraiment génial et cela me suffit amplement. Comme quoi c'est toujours les trucs les plus simples qui marchent le mieux.

Bravo Jesse, c'est du bon boulot !.

GTD & AUTOFOCUS - art 2 Autofocus pour qui et pourquoi ?

Aujourd'hui je vous parlé d'Autofocus dont j'ai pas mal parlé avant juste pour vous faire part de mes résultats pratiques :

Je suis toujours aussi étonné de l'efficacité de cet outil mais ce qui me surprend le plus ce sont ses résultats et qu'on puisse faire cela à partir d'un simple cahier

Voici donc en toute objectivité les constatation sur les aspects positis et négatifs d'autofocus.

Source image blog autofocus
http://autofocusgld.ning.com/

Positif
Quel plaisir de travailler sous cet outil ! et quelle efficacité !

- Le système élimine de lui même les taches inutiles,
- l'intuition affecte naturellement des priorité et des choix aux actions,
- les minilistes sont redoutablement efficaces, il y a une véritable appropriation de l'information due à l'écriture que l'informatique ne comblera jamais.
- Il y a aussi une faculté incroyable d'adaptation et d'innovation de l'outil qui permet à celui ci de coller naturellement à l'ennorme charge de travail que je supporte depuis 2 ans ou j'ai vraiment le sentiment d'effectuer le boulot de 2 ou 3 personnes !.
- il y a un véritable murissement des taches au fur et à mesure de leur exécution et de leur report en fin de liste qui vient tout naturellement par le fait de les écrire et de les reformuler.

Négatif
- Autofocus est redoutable dans l'action mais qu'il lui manque aussi le recul nécessaire de GTD et la gestion des projets façon GTD qui m'a conduit à de remarquables résultats.
- Avec AF on a une perte de la vision globale des projets, le seule choix consiste alors à regrouper les taches projets dans de mini listes ciblées ou/et d'utiliser un projet pour caller les grandes lignes ou des taches très détaillées.

En résumé Autofocus est l'outil idéal pour gérer des taches individuelles. Il s'adapte donc bien à l'entrepreneur individuel qui y trouve portablité, simplicité, éfficacité et reactivité. Autofocus est aussi un outil idéal pour les intuitifs les créatifs brefs tous ceux (comme je le disais) qui n'acceptent pas de mettre le monde en boite et qui recherche un outil évolutif qui les suive facilement dans leur dévéloppement.

Mais on ne peut pas le comparer à GTD qui est un véritable couteau suisse de trucs et astuces pour gérer efficacement les informations. Autofocus est un outil imaginé, conçu et réalisé pour l'action et rien que pour l'action.

Pour moi, dans mes activité, c'est un simple relai, une sorte de transformateur que j'utilise à partir de GTD pour mettre en oeuvre mes actions plutôt que de passer par les contextes qui ne sont pas du tout appropriés à ma structure mentale.

Il est important de souligner que les règles d'utilisation d'autofocus évoluent en permanence. Mark Forster sur son forum très actif à indiqué qu'il venait d'imaginer de nouvelles règles actuellement en cours de test dont les résultats actuels sont plus qu'intéressants.

On a tous hâte d'en savoir plus !

lundi 27 avril 2009

GTD & AUTOFOCUS - art 1 GTD pour qui et pourquoi ?


Je suis parti 15 jours en vacances ! Cela m'a fait un bien fou, j'en pouvais plus... Ce qui est bien avec les vacances c'est qu'on lâche prise et après les choses paraissent beaucoup plus claires.

J'ai longuement hésité à choisir mon système d'organisation. 2 ans de GTD cela laisse des traces. Omnifocus dont j'ai longuement parlé est un logiciel puissant et facile d'utilisation notamment dans la planification des projet et leur gestion au quotidien.

Par précaution, il y a deux mois j'ai décidé de conserver les 2 systèmes GTD (sous omnifocus) et Autofocus en parallèle. Ce fût fort compliqué notamment dans la synchronisation des informations sur les deux systèmes.

J'ai longuement réfléchi au deux approches en essayant vraiment de comprendre qu'est ce qui serait le plus efficace pour moi, dans mon environnement de travail et pour répondre efficacement aux objectifs que je me suis fixé.

