mardi 21 juin 2011

GTD et Ultra simple guide to management system (1ere partie).

Bonjour à tous.  


J'ai testé un nouveau système sur papier qui fonctionne bien. 


Il s'agit de la method "the ultra simple guide to time management" http://www.docstoc.com/docs/75306875/The-Ultra-Simple-Guide-to-Time-Management par SGTM

J'ai toujours pour objectif de trouver un pont entre Mark Forster et GTD concernant le contrôle des informations car même si je trouve les deux méthodes intéressantes dans la vie pratique elles conviennent mal, dans leur application stricte à mon activité. 

Si la première favorise l'intuition et un parfait contrôle des taches, elle a pour énorme inconvénient de contrôler difficilement l'avancement des projets.

Quand à GTD même si j'adore cette méthode, j'ai toujours du mal à la suivre, surtout sous Omnifocus,  car elle est trop contraignante pour moi par son inventaire systématique, même si je reconnais que certains éléments de son architecture tels que la INBOX, Le traitement, la revue hebdomadaire, le Tickler, le suivi des projets et leur classement, l'inventaire de certains contextes tels les appels, les someday maybe list, les horizons, le travail des projets  sont de véritable trouvailles qui marquent d'une pierre blanche l'organisation. 

Mais la vraie difficulté de cette méthode c'est de s'y accrocher. C'est lourd et dans les jobs commerciaux comme le miens on a vite fait de décrocher au profit de l'action. 

J'ai donc cherché une 3 éme voie (MIXTE) avec le cahier des charge suivant :
1. Que la méthode soit sur papier (c'est plus rapide, plus efficace et le contrôle est bien meilleur)
2. Qu'elle soit facilement exploitable et adaptable. Les listes et les projets changent sans arrêt. Il faut donc un système facile à mettre en oeuvre et pas compliqué. 
3. Que je puisse tirer profit de toutes les recherches que j'ai faites aussi bien sur autofocus, superfocus, GTD et sur d'autres méthodes parfois très pertinentes. 
4. Que l'outil que j'utilise soit facile à trouver et ne tombe pas en panne
5. Que les modifications soient instantanées et surtout rapides. 
6. Que mon cerveau et mon  intuition ne soient pas perturbés par la mise en oeuvre de la méthode, 
7. Que je sois heureux de l'utiliser tous les jours sans passer des heures à comprendre son fonctionnement.

Voici donc l'outil que j'ai mis en oeuvre qui pour l'instant est d'une redoutable efficacité. Vous constaterez qu'il est malgré tout très GTD dans son approche et son fonctionnement.

I. Matériel 
- Un bloc petit carreau,
- Un stylot (bic, feutre, rollier ce que vous voulez), (j'ai abandonné le cahier à spirale car trop contraignant)
- Quelques post it dont un pour faire un sommaire de votre bloc, 

II. MEO 
- Grouper les listes qui vous sont utiles (une page par contextes et numéroter les pages + report sur un post it en sommaire) .
Mes contextes sont 
1. @Listes des appels
2. @Résultats à suivre
3. @Bureaux et administatif,
4. @prospects
5.@idees
6. Client X
7.  Projet X
8. Projet Y
9 projet Z
...
P16 Mercredi 21 juin (ceci est une page réservée à une journée très chargée avec des nombreuses actions à réaliser et aux notes rapides de la journée)
P17 Jeudi 22 Juin (idem) 

III. Méthode 
Tout saisir sur le bloc et rien d'autre. Vous n'avez donc sur votre bureaux que votre bloc, quelques feuilles et un stylo. 
Si vous avez des notes concernant un projet qui nécessite un suivi soit vous avez besoin d'un suivi quotidien et vous créez une note bloc que vous numérotez, soit vous externalisez la note dans un dossier papier classé alphabétiquement ou informatique si vous préférez quitte à scanner le papier. 

