jeudi 26 février 2009

Bilan autofocus

Petit bilan après 1 semaine d'utilisation d'autofocus.

La méthode est vraiment simple d'utilisation mais à l'usage elle ne me convient pas trop en l'état. J'ai trop de taches par jour et beaucoup trop d'informations à y rajouter. J'ai quelques difficultés à la mettre en oeuvre telle qu'elle fonctionne. Je trouve que les taches non actionnables paralyse le système et que j'ai d'autres petits soucis comme des Doublons des difficultés à retrouver les information essentielles et j'ai raté des taches urgentes perdues au milieu de 7 ou 8 pages de taches. Par ailleurs intellectuellement Autofocus me fatigue. Lire et relire toutes ces pages sans arret y compris des actions non actionnables quelle perte de temps.

Mais la vrai raison, c'est que j'adore Omnifocus ! . J'en parlerai un peu plus loin. J'aime sa souplesse, son efficacité, son apparente simplicité et surtout la confiance qu'il m'apporte chaque jour en me donnant le sentiment que tout est sous contrôle. En plus comme je le connais bien j'ai le sentiment de jouer avec lui au lieu de travailler. C'est assez addictif !.

Le seul logiciel que j'ai trouvé aussi éfficace était le gratuit sur web TODLEDO qui est vraiment génial. Toodledo ::: A to-do list to organize your tasks au moins c'est un outil web on peut donc l'utiliser à partir de n'importe quel navigateur. Mais comme moi, je suis sous Mac et que j'espère bien avoir un iphone bientôt par Bouygues lorsqu'ils se décideront, je reste sous omnifocus.

Malgré tout je n'ais pas abandonné la méthode autofocus sur cahier, je l'ai simplement un peu détournée et modifiée un peu à ma façon.

Ce qui suit est ma propre méthode. Pour la méthode classique je vous renvoi à la méthode de Mark FORSTER. Autofocus System - Get Everything Done

Je me sers pour l'instant de autofocus à la façon GTD. C'est mon réceptacle d'information IN / COLLECT. j'ai constaté qu'au cours de la journée beaucoup d'informations arrivent un peu dans tous les sens. La plupart d'entre elles peuvent être traitées en moins de 10 mn. Ce qui est fait n'étant plus à faire, je note ces tache à la manière de FORSTER telles qu'elles se présentent et j'en profite pour noter les sous taches qui me viennent immédiatement à l'esprit. Ensuite je traite le tout globalement si j'ai le temps. Quand les taches sont terminées je les barre.

Suite ensuite un double processus :

1. report de autofocus vers omnifocus de toutes les taches non actionnables ou datées avec echeance

Le soir je fais une mini review ou je reporte sur omnifocus tout ce qui doit l'être comme événements datés prévisionnelles ou pas. Je reporte aussi toutes mes duedate (Waiting tasks) sur Ical. J'ai constaté que grâce à cette technique, je met moins de choses dans ma base de donnée la rendant plus allégée et efficace et quel régal le matin en allumant mon ordinateur d'avoir sous les yeux ma liste des taches à venir y compris celle d'aujourd'hui (qu'il me suffit de reporter sur autofocus).

Bien entendu je barre toute tache reportée sur Omnifocus sur mon cahier.

2. Repport de toute tache activable d'Omnifocus sur autofocus.

Idem dans l'autre sens. Toute tache activable d'Omnifocus est reportée sur autofocus.

Il ne reste que les notes qui ne sont pas saisies sous omnifocus. + toute tache non barrée sont des informations actionnables à court terme sur lesquelles je peux travailler.

Quand à Omnifocus grâce aux notes de mon projet j'ai une vraie vision de tout ce qui s'est passé et de tout ce qui reste à faire. (cf. la gestion des projets sur Omnifocus)

Je suis en période de test. Je vais vraisemblablement modifier un peu ce double process dans quelque temps lorsque je l'aurais testé et retesté au regard de mon activité.

mercredi 25 février 2009

Standardisation

Les check list et outils de standardisation sont des pierre essentielles de GTD.

