samedi 7 novembre 2009

GTD & EVERNOTE : Une solution intéressante


Depuis plusieurs mois j'ai arrété ma recherche de solutions informatiques GTD pour me consacrer entièrement à Omnifocus. Vous avez pû voir sur mon blog quelques articles sur l'utilisation de ce merveilleux logiciel. Mais j'ai constaté depuis bientôt un an un besoin croissant de gérer mes références, mes listes de contrôle et surtout mes nombreuses notes !.

J'ai aussi observé qu'il était très difficilement possible de les intégrer au quotidien dans Omnifocus. Les liens m'obligent à les sauvegarder sur une solution en ligne de style .me ou Dropbox . Quant aux notes et projets j'ai carrément été obligé de les créer sur .page ou Taskpaper sur mon ordinateur avec synchronisation en ligne mais franchement ce n'était pas simple.

A force de lire régulièrement des articles sur Evernote
http://www.evernote.com  , j'ai voulu tester cette solution avec l'idée originelle d'en faire une solution complémentaire à Omnifocus et de gérer à un seul emplacement toutes ces informations essentielles qui m'accompagne dans ma vie à tous points de vue. Je me suis vite aperçu que Evernote pouvais faire plus. Beaucoup plus...

Evernote c'est d'abord une solution locale Mac ou Pc avec un vrai logiciel dédié qui synchronise de façon transparente en ligne les informations que vous y mettez. C'est ensuite une solution Iphone qui marche remarquablement bien, rapide efficace (plus rapide qu'Omnifocus) extrêmement bien étudiée pour la Capture des informations et son exploitation sur le terrain. Photos, reconnaissance d'écriture (premium), site web,notes vocales, films, fichiers de toutes natures (premium). Très confortable capacité de stockage même sur la version gratuite, tags, recherche multiples.Envoi par mail des information, stockage des emails.  Bref c'est très surprenant car c'est si puissant et si simple qu'on se demande comment personne ne l'avait inventée avant.

En inconvénient pour le moment pas de liens possible avec Omnifocus sauf à faire un exort en .html et à le sauvegarder dans un dossier local ou en ligne. Pas l'idéal pour la maj des informations.

Je vais maintenant vous parler de la façon d'ont je l'utilise et pour quoi.

Dans un 1er temps j'ai migré la plupart de mes notes et projets  sur l'outil avec l'idée de m'en servir comme un gros cahier. Ceux qui me connaissent savent que depuis 22 ans je me balade partout avec un gros cahier sur lequel je note tout tout tout... Mais cette solution est compliquée surtout pour l'exploitation ultérieure des informations. L'informatique est beaucoup plus confortable et efficace ! Avec Evernote je vais peut être  alléger mon cartable et gagner du temps dans la gestion et l'exploitation de mes informations.

Puis je me suis rendu compte qu'avec les tags on pouvait facilement gérer la 1ere action. Comme vous le savez cette 1ere action est essentielle dans GTD sans elle le projet n'avance pas. Elle est avec le contexte le triptyque fondamental de la gestion des projets.

Pour l'instant le résultat au quotidien me semble assez redoutable.

La séparation des listes conforme à GTD est particulièrement éfficace. David Allen insiste bien sur la nécessité de bien séparer ses listes de telle manière que l'on puisse être "focus" et je ne sais pas pourquoi de très nombreux logiciels finissent par allègrement mélanger tout cela ce qui provoque des confusions et des difficultés dans l'action.

J'ai organisé mes informations en 3 paquets

1)Contextes (Tags + processus GTD)
2)Projets
3)Référence et notes

Au quotidien la gestion des projets est simple, un peu comme sur papier et ça j'aime :)) Quant à la gestion des contexte c'est du GTD pur et dur.

COLLECT - PROCESS - ORGANIZE - REVIEW - DO

Avec les tags en plus sur chaque note ce qui facilite grandement la recherche et l'exploitation des informations.

Un autre avantage d'EVERNOTE comme tout est centralisé cela va très vite et le cerveau reste maître de jeu tout en conservant l'esprit "mind like water. J'ai constaté que mon intuition était bien meilleure en lisant Evernote (ce que j'aimais tant chez Autofocus) qu'en exploitant l'information sur Omnifocus. Comme si la base de donnée m'empêchait de réfléchir  et de décider de façon appropriée. C'est peut être l'aspect papier proche de mes habitudes de travail. En tant qu'homme de dossier et homme d'affaire j'ai toujours pris beaucoup de notes celles ci me permettant de prendre du recul sur les choses et éventuellement d'exploiter ces informations ultérieurement.


En résumé : Evernote est un bon outil. Bien entendu il a encore quelques lacunes mais pour l'instant il est gratuit jusqu'à 40 MO par mois de stockage  et même payant 45$ par an c'est pas ruineux. Par ailleurs cette solution est pérenne. On peu sauvegarder sa propre base de donnée en la copiant de la "Library" sur un systéme en ligne genre .me, il permet de prendre des notes partout (même sur iphone ce que ne fait pas Google doc pour l'instant) la synchro est rapide, permet la capture des information partout concept essentiel de GTD et au quotidien ce n'est que du bonheur. A tester absolument et peut être - en ce qui me concerne - à adopter.

Je vous joint un article intéressant sur le web sur GTD et Evernote.

http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-1-parametrer-evernote-2
+
http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-2-collecter-l-information

Et vous pour quoi et comment utilisez vous EVERNOTE ?

A bientôt.

1 commentaire:

VFB a dit…

Bonjour,

J'adore également Evernote.

j'ai essayé GTD avec Evernote.

Avec Things c'est pas mal du tout,
mais Evernote est bien plus simple à utiliser.

Le soucis avec Evernote c'est qu'il n'est pas
possible de mettre des dates.

Une liste de taches sans dates, ce n'est plus des taches, vous connaissez l'importance de mettre
une date d'échéance, une date butoir.

Sinon on à tendance à procrastiner.

Actuellement je teste GTD avec Evernote couplé avec
Rappel sur Mac OS.