Le soir si cela est nécessaire préparez une liste des chose prioritaires à faire pour demain et le lendemain, commencez par celle ci puis attaquez vous aux listes par contextes. Si vous travaillez sur un projet utilisez la feuille projet de votre bloc ou celle de votre dossier papier ou ordinateur. 
Supprimer toutes les pages inutiles de votre bloc et détruisez les ou archivez les dans vos dossiers en fonction de la nécessité. 

Relisez régulièrement les pages et noter à la fin de chaque tache qui le nécessite les délais. Si une tache commence plus tard, noter sa date au début. 

En face de chaque taches ou notes utiliser la notation suivante
R = Résultat à atteindre
A= Action à Faire
W= Wait = Information en attente. 

La lecture des taches projets et contextes se fait en double reading selon la méthode Mark Forster. 
1ere lecture sans intention d'agir, deuxième lecture jusqu'à ce qu'une tache vous saute au yeux que vous travaillez autant que nécessaire. 

Si la tache n'est pas terminée la reporter sur la liste par contexte à la fin avec la date de dernier contact. 
Par rapport à Superfocus ou Autofocus il y a une énorme économie de reporting. De plus le suivi des taches urgentes par contexte est extrêmement rapide et efficace. 

Pourquoi cela marche ? 
Parce que c'est simple. Pas de système compliqué. Tout est simple. Pas de report de taches. Pas d'informatique. Pas d'Ipad. Si une tache est terminée elle est barrée. Si elle a besoin d'être suivi c'est facile. 

En pratique, j'ai derrière moi mes projets actifs (dossiers) qui contiennent mes notes et les pièces essentiels de mes dossiers + quelques mails cruciaux (classement alphabétique). 

Le bloc est facile à consulter. Les informations essentielles sont sous la main et rapidement consultables. Par exemple si je suis au téléphone avec un client et qu'il me demande le montant du dernier loyer je prend ma liste sur tableur de mes dossiers et je lui répond instantanément. S'il me demande de la rappeler j'inscris son appel sur ma liste des appels ou si c'est à une date précise sur mon agenda. Si c'est une affaire à suivre je l'inscrit sur la liste des affaires à suivre. Si j'ai une précision à apporter sur un dossier (prix de retrait) je l'inscrit sur la page projet de mon dossier ou dans le dossier lui même s'il ne nécessite pas un suivi permanent. 

Tout cela n'est en rien révolutionnaire. Mais c'est très efficace. Bien sûr il ne faut pas perdre son bloc mais bon on peut le scanner et l'avantage de cette méthode c'est qu'elle permet sur le même bloc de travailler aussi bien sur le contrôle de mes actions que sur mes perspectives (Horizons) y compris en mindmapping. Quand aux notes sur mes projets elle sont reportées tout aussi facilement dans mes dossiers qu'ils soient sous papier ou sous ordinateur. 

Et vous comment gérez vous vos informations ? 

18 commentaires:

manu a dit…

Bonjour,

Le concept est très intéressant, je suis également à la recherche d'un mix entre ces deux méthodes. Ce qui me chagrine avec le bloc note, c'est mon besoin de ranger les choses. Par exemple dans la source que tu nous donne il est indiqué que tu peux prendre une page pour une personne si par exemple tu as beaucoup d'interaction avec elle. Très pratique pour faire un point d'avancement et avoir tous sous les yeux. Mais que se passe-t-il quand cette page est pleine ? tu en créer une autre à la suite dans le bloc notes ? Personnellement je préfèrerais que cette nouvelle pas soit à la suite des autres pages du même type. Mon exemple peut s'appliquer aux contexte également. Au bout du compte cela me donnerais l'impression d'un bloc note un peu désorganisé et ca me gêne. Idéalement il faudrait pouvoir reclasser ces feuilles dans le bloc note. Actuellement seul un classeur à cet avantage, mais je suis un utilisateur plutot nomade et l'encombrement du classeur est éliminatoire pour moi. Une idée serait peut-être la technique de l'hypster PDA, des feuilles volantes tenues par une pince.

