Altitude Piste de décollage : Les premières actions.

Aujourd'hui Après le contrôle des actions, je commence une série d'articles sur un domaine mal connu de GTD la perspective, qui est après le contrôle (les 5 étapes classiques : collect, traitement (process), organisation, révision, action), est le deuxième pilier fondamental de la méthode GTD.  La perspective comme son nom l'indique consiste à exécuter vos actions en prenant du recul sur les choses. J'imagine que David Allen est passionné d'aviation car il nous propose de prendre de la hauteur par paliers de la piste de décollage (les premières actions) au 25 000 mètres vos intentions et principes. 

Au fils des articles suivant je vais traiter tous ces paliers en vous résumant en quelques mots la méthode et en vous expliquant comment je m'y prend au quotidien. Bien sur cela ne vous dispensera pas de lire le génial bouquin "tout accomplir sans effort" de David Allen (édition d'organisation) en Français (enfin) mais j'espère pouvoir vous donner un petit aperçu du processus et je vous expliquerai comment je m'y prend au quotidien. 

Le résultat immédiat que vous pouvez attendre de la maîtrise des perspectives c'est la maitrise du stress et l'efficacité immédiate façon loi de Pareto (vous savez les 80% de résultats obtenus avec 20% des informations... Mais pour pouvoir courir il faut déjà apprendre à marcher. 

Bon attaquons le sujet

Altitude Piste de décollage : Les premières actions.

Cette altitude correspond à la question "que dois je faire" avec une question essentielle "quelle est la prochaine action à exécuter". 

Tout d'abord un rappel sur mon organisation GTD

Pour gérer mes taches j'ai deux types de structures: mon agenda et la liste de mes premières actions par contextes.

• Mon agenda est un territoire sacré. Il contient mes rendez vous mais aussi mes taches à exécuter à des jours précis (exemple date du retour de vacance d'un contact que vous devez rappeler) ou à certaines échéances essentielles (ex. remise d'un rapport à un client). J'y ajoute aussi quelques points essentiels à faire en fonction de mes projets ou de mes décisions à prendre. Parfois j'ai du mal à décider. Je manque d'information. Aussi je reporte ma décision à une date précise sur mon agenda ou dans mon échancier ou sur Omnifocus, ce qui me laisse le temps d'y réfléchir...

En pratique j'ai un agenda sur ordinateur synchronisé avec mon iphone via mobile me mais je n'y met que les dates d'anniversaire de mes amis + famille et mes rendez vous.

Pour mes taches et divers j'ai un agenda papier tout bête grand format avec une vue hebdomadaire sur 2 pages. J'ai reporte mes rendez vous. En haut je met les deux ou trois bigs rock de la journée (1) et en dessous les échéances attendues exemple offre d'achat client X concernant tel immeuble. Puis mes rendez vous. J'écris au crayon et je gomme si nécessaire. J'ai aussi pris pour habitude de noter avec des flèches les projets sur lesquels je travaille (2) un peu comme des rendez vous c'est à dire mes période bloquées de travail. Tous les soir je reporte au lendemain mes projets bloqués qui nécessitent un vrai travail par exemple négocier tel immeuble, estimer tel immeuble, faire ma comptabilité ou écrire mon journal. Puis j'attaque ma liste des premières actions (Liste par contexte).

• La liste des première actions est votre liste par contextes de lieu ou d'outils, de personnes qui vous permet d'executer l'action.  J'en 'ai beaucoup parlé. 

Comme sur mon agenda je suis très prudent en ce qui concerne l'inscription de mes taches sur mes liste contextuelles. Je préfère ne mettre aucun contexte et réviser mon projet plutôt qu'être noyé d'informations à réaliser ce qui est très mauvais pour mon moral. Au pire au moment d'une révision journalière ou hebdomadaire il sera toujours temps de rajouter un contexte.

Ma liste par contexte est gérée sur un simple bloc note avec une page par contexte mais j'aimerais tant pouvoir la réaliser sur Ipad et Omnifocus. Cependant jusqu'ici cela ne m'a pas vraiment réussi. Mais je n'ai pas perdu espoir la nouvelle version sur ipad semble prometteuse. 

Puis vient l