En créant des process on gagne du temps car on n'a pas à réfléchir ou à remettre en cause sans arret notre manière d'agir. Les check list et système de standardisation sont un de mes secret pour gagner en temps et efficacité. Si vous voulez en savoir plus sur mes méthodes de standardisation voici un lien sur le site de Pierre Morsa qui m'a permis de détailler certains process en commentaires: Eviter l’explosion face à une surcharge de travail [La minute GTD du vendredi] | Pierre Morsa

En ce qui concerne mes check list, c'est un peu la même idée et c'est un process: l'objectif est simple avoir sous la main les information essentielles qui me permette d'avancer et viser l'efficacité maximale. La aussi pas de système sophistiqué ce sont des régles simples qui sont applicables facilement et qui au quotidien sont d'une éfficacité redoutable.

En voici quelques exemples.

- J'ai une liste de mes contacts classée par nature qui regroupe les gens avec qui je suis le plus souvent en contact. Elle fonctionne parfaitement avec un glissé déposé adresse-iwork ce qui me fait gagner beaucoup de temps.

- J'ai beaucoup d'appels et souvent les mêmes personnes je fais une fiche sur chaque personne et note tout ce dont je dois leur parler. Cette astuce est particulièrement utile lors de la lecture de mes liste et les reviews GTD. J'ai encore gagné en temps et en efficacité grâce à cette simple technique.

Le tout est regroupé dans des pochettes transparentes en plastique indépendantes qui ne me quittent jamais.

vendredi 20 février 2009

Autofocus - Approche différente des contextes

Exemple. de modification des contextes sous omnifocus avec Autofocus.

J'ai évoqué la gestion des projets, le tickler, les contextes, je voudrais vous parler aujourd'hui de l'approche trés particulière de Marc FORSTER qui a inventé un drôle de manière de gérer ses taches qu'il a baptisé "Autofocus".

De l'intuition à la raison :
C'est vraiment bizarre à chaque fois que mon intuition me souffle une idée ou une tache à faire immédiatement ma raison vient prendre un malin plaisir à la contredire, à trouver n'mporte quel moyen pour mettre l'item en case, lui fixer des délais etc... Bref le RATIONALISER !!!... Cela contredit tellement mon intuition qui est de nature assez timide que du coup elle n'ose plus rien dire se sachant pesée, observée, soupesée, jugée, contrôlée et disséquée...

Heureusement mon intuition se rebiffe et comme vous l'imaginez il y a de chaudes discussions avec la raison. Cependant la méthode GTD est tellement rationnelle qu'elle oblige la RAISON à rationaliser, à réfléchir, à poser mes actions à les mettre dans des cases, bref à privilégier le RATIONNEL, ce que déteste l'intuition. Du coup en pratique c'est parfois un frein dans l'action et cela nuit à mon intuition et cela me gène beaucoup car j'ai des idées tout le temps... Heureusement...

Alors qui va gagner ? RAISON ou INTUITION ? Dois je jeter au feu GTD ? Certainement pas. Il y a de bonne choses et des idées vraiment intéressantes.

J'en étais dans ces réflexions quand j'ai découvert Marc FORSTER. Il a bien compris une chose que raison et intuition doivent marcher de concert. C'est peut être le mariage de la "carpe et du lapin", mais on est tous comme cela. On essaye de bien faire (la raison) mais nous sommes aussi des humains perfectibles et fragiles, forts et sensibles, imaginatifs et rationnels et pour la plupart intuitifs.

Alors c'est quoi sa méthode ? Je vous laisse la découvrir ici :

Et pour les non anglophone voici le résumé :
Le système repose sur l'idée de faire peu mais souvent (GTD). Prendre un cahier (25/35 lignes par page. Jeter les taches à faire les une aprés les autres sans réfléchir et à chaque fois qu'elle apparaissent et l'écrire à la fin de la liste. L'originalité vient dans le traitement focus une page à la fois et 2 lecture la 1ere sans rien actionner, la 2éme en actionnant tout ce qui "saute aux yeux" Travailler sur chaque item jusqu'à ce que j'en ai assez, barrer dès que c'est fait puis attaquer la page suivante, à la fin retour 1ere page. Si au cours de la 2 éme lecture rien ne saute aux yeux l'item est peut être terminé le stabiloter. Si l'action n'est pas terminée la reporter à la fin.