Néanmoins je vais quand même tester cette méthode car il n'y a qu'en testant qu'on se rend vraiment comptes des avantages et des inconvéniants. Je vais je pense la tester en doublure (ouhh c'est pas bien) avec OneNote car je travail constamment sur PC.

J'ai également tester GTD (avec peu de succès car trop lourd) et j'ai également tester Autofocus (un vrai succès pour moi puisque j'ai tenu 8 mois avec), le seul hic est ce manque de classement qui m'ai cher.

Les jours de manque de motivations, j'applique la méthode promodoro sur mes tâches ! Succès garanti !

Désolé pour ce retour d'expérience un peu long, je vais finir par faire mon propre blog ;-)

wakachiche

manu a dit…

Quand je parle de reclasser des feuilles dans le bloc note je parle bien entendu des feuilles non terminées.

Jupiter a dit…

@Manu

Merci pour ton commentaire très intéressant. Sois libre d'ecrire tout ce que tu veux, et aussi long que tu veux. Si j'écris c'est aussi pour cela. Pour avoir des retour des autres sinon à quoi bon ?

Je suis content que la méthode te plaise.

Pour ce qui est du classement j'ai exactement le même problème. Je l'ai résolu en numérotant les pages actives et en faisant un sommaire sur un post it.

Ce qui est dingue, c'est l'efficacité de la méthode. Je te donne un exemple. Un de mes client m'appelle ce matin et me parle d'un projet un immeuble que je vends à Courbevoie. Un regard sur mon post it m'a dit que le projet était en page 12. En un instant j'avais tout sous les yeux, les chiffres, la négociation, mes points clefs, l'historique. Puis il m'a indiqué qu'il revenait vers moi lundi. Je l'ai noté sur mon agenda (ical) enfin il m'a demandé d'appeler un contact pour résoudre un soucis. J'ai noté cet appel sur ma liste des appels (@appels).

Je sais ce n'est pas moderne; ni révolutionnaire mais j'apprécie vraiment la rapidité d'exécution et sa simplicité.

Laurent a dit…

L'article est intéressant. Des photos du bloc mis en oeuvre permettrait de mieux se rendre compte de la méthode.
En tout cas bravo pour la découverte.

Emmanuel17 a dit…

Bonjour,

L'idée de tous regrouper dans un même bloc/cahier me trotte dans la tête depuis un moment déjà.

Le premier pas vers ce groupement est la découverte de cet agenda (http://www.brunnen.de/shared/upload/Catalog/xxl_10-7292_I_1286975215_jpg.jpg) chez mon papetier habituel en début d'année. C'est en fait un agenda et un cahier réunis dans la même couverture. Des liserets permettent de retrouver rapidement la semaine en cours ou la prochaine page blanche.

Dans l'agenda, la colonne de gauche permet de noter les rdv horodatés, la colonne de droite les tâches importantes du jour. Les 2 petites colonnes intermédiaires servent de report aux numéros des pages du cahier où sont inscrites les infos concernant les rdv et les tâches.

Des pages du cahier, repérées par un post-it, servent à noter les attendus.

La partie adresses en fin d'agenda est utilisée pour les tâches à faire (un peu dans l'idée d'Autofocus)

Si l'info peut aider...

Anonyme a dit…

Bonjour et merci pour ce post. Je vherche aussi une méthode simplifiée qui regroupe les 2 méthodes. D'accord avec Laurent, pourrait-on voir une photo du bloc afin de mieux comprendre ?
Merci et bonne journée !

Jupiter a dit…

@Emmanuel & anonyme
Merci pour les commentaires.

La photo n'apporterai rien
Il y a un simple sommaire avec la liste des projets et contextes à la suite les un des autres et numéros de pages correspondantes. Certains n'ont pas de page.
ex.
Liste des appels P1
Liste Mac et ordi P2
Projet XXX P10
etc...