Au final j'ai choisi Autofocus et des fragments de méthode GTD

Suivent une série d'article que je vous présente maintenant : Ce 1er article concerne ma propre analyse de GTD, fruit de mon expérience de terrain. En espérant qu'elle vous sera utile.

- GTD est conçu et organisé pour l'entreprise,
- GTD est rigoureux,
- GTD est un processus qui fait appel à la raison mais pas à l'intuition,

- La règle des 2 mn est top,
- La gestion de projet est top,
- Le report des taches sur agenda est top,
- Certaines listes sont Top : checklist, en attente, délégué, liste de projets actifs et non actifs,

- Les contextes ne sont pas applicables pour moi, j'ai tout essayé cela ne marche pas. Il y a blocage mental et Proscratrination. Lorsque je suis passé du stade "je défini mes taches dans mes contextes" à "je fait" j'ai eu des vrai soucis de performance et j'ai mis longtemps à comprendre pourquoi. Les choses étaient tout simplement trop propres, trop cadrées, trop rationnelles, pas assez ludiques pour mon esprit, et moi je suis resté un grand enfant qui adore s'amuser en travaillant !...
- Le processing est compliqué à mettre en oeuvre (Faire>Moi même<>2mn; Faire délégués, faire plus tard, poubelle) C'est un truc pouyr les grosses boites quand on a beaucoup beaucoup de processus bien réglés,
-Les weekly review sont longues et rébarbatives,
- On peut oublier des NA si on les a mal classées
- On fait beaucoup de choses dans le détails si on élimine pas consciencieusement les taches inutiles.
- Il y a une certaine latence entre la décision et l'exécution des taches ex. Je planifie ceci, je risque de l'oublier avant la phase 2 ou 3 ou pire qu'elle soit noyée pendant la phase de traitement.

Donc en résumé :

Si GTD convient bien à l'entreprise dans un environnement collaboratif qui permet un contrôle et un partage de l'information en équipes (d'où le succès de logiciels comme MYMIND) GTD convient mal aux organisations individuelles, sauf si vous êtes super rigoureux et à la limite "ordinateur sur pattes". C'est un peu une usine à gaz puissante, bien faite mais pas du tout appropriée aux indépendants ou aux actions nécessitant une action et des réflexions individuelles. Le nombre de projets n'y change rien. Seule compte la façon dont vous gérez vos information. La vraie question à vous poser c'est Etes vous plutôt "gestionnaire" ou êtes vous plutôt "commercial" "Business maker" ou n'importe quel sobriquet qui signifie que vous préférez les contacts humain aux machines, les résultats à l'organisation et à la structuration.

Autofocus est ici beaucoup plus efficace même s'il y a des inconvénients comme la perte de vu globale des projets qui est remplacée par l'intuition et le travail dans l'action ou le cerveau prend le pas sur l'organisation quasi mécanique de GTD.

Pourtant GTD à des avantages indéniables :
La gestion globale des projets, leur liste, le travail sur les projets et l'avancement qui se prete bien aux projets complexes, le recul sur les projets (le travail à 5000 etc...),

Tout cela permet d'avoir un inventaire efficace et exhaustif de toute sa vie personnelle et professionnelle et surtout un contrôle apparent qui permet d'avoir l'esprit MIND LIKE WATER ainsi qu'une bonne définition des objectifs sachant que tout est listé.

Mais la vie n'est pas si simple. Le fait de tout mettre dans des cases s'il est rassurant pour les grandes organisation, ne l'est pas du tout pour les indépendants qui n'ont pas la même vision du temps.

Même si GTD à des défauts, c'est quand même un formidable outil qui convient bien aux scientifiques, à l'informatique normée et à ceux qui ont besoin de rigueur et de structuration mentale.

Avec Autofocus on aborde une autre vision du monde. Plus créative, plus intuitive, beaucoup moins normée mais redoutable dans son efficacité. On aborde le monde des créatifs, des imaginatifs qui refusent de mettre le monde en "boite". Bref un outil comme je les aime, adapté à un monde en perpétuel changement ou tout est possible.

Ce sera l'objet de mon prochain article.