Quelques principes Confiance en le système (GTD), Bon sens : tache de moins de 2 mn do it (GTD), Utilisation de l'agenda (taches bloquees, rappels de taches = GTD), utiliser des taches créatives "penser", "etudier", "revoir", dates à coté du 1er item de la journée, 1 cahier pour la maison , un cahier pour le bureau.

Mon avis : La méthode est une cousine des contextes de GTD mais elle est beaucoup plus simple. Elle privilégie l'action et l'intuition et est très rassurante. Elle est proche de notre mode de pensée. Elle permet de garder le fil des choses car grosso modo les informations s'organisent naturellement et notre intuition opére naturellement la sélection des taches et la création des nouvelles. Mais elle a aussi des inconvénients beaucoup de relectures, mélanges des taches activables et nn activables d'ou la nécéssité d'une codification dans la relecture, pas de someday maybe list qui est un process utile, pas de waiting list, mélange des NAL aux autres taches d'ou la question de savoir par quoi on commence en cas de projets sequentiel. Copie/Scan indispensable (papier).

Application Pratique : Du simple cahier avec des lignes au logiciel.
Le plus facile c'est le cahier (voir la video). Mais elle fonctionne bien avec des projets sous word et des next action sous word.

Sous papier, son gros inconvénient est dans la gestion quotidienne des projets. Dans GTD on travaille sur un projet on réflechit aux solutions à la manière de faire les choses aux résultats qu'on veut atteindre. Il en découle un grand nombre de taches qu'il faut bien pointer avant de les reporter dans le cahier ou du cahier au projet.

Truc papier: j'ai inclus un system de process une 3 éme lecture ou je met au crayon tous les appels c'est un semblant de contexte spécifique car j'en ai beaucoup.

Voir quelques exemples papiers de la méthode FORSTER

Testez la méthode FORSTER par vous même. J'ai rencontré beaucoup de fan de GTD chez qui la gestion GTD des contextes ne fonctionnais pas du tout et qui préférent de loin cette méthode aux contextes.
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Ajout du 22/02/2009
Je viens de lire un article formidable sur l'adaptation d'Omnifocus à la méthode autofocus
Voici le lien. Du coup j'ai essayé de voir ce que cela donne sous omnifocus et vous en ai mis une copie de mes nouveaux contextes sur omnifocus au début de cet article. je vais tester ce qui marche le mieux papier ou informatique.
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Ajout du 27/02/09
Hé non cela n'a pas marché sur omnifocus. Alors que c'était exploitable sur cahier sur omnifocus j'ai trouvé que c'était une usine à gaz. J'ai donc abandonné omnifocus pour revenir sur papier.



jeudi 19 février 2009

Contextes

Gtd n'est pas une méthode mais plutôt un processus, une manière globales et focus (cernée) d'appréhender et d'exécuter les informations.

Gras
La gestion des contextes sur papier, comme sur informatique obéit à cette régle.

Mais c'est quoi le contexte ? Le contexte c'est un moment particulier pendant lequel vous faites les choses. Pour être plus clair c'est une phase, un processus qui se renouvelle régulièrement. On a tous des contextes @Téléphone, @ l'ordinateur etc... Ceux qui sont à gauche sont actuellement les miens sous omnifocus



ici un exemple de contexte gtd

Mais cela va plus loin, les contextes sont uniques et personnels. Ils s'adaptent à votre façon de travailler. J'exagère un peu, mais certains d'entre vous on des réunions à n'en plus finir qui comportent des taches à faire pour cette réunion il peut être utile d'en faire un contexte...

Les miens sont simples. Je fais des affaires donc du commerce donc je privilégie l'action donc... l'outil !. Je ne suis pas un administratif qui travaille par phases (Ex.travail sur un dossier, étude de dossier, compilations de pièces ) J'ai essayé de le faire mais cela n'a pas marché pour moi. Cela me ralentissait et tuait mon intuition. D'où mes contextes qui comme vous le voyez privilégié si l'action est Active ou pas, ou liée à un outil indispensable ex Call= téléphone. Mes contextes ont évolués et évolueront encore, les vôtres aussi !.