Ensuite pas de séparation verticale pas liste mais des notes et des liste de tache sur chaque pages à la suite les une des autres datées ou pas et barrée ou pas.

Rien de révolutionnaire.

Un système simple et hyper efficace.

Apres il suffit de relire le tout et d'éliminer peu à peu.

Voila

Fabienne66 a dit…

bonjour

pour ma part j'implémente GTD tout simplement avec OUTLOOK avec la version qui comporte le gestionnaire de projets pros. Je contextualise avec les catégories des tâches, les actions seules sont gérées comme des tâches simples, et les actions de projets avec le gestionnaire de projets. J4ai créé des catégiries de projets (décollage, 100000; ...) Je ne veux pas alourdir mon temps à installer un autre logiciel que ceux que j'ai déjà, cela marche plutôt bien. La seule chose qui me manque c'est detrouver un smartphone qui puisse avoir une appli qui importe aussi les catgériees des tâches, et là je cherche encore !

Jupiter a dit…

bonjour Fabienne,

je suis sous Mac et j utilise omnifocus que j ai parametre tres efficacement et qui est pour moi la solution digitale quasi parfaite. elle se synchronise avec mon iphone et mon ipad. Mais windows n est pas en reste.

j ai la quasi certitude d avoir vu plusieurs solutions pour gtd outlook. tu peux aller voir ici http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php

quand au choix digital ou papier cela releve du choix de chacun. Sans aucune hesitation je prefere le papier. meileur controle des taches, rapidite, simplicite, facilite l intuition, support au choix, meilleure appropriation de l information. Mais tu vois bien que j utilise au quotidien le papier, j ai quand meme une solution digitale. je me rend compte cependant qu elle ne me sert pas a grand chose. mon core business etant quasiment toujours sur mes listes papier. Autofocus ou Gtd

si tu ne trouve pas ton bonheur va voir le site de david allen. En furetant un peu tu trouveras des ressources.

Jupiter a dit…

pour ta recherche logiciellegtd / outlook david allen a aussi une solution maison je crois va voir sur son site

Anonyme a dit…

bonjour,

je suis très intéressée par votre méthode. La mienne présente des défauts, et j'aimerais progressivement passer à la vôtre hyper efficace, mais j'ai quelques questions.

Voici la mienne : pour ma part je m'attache en ce moment à noter TOUT sur le même cahier ( ex : horaires d'un magasin quand je passe à côté, idées, récap de démarches administratives, les éléments importants à faire dans la journée, prise de note à un rdv, etc...).

J'utilise comme vous un sommaire de la façon suivante : à la fin du carnet, j'ai mis l'alphabet sur deux colonnes, en espaçant entre les lettres et en regroupant XYZ par ex. J'y glisse ainsi des mots clefs comme bricolage, administratif, horaires (sous-item : magasin intel ou intel), projet X, projet Y, banque, carnet de bord ( = ce que j'ai fait de ma journée, façon journal) etc... et j'ai mis la ou les pages correspondantes ( cahier numéroté entièrement).

Puis j'écris tout absolument chronologiquement. chaque jour je date et je les sépare d'un grand trait.

L'avantage, c'est que sur le moment il n'y a pas à réfléchir à ce que je ferais de l'info, si c'est à faire, ou à stocker, etc, et qu'il y a une exhaustivité absolument totale du contenu.
Le sommaire permet de chercher rapidement ce qu'on veut, il suffit régulièrement de faire un travail de classement pour écrire les mots-clefs.

L'inconvénient, c'est que l'essentiel n'est pas mis en valeur et surtout pas les choses à faire à long terme.