Dans la serie GTD sur papier je vous signale un site intéressant que j'ai découvert :

En français : le site de christophe LHOMME M'organiser avec GTD qui démarre GTD, pas facile visiblement il avait beaucoup de stuff en attente !!! Illustré c'est sympa et cela permet de bien comprendre les début de la méthode. J'ai hate de voir la suite ! Longue vie à son blog !





dimanche 5 avril 2009

Mes jouets GEEKS / The Hit List - Une revolution ?

Aujourd'hui je vous parle d'un logiciel GTD qui m'étonne de jour en jour. THE HIT LIST

Je vous renvoi comme d'habitude aux sites que j'ai trouvé intéressants et qui l'ont testés (liste non exhaustive que je compléterai plus tard)












Pierre Morsa (Français) : Applications | Pierre Morsa
Et bien sur le site du créateur du logiciel The Hit List | Potion Factory

Vous connaissez mon sentiment sur les logiciels GTD résumé par "quand les ordinateurs parleront on en reparlera" ...

Pourtant ce logiciel est une bombe en puissance.

Mais en quoi est ce une révolution ?
Il fait parti des nouveaux logiciels qui imitent le papier mais qui ont en réserve une vrai puissance de traitement d'information. C'est pour moi le renouveau des logiciels. Les gens en ont assez de la complexité. Le monde l'est bien assez. La tendance est à la transparance, à l'efficacité et de ce coté là THE HIT LIST le fait pas mal...

Il a su allier ergonomie, esthétisme et simplicité d'utilisation. Bientôt il va se synchroniser avec Iphone et là je pense que quelques concurrents vont commencer à se poser des questions. Things et ses nombreux bugs, Omnifocus (à mon grand regret) et de nombreux autres logiciels sont loin d'avoir les mêmes qualités.

J'aime son coté je travaille sur papier mais j'utilise la puissance de l'informatique. Les tags mais pas trop, la gestion GTD mais pas trop, les contextes mais pas trop, les couleurs (j'aime bien le jaune ça me repose, la présentation des textes "à l'anglaise" et surtout son coté petit jouet sympa à manipuler...

Mais ne vous y trompez pas. C'est puissant, efficace et simple...

La synchro avec IPHONE va changer la done...

La vision par fiche est vraiment sympa. Ayant longtemps travaillé sur un Hipster PDA je trouve que cela ne me change pas beaucoup et en plus c'est assez rassurant. Les smart folders sont vraiment géniaux cela permet à partir d'un mot clef de creer des liste de projets automatisées ou presque, les priorités (je sais c'est pas GTD mais tout le monde le fait), la hit list avec les hose à faire aujourd'hui et classées dans le temps. Bref c'est très intéressant.

Mon conseil suivez le, testez le (pour l'instant il est gratuit) mais ne vous ruez pas tout de suite dessus. Il faut attendre un peu qu'il acquière ses lettres de maturité. Par ailleurs la concurrence fait rage dans le domaine GTD. Omnifocus dans son rapprochement avec David Allen et Things ou taskpaper pourraient bien évoluer rapidement. Dans l'informatique les choses évoluent rapidement.

En revanche testez le et jouez avec pour des projets accessoires, le temps qu'il grandisse un peu.

mardi 31 mars 2009

Operation déstockage massif


Aujourd'hui je vais vous parler de l'esprit Zen.

C'est fou ce qu'on peut accumuler dans une vie.

Quand mes grands parents sont morts, nous avons vidés des caves entières et nombre de placards de vetements. C'était émouvant et cauchemardesque. Je suis retombé sur plein de trucs que je croyais avoir oublié. Des vieux livres, des ustensiles de cuisine, des vieux album etc...

L'émotion passée cela m'a donné à réfléchir. Finalement, à la maison comme au bureau c'est un peu toujours pareil, on stocke, on stocke, on stoke et finalement on accumule plein de trucs inutiles. Et puis chaque chose correspond aux personnes. Il est illusoire de se dire ma fille, mon fils voudra cela plus tard... La vie change trop vite. Regardez nos enfants il ne jurent que par les game boy et de "mon temps" c'était les mécanos et les jouets.. en bois...

Avant que ma fifille (dans quelques années j'espère) se tape ce travail ingrat, ma femme et moi avons décidé de tout basarder. C'est l'opération destockage massif. Livres d'ésotérisme, d'organisation, de toutes sorte de sujets, électronique, vieux dossiers, et ma fille s'y est mise aussi vieux jouets, peluches , bouquins d'enfance tout va disparaître. Si il y a des choses qui vous intéressent prévenez moi sinon cela finira sur Ebay et les bouquins chez Gibert dans le meilleur des cas...

Au bureau c'est pareil. De quoi avez vous vraiment besoin ? Qu'est ce qui est vraiment indispensable ? Qui vous manquera tellement ?

A force d'accumuler des trucs inutiles on fini par devenir dingue. Et qu'est ce qui restera lorsque nous ne serons plus ? La vie n'est qu'un passage...

Donc moi j'ai décidé de commencer par le bureau. Vieux dossiers, papiers, livres journeaux, dossiers référence, dossiers projets, vieux classeurs etc. Tout va disparaître. Il ne restera que Jumbo (mon imprimante) et mon imac !!!

Mon conseil du jour :
Autant faire le trie ici et maintenant que plus tard...
Faites l'opération destockage massif !!!!

Et pendant qu'on y est évitez d'acheter des choses inutiles et si cela fait double emploi avec ce que vous avez déjà débarrassez vous du double emploi.

Pour quels résultat ? Vous verrez lorsque tout sera fait votre pensée sera limpide et précise (mind like water) finalement on en revient toujours à GTD !!!


samedi 28 mars 2009

Mes Jouets GEEKS - Imprimante


Juste dans mes nouveaux jouets GEEK je viens de me faire un joli cadeau.

Je me suis acheté une imprimante brother Laser Couleur une MFC 9840 CDW (photo).

Ah, ce n'est pas le modèle réduit mais plutôt le modèle "Maouse costaud". Je l'ais appellé JUMBO ! . Du matériel professionnel neuf de qualité que j'ai payé pas cher du tout (550 HT).

C'était pas du luxe je tournais avec une vieille HP jet d'encre 5510 depuis 5 ans...


Celle là est extraordinaire. Elle fait tout (sauf le café !).
Imprimante, fax, copieur, Scan. et elle est silencieuse.

C'est important le bon matériel. A acheter des trucs qui ne tiennent pas la route on fini par avoir des problèmes et cela coûte beaucoup, beaucoup plus cher...

Par ailleurs ma priorité n°1 c'est la qualité de mes services. L'impression c'est tout aussi important que le service. C'est l'image que vous donnez de votre entreprise. Dans l'esprit du client : "mauvaise qualité = mauvais service". Vous vous souvenez ce que disait notre maitresse à l'école "les mauvais ouvriers ont de mauvais outils".

Donc ne lésinez pas sur la qualité. D'autant plus que ce n'est pas si cher que cela pour faire "bonne impression".

Par contre elle est encombrante. 50cm X 50 X 50, un vrai cube !
Et 40 Kgs je parviens à peine à la déplacer. Quand on me l'a livré je me suis tapé les étages à pied avec le livreur, j'ai cru que je n'y arriverai pas le carton faisait 1 m x 1 x 1.
Quand au poids du carton peut être 60 kgs. Ils sont fous !!!!

Si vous saviez tout ce que j'ai du jeter comme papier j'en étais malade pour la planète. Heureusement qu'il y a le recyclage et j'espère bien que tout le papier que j'ai dû jeter servira à quelque chose.

Au fait, elle imprime bien !!!! Quand au scan c'est instantané, comme le fax...

Autofocus / Petit bilan après + d'1 mois d'utilisation d'utilisation


J'ai déjà parlé d'Autofocus plusieurs fois. Donc je ne vais pas en rajouter mais il faut quand même que je vous dise :

Source photo flick (merci pour l'emprunt) Flickr : Rechercher Voir les exemple 3 pages interessantes et aussi Flickr: Autofocus time system by Mark Forster

Vous n'allez pas y croire ! Ce truc que j'ai essayé comme cela, juste pour voir à complètement transformé ma vie depuis un mois. Autofocus est devenu mon nouveau jouet papier.

Après des début pas faciles, j'ai eu un peu de mal à m'approprier la méthode ma raison n'était pas du tout d'accord mais mon intuition a réussi - non sans mal - à la convaincre. Posément elle lui a posé les résultats comme on abat un carré d'as au poker. Du coup elle est repartie la "queue entre les jambes" en ce disant que vraiment il y a des choses qui nous échappent...