Sur papier c'est à la fois plus simple et plus compliqué que sur un logiciel.

D'ABORD comment gérer les actions ? :
Rappel : sur papier seul la prochaine action sur laquelle ont peut agir de façon concrête doit être reportées. Où sont les autres ? Dans votre dossier projet sur votre NAL (next action list).

Et le contenant ?

La 1ere question est de savoir s'il faut que cela soit relié ou pas ?.
Certains utilisent des moleskine, d'autres des cahiers, d'autres des livres blanc, d'autres des carnets plus ou moins grands, des blocs moi j'utilisais des feuilles volantes classées dans un classeur avec une rubrique @ NAL. car j'ai constaté que les livres reliés me gênaient pour retrouver l'information et surtout que je n'aimais pas cela.

La 2éme question est de savoir s'il faut que les NAL soient sur une seule page les unes après les autres ou une par contexte. A mon avis si vous avez bien respecté GTD et la phase 2 TRAITER (PROCESS) il est fort probable que vous n'ayez que les actions essentielles que n'avez pas pu traiter auparavant. Une seule page comporte l'avantage d'avoir une vision globale et plusieurs de diluer l'information. C'est aussi plus long à relire notamment la relecture des contexte et des projets peut être longue et fastidieuse, mais à force de les relire on se dégage du papier et on va plus vite...

La troisième question est de savoir ce qu'il y a comme rubriques dans vos NAL.

Les miennes étaient DATEJOUR - TACHE - CONTEXTE - PROJET - QUI ? - ECHEANCE - SEMAINE et après usage j'ai constaté que la solution de les rajouter les une apres les autres était peut être un peu plus bordélique mais me donnait une vison claire du temps qui passe et de leur exécution. De plus faisant une mini weekly review j'éliminait joyeusement les taches inutiles pour le lendemain. En revanche concernant la gestion des projet à chque fis que j'en traitais un j'étais obligé de le sortir de sa boite et de faire une mini brainstorming pour voir si je n'avais rien oublié et surtout QUELLE EST L'ACTION SUIVANTE celle à reporter sur ma NAL.

Et les trucs ?
L'avantage du papier est de s'adapter facilement on peut donc avoir un système de codification qui permette de retrouver l'action à faire ex les mient étaient "/" Commencé, "X"Fini mais à suivre, "Tache barré"=tache totalement terminée, (DATE) = tache reportée à telle date, "Obarré"= tache abandonnée, "?" Tache à réflechir faut il la faire vraiment...

Bréf à chacun sa codification.

Important n'oubliez pas de faire des copies ou des scan sous peine de tout perdre !!!!

Projets & le Tickler & Reference

Le papier c'est ce qu'il y a de plus simple pour commencer. Je connais des gens parfaitement efficaces qui n'utilisent que cela et ne sont pas considères comme des "Has been" parceque se ne sont pas des "geek".

J'ai moi même utilisé le papier pour tout pendant plus d'un an et je faisait tout sur papier :
mais comment ?

LES PROJETS :
(Voir la définition de David) en bref tout sujet qui nécessite plus d'une action...
Pour les projets le plus simple c'est quand même une grosse boite en carton avec des dossiers classés alphabétiquement. Chaque dossier est étiqueté sur la tranche et classé par ordre alphabétique.

A l'intérieur de chaque dossier on trouve un liste des next actions list (NAL) c'est a dire tout ce que j'ai prévu de faire sur un projet. On trouve aussi une liste de notes sur le dossier conforme à la méthode de David et des questions clefs : Quel est le résultat à produire, Comment je compte m'y prendre, Quelles sont les étapes nécessaires et bien sur quelle est la premiere chose à faire qui est reportée sur ma liste par contexte et cochée d'une X.

Tous mes projets ACTIFS ou PAS sont classés dans cette BOITE en carton genre boite de rangement. 10 euros chez le pakistanais du coin !