J'aime beaucoup votre idée de contextes et de projets sur le même cahier, la chose qui me dérange qu'au moment d'attraper rapidement le carnet pour noter quelque chose, il faut avoir une idée en 1/4 de seconde de ce qu'on va en faire ( Projet ? quel contexte ? etc) , cela parait peut-être évident mais pour une prise de note très spontanée et non prévue, ça ne l'est pas forcément.

D'autre part, que faire si on note vraiment tout azimut, dans tous les domaines? les regroupements par projet ou contexte ne se font pas toujours et on se retrouve avec toutes les pages écrites seulement sur les premières lignes ( en exagérant un peu...)

quelques questions subsidiaires : -le carnet est donc uniquement composé de pages " contextes " puis de pages " projets", ou alors il y a des pages " choses à faire" ? Si vous parlez d'économie de reporting des infos, les pages "choses à faire" sont donc inutiles car en redite avec "contexte" et "projet", j'ai bien compris ? Vous parlez d'objectifs à long terme, où sont ils inclus ?

-pourquoi ne pas utiliser un cahier?
question qui peut paraître futile... qu'avez-vous contre les cahiers à spirales ? On sent que vous parlez d'expérience...?

J'espère ne pas vous avoir embêté avec ces questions dont les réponses vont peut être vous paraître évidentes. Peut-être vont elles en éclairer certains.

Merci infiniment pour votre patience, votre pédagogie et votre passion.

Mercure

Anonyme a dit…

Bonjour,

Très intéressant article et quelle coïncidence !

Durant mes vacances j'avais fait le point sur les différentes méthodes expérimentées depuis ma découverte de GTD il y a 3 ans.

En plus du temps passé à les comprendre, je me suis aperçu que je passais un temps considérable à "servir" les systèmes. Saisir, indexer, reclasser, synchroniser, etc...

GTD très lourd ; autofocus bien mais le reporting systématique est pénible. Liste sous excel : pas mal mais il faut un PC (c'est peu lisible sur smartphone). Outlook synchronisé avec blackberry : bien si on a que quelques listes à traiter ; la fonction tâches est peu pratique (trop de choses à renseigner).

Comme j'ai deux maisons, six enfants, 50 clients sur des projets à 12/18 mois et plus de 2000 contacts dans mon carnet d'adresses, sans compter une vingtaine de gros projets perso, on se dit que l'informatique va être la solution évidente.

Ben non...

J'ai donc remis à plat. De quoi ai-je vraiment besoin ? Planifier, contacter, organiser, exécuter au mieux. Voici mon organisation.

1. un agenda : je suis revenu au papier, un filofax pocket, une semaine sur 2 pages, et quelques pages vierges pour prendre des notes si besoin. Simple, portable, lisible. Pas de synchro, pas de catégorisation, pas de clic, pas de panne !

2. un gestionnaire de contacts : vu le nombre, NO PAPER bien sûr ! donc outlook synchro avec le smartphone (pas le choix.

3. une et une seule Master List : j'ai repris ma vieille habitude de faire des fiches, avec un item par page. J'ai lu attentivement la source citée dans l'article : l'auteur préconise le bloc à feuilles détachables. Le carnet à spirales peut convenir, le moleskine ou le classeur aussi. J'avais envisagé l'organiser avec sections, mais finalement j'ai fait au plus SIMPLE. Une pile de fiches A5 (en A4 ça peut aussi le faire je pense !). Les 5 premières sont des INBOX : appeler, gestion, acheter, en attente de, en vrac (tâches "2 minutes" et tout le reste qui arrive au fur et à mesure, avant que je décide quoi en faire). Toutes les autres fiches sont nominatives (client X, projet Y, etc). Si nécessaire je fais plusieurs fiches pour le même item (ou un dossier à part). Pas de sommaire. Pas de classeur. Pas de post-it. Facile à feuilleter, à reclasser, à scanner, à transporter (tout ou en partie, par exemple je ne prends que la fiche "client X" pour un RV).