Dire qu'il y a des gens qui créaient des logiciels sophistiques et qu'on peut obtenir 10 fois plus de résultats avec un simple cahier à 2 euros semble impossible ? Eh non....

Alors quels résultats ? :
- Excellent contrôle de mes actions, même dans des périodes de coup de feu...
- Facilité d'accès aux informations
- Utilisation de mon intuition et de ma raison en simultané,
- Appropriation et durable des informations
-Adaptabilité totale et facile à mon organisation y compris avec mes process GTD,
- Notes possible sur une page
- Timing bien contrôlé
- Possibilité d'inclusion dans le même système des Listes GTD
- et surtout, surtout pouvoir sauter du coq à l'âne sans arrêt et sans difficulté sans perdre le contrôle et avec l'esprit "Mind like water"

Quelques défauts :
- Oui cela m'a pris du temps à comprendre les règles de base de la méthode.
- Oui il y a des chose que j'ai compris au bout de 2 semaines d'utilisation ex. Les taches dissmiss c'est pas clair du tout dans l'explicatif de Mark Forster. ex. le sens des pages c'est stupide mais j'ai pris le système à l'envers pendant une semaine et pourtant cela à marché. La aussi, c'était pas clair...
- Et j'ai encore beaucoup de chose à apprendre. Tous les jours je passe au moins 1H00 à lire le forum pour m'améliorer. C'est beaucoup une heure...

Mais le forum de Mark est tellement bien fait Discussion Forum - Get Everything Done et les gens sont tellement sympa que j'ai trouvé plusieurs bonnes âme pour répondre aux nombreuses questions que je me posais et que je me pose encore.

Vous voulez en savoir plus ?
Bon eh bien j'ai encore augmenté de 15% ma vitesse d'exécution mais mieux et c'est difficile à croire mais avant lorsque j'utilisais l'informatique et notamment Omnifocus, je me noyais dans des taches secondaires et j'avais tendance à rêver et à ne pas faire les choses. Du coup je ratais parfois des choses importantes et cela pouvait remettre en cause mes objectifs principaux.

Aujourd'hui c'est fini. Je ne fais que ce qui doit être fait. Du coup j'ai abandonné Omnifocus (à mon regret) et tout logiciel informatique. Ma conviction quels qu'ils soient, c'est pas au point. Comme dit ma femme "Quand les ordinateurs parleront on en reparlera".

D'ici là le papier à de beaux jours devant lui.

J'ai aussi bien compris la méthode GTD et AUFOCUS qui pour moi ne s'opposent pas elles se complètent. AF n'est qu'une utilisation différente des contextes avec une approche particulière. Certains ont même comparés les méthodes : Si vous voulez en savoir plus plus : regardez la comparaison GTD / autofocus (Anglais) : lire tranquillement le site le gars qui a fait cela à fait un boulot formidable ! Comparing Autofocus and GTD

lundi 23 mars 2009

Mes jouets / Ma journée et 1ers outils papiers

Avant de commencer je vous remercie les lecteurs qui lisent mon blog. Merci beaucoup, cela me fait plaisir. Au moins je me dis que je n'écris pas pour rien !!!

Aujourd'hui je ne vais pas me faire des "copains" car je vais vous parler détournement GTD et les puristes vont hurler au scandale...

Mon objectif c'est d'expliquer ce qui marche pour moi et peut être de vous donner des idées.

GTD : Je ne vais pas expliquer la méthode, il y a suffisamment de sites bien faits pour cela (cf liste des blogs). Mais grosso modo GTD comme l'a dit David Allen est une collection de TRICKS c'est à dire des bout de ficelles. Après on peut les nouer comme on veut. Les puristes diront qu'il faut tout prendre, moi je dis que non. Il y a des trucs formidable et d'autres qui chez moi ne fonctionnent pas.

Je vais donc partir du terrain de l'action et remonter vers les hautes sphères. Ce sera beaucoup plus facile à expliquer

Le terrain : Autofocus remplace mes contextes. J'ai un simple cahier sur lequel je note toutes mes taches et mes notes au fur et à mesure de la journée. C'est mon guide pour l'action. Je suis scrupuleusement la méthode et je vous conseille de surtout la suivre point par point. Pas de tags, pas de couleurs, pas de contextes, rien de rien...