La boite est divisée en 2 les projets actionnables (actifs) et ceux qui ne le sont pas (non actifs). MAIS TOUJOURS CLASSE ALPHABETIQUEMENT - Elle comporte env. 90 projets.

DANS l'ACTION :
L'intéret c'est de retrouver chaque dossier instantanément. J'y met aussi des documents que je compte traiter. Ex mon dossier comptabilité professionnel contient tout ce qui concerne la compta à faire pur la boite que je ferais quand j'aurais le temps. Celui Compta personnel contient mes justificatifs de frais. C'est fou ce que cela va vite à exploiter quand on est dans l'action.

La boite est juste derrière moi il me suffit d'étendre la main et j'attrape le dossier.

Concernant les titres j'ai trouvé une formule simple pour tout immeuble c'est Propriétaire/Adresse. pour le reste c'est le plus simple possible.

Tout est étiqueté par une Brother ptouch 80 sauf les dossier temporaires qui ne nécessitent pas d'étiquetage. La j'utilise une simple étiquette et du crayon et quand c'est fini je gomme pour réutiliser le dossier pour autre chose. Il n'y a pas de "petites économies" et puis c'est bon pour les arbres !!!.

Aujourd'hui malgré l'informatique (J'ai un super Macintosh 20 pouce équipé d'Omnifocus) j'ai conservé le classement alphabétique des projets car c'est avant tout super pratique. J'ai constaté que dans le feu de l'action il est facile d'attraper le dossier et de consulter mes documents tout en discutant avec mon client alors qu'il est beaucoup moins aisé d'avoir une vue d'ensemble en recherchant les informations sur ordinateur. En plus on peut superposer ou comparer les feuilles et avoir une vue exhaustive du sujet ce qui me permet de me concentrer sur mon argumentation (et notamment de jeter un coup d'oeil sur mes mindmap décisionnelles).

Quand aux REFERENCES (pièces complémentaires dont je n'ais pas besoin immédiatement mais que je dois conserver pour un usage ultérieur) je les classe dans une autre boite à portée de main.

Quand au TIKLER rien de révolutionnaire un dossier trieur séparé en 12 mois et les 31 jours. J'ai regroupé les jours car je n'avais pas assez de séparateur ex jour 1/2 etc 30/31 et de janvier à décembre.... J'y classe tout ce dont je peux avoir besoin le jour même et le matin je jette dans ma corbeille IN ou je collecte tout les documents du jour. C'est rapide et efficace. Pas de prise de tête. Pas de système compliqué.

Pourquoi ce blog ?

Je suis passionné de GTD de David Allen et de Macintosh. J'ai découvert cette méthode de travail il y a un peu plus de deux ans à un moment crucial de la création de mon entreprise ou je ne savais plus par quoi commencer. 

Gtd m'a énormément apporté, décuplant ma capacité de travail et mon efficacité. Bien entendu j'ai voulu en savoir plus et a commencé un long chemin de croix car du papier je suis passé à l'informatique. 

Aujourd'hui je suis au bout du tunnel et après avoir beaucoup lu et appris sur le sujet j'ai souhaité partager mon enthousiasme avec vous et créer ce blog en Français. 

En éffet, il existe peu de blogs en Français mais beaucoup en Anglais. D'ou l'idée d'en faire un dans la langue de Molière.

Dans ce blog vous ne trouverez pas ou peu de référence logiciels. En revanche je mentionnerai des sites intéressant ou des vidéos qui m'ont particulièrement marqué. 

Le but du jeu ? Echanger avec vous sur les meilleurs méthodes de travail et d'application de GTD. 

Il est vrai que la méthode de David Allen n'est pas simple à mettre en oeuvre et l'utilisation de certains logiciels comme Omnifocus dont je parlerai abondamment n'est pas si simple que cela non plus. 

Ce blog se veut pratique et opérationnel. Mon objectif est d'en faire un outil éfficace d'applications pratiques au quotidien. 

Je remercie d'avance tous ceux qui participeront à cette recherche, car le plus important c'est de s'amuser en étant de plus en plus efficaces !!!.