4. La discipline de passer en revue ma liste chaque matin. Cela me permet de faire ma Today-list : 3 tâches prioritaires. Basta. Quand elles sont achevées, je revois ma liste et je fais au fur et à mesure, selon mon instinct, le contexte, ou mon envie.

5. Un système de rappel pour les échéances ou les relances. J'ai commencé avec outlook mais l'irruption des popups d'alerte n'est pas toujours gérable ; je finis par les rejeter, avec le risque d'oublier la tâche. J'ai finalement choisi de programmer des "RV" dans l'agenda yahoo, qui m'envoie un mail de rappel, que je peux traiter au meilleur moment.

6. Un bon système de dossiers suspendus classés A-Z. On peut aussi préférer tout gérer sous forme numérique, mais il faut TOUT scanner. Il suffit ensuite d'archiver les docs papier dans des boîtes. Le gain de place peut être considérable, par contre cela bouffe du temps (scanner, nommer et classer le fichier numérisé, archiver le document papier...).

Depuis la mise en place de cette méthode, je revis littéralement. Je ne cherche plus où sont les infos. Je passe moins de temps sur chaque sujet. Je prends mes décisions plus vite. Les projets avancent mieux. Et j'ai économisé au moins 1 heure par jour en me libérant partiellement de l'informatique. Sur une année cela représente 15 JOURS ! Oui, deux semaines de vacances supplémentaires ;-)

En souhaitant que ma modeste contribution puisse aider au débat, je retourne grimper ma falaise !

Kayman

Anonyme a dit…

Bonjour,

Je trouve votre système intéressant. Il y a juste un point pratique que je ne comprends pas.
Par exemple: P13 vous avez le projet X et P14 vous avez le projet Y. Le projet X vous amené à prendre de nombreuses notes et taches. La P13 est pleine, où écrivez vous les notes du projet X sachant que la page 14 est prise?
Blog intéressant

Jupiter a dit…

Bonjour manu oui l'ordre des pages a peu d'importance. Si une page est pleine en double face tu peux la supprimer si elle est terminée et en ouvrir une autre ailleurs. Fait au besoin un renvoi. Le classement ce n'est pas si important que cela. L'important c'est le sommaire avec les renvois. Numérotes tes pages par exemple et fait un renvoi à la page correspondante.

GTD est très puissant c'est une méthode qui marche. Mais elle demande énormément de rigueur. Jupiter

Jupiter a dit…

@anonyme pour le problème des pages
Aucune importance ouvrez une autre page ailleurs et faite un renvoi.

Jupiter a dit…
Ce commentaire a été supprimé par l'auteur.
Jupiter a dit…

@Mercure

Oui un cahier marche très bien j'en ai utilisé un pendant des années. Un grand format A4 c'est pas plus mal. Pour le reste sur cahier il y a des pages réservées au taches les une apres les autres avec en face des contexte et des pages au notes. En général j'utilisais les pages se faisant face Gauche par ex. Note et droite Taches ou l'inverse aucune importance..

Anonyme a dit…

Bonjour,

Même si c'est sans doute tardif, je vous conseille les cahiers du système ADOC : pages enlevables et repositionnables ad lib. On les trouve en vente via internet en France.
J'en ai un au format A5 (pour être transportable facilement). J'ai créé des compartiments à l'aide des créateurs de répertoire post-it. C'est solide, cela tient depuis plus d'un an d'usage effréné. Comme ces petits autocollants ont des couleurs différentes, j'ai associé des significations à celles-ci : rouges pour "actions", jaune pour "en attente", bleu pour "projet" et "un jour peut-être" et vert pour "notes".

C'est avec cela que j'applique la méthode GTD et c'est vraiment pratique. Et comme certains l'ont déjà fait remarquer, pas de risque de panne comme avec un smartphone. La seule contrainte : ne pas oublier de recharger en feuilles le cahier... ce qui n'est pas la mer à boire.

J'espère que ceci vous aura été utile.