mardi 22 mai 2012

Omnifocus- Comment 1 simple idée peut vous faire gagner beaucoup d'argent et moins de stress !


Bonjour à tous,  Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais j'ai une vrai tendance à devenir dingue  face à la masse d'informations à laquelle je fais face tous les jours. Entre les affaires qui sont bien difficiles en ce moment (négociations), mes immeubles à analyser, la société à gérer, la prospection, les demandes à traiter, les descriptifs à concevoir et à diffuser, les emailings (liste extensible à l'infini) .... Bref j'ai de quoi en perdre mon Français...  Pour gérer tout cela j'ai choisi Omnifocus sous Mac. J'ai aujourd'hui environs 186 projets et 1675 actions... Bien sûr, hors de question de traiter tout cela. Alors aujourd'hui je vais vous confier un petit secret... Mon petit secret ;-)

Sans attendre, je vous explique mes 3 techniques d'élimination et de simplification : 

Je me sert de OF comme d'un entrepôt à informations. Peu importe le nombre d'éléments ni même les contextes qui sont réduits chez moi à leur plus simple expression. @Attente, @appel, @travail, @maison, @courses, @someday-Maybe et @revoir.

1. Trie 1/2 : Une fois par semaine je choisis comme actif les projets sur lesquels je veux travailler. Tous les autres sont soit éliminés, soit en attente. Je les copie- colle sur une page word. C'est ma liste de la semaine qui reste sur mon bureau. Ma feuille de route. 

Je fais la même chose tous les soirs mais cette fois ci dans OF. Je choisis dans ma liste active les projets à travailler demain. Je met en attente ceux qui doivent attendre (y compris avec une date d'échéance pour ne pas les oublier) et en conséquence, n'apparaitront dans OF que les taches véritablement "actives" c'est à dire celle qui sont vraiment "actionnable" au sens GTD et au regard de mes objectifs.

2. Trie 2/2 : Concernant mes taches au quotidien, je trouve totalement désespérant de me retrouver avec une liste de 40 taches avant même d'avoir commencé ma journée. J'ai même abandonné GTD à cause de cela pendant 3 mois. Alors j'ai eu une idée simple que j'applique au quotidien. Toute tache véritablement "actionnable" c'est à dire "traitable" + que je veux traiter vraiment aujourd'hui va dans mon contexte "business". J'ai ensuite une perspective qui me liste toute mes taches "actives" de la journée soit au maximum une dizaine. C'est ma mini feuille de route de la journée. 

3. Révision : Ce soir je reprendrai mes projets de la semaine, compléterai mes taches et les réorganiserai, rajouterai celle de la inbox qui me prennent plus de 2 mn et leur affecterai un contexte. Puis je relirai mes contextes et j'élimerai tout ce qui est possible. Enfin j'affecterai en contexte business les taches à réaliser demain. 

Ces trois astuces me laissent le temps de souffler. Je suis assuré de tout faire dans la journée et je suis beaucoup moins stressé. 

C'est la seule manière que j'ai trouvé de garder le contrôle !. 
Seul inconvénient être persévérant et tout saisir sinon cela ne sert à rien...

Et vous quels sont vos trucs et astuces ?