Ma journée est compartimentée en fonction de PROCESS GTD.

A certains moment je suis dans l'action. Je travaille donc sur mon cahier. J'acquière de l'information. Je passe des appels, envois des emails, effectue des rdvs, envoi des courriers, fait de la compta, rédige des contrats etc... Bref tout ce que nous faisons tous.
  • J'essaye de faire ces actions par "compartiment". Très simplement.
Ex. je sais que j'adore faire l'administratif le matin tôt (7H30-8H00>9H30). Presque au réveil. C'est le moment idéal pour moi pour faire les factures, rédiger les contrats, réfléchir à des affaires ou lire très vite mes mails qui sont arrivés pendant la nuit. Si je suis débordé et que je risque de ne pas y arriver je décale au soir et je ne regardes pas la télé. Si un programme m'intéresse j'enregistre et le verrai plus tard. Si j'ai vraiment une urgence administrative ou un sujet qui me préoccupe énormément je bloque une matinée pour le résoudre.

Je n'interroge jamais mes émail plus de 3 fois par jours. J'ai désactivé la fonction reception automatique pour rester en manuel.

Ma production :

Je ne suis pas un coureur de fond mais plutôt un sprinter. J'adore travailler vite, court mais de façon hyper intense et entre ces moment ? ... Je me détend. J'ai donc des succession de moments de travail assez intenses et de moments de détente ou de plaisir.
  • Mes appels ont lieu tout au long de la journée. Je suis assez direct avec les démarcheurs. Je vais droit au but et le plus vite possible. S'il n'y a pas de sujet je leur dis que je suis débordé et je clos gentiment la conversation. 5 appels à 3mn l'appel = 15 mn + 5 mn de récupération totalement perdus et sans aucun intérêt. Mon temps étant ma ressource la plus précieuse je préfère m'excuser et les envoyer aux pelotes qu'en perdre...
  • Je soigne mes clients et mes partenaires. J'essaye d'être le plus efficace possible et de poser les bonnes questions pour bien comprendre leur problème et y apporter des solutions. J'essaye d'être le plus direct possible.
  • J'effectue mes rdv l'après midi dans la mesure du possible en fonction de l'énergie qu'ils vont me demander et disponible. S'il s'agit d'une négociation je sais qu'il vaut mieux que je prenne un rdv à 9h00 (au pire) ou à partir de 15H00 car je ne suis pas très vaillant en début d'après midi (même si je ne bois pas une goutte d'alcool !!!..." C"est simplement pas mon heure c'est tout.
Vers 16H30 je fais une pause thé. 30 mn rien que pour souffler un peu. Le plus souvent avec mon épouse ce qui permet de se retrouver un peu avant le diner.

Le soir je m'arrête vers 18h30 /19h00. C'est avant le dîner et le moment idéal pour ma créativité et me former. Je dispose entre 30 à 60 mn de temps pour lire les blogs, écrire, m'amuser, me détendre, bref me faire plaisir. Après tout j'ai bien travaillé.

Après je dîne assez tôt et assez leger. Et je me remet à bosser.

Cette période est assez particulière. Je fais ma daily review des choses importants qui se sont passées et qui vont se passer, réfléchis à mes priorités du lendemain, mes bigs rocs. Mes rendez vous et surtout je travaille sur mes projets façon GTD. L'objectif étant d'avoir une pré liste des mes bigs rocs pour le matin que je relirai le matin histoire de voir si je peux éliminer des choses inutiles.

J'élimine aussi les taches inutiles sur autofocus, en rajoute, les reformule. Bref je fais du nettoyage. Bien entendu ma bigs rock list (complémentaire à autofocus) ne contient aucun détail. Toutes mes listes et détails sont sur autofocus. Je met aussi sur autofocus les mots clefs de mes conversation avec certains clients pour ne rien oublier.

Certains soir je n'ais pas besoin de daily review. Ni de travail sur mes projets. Le plus souvent parceque j'ai travaillé mes projets pendant la journée ou en tout début d'après midi à un moment ou je me sentais d'attaque. J'en profite pour me détendre, faire de la guitare ou toute autres activités de loisirs comme voir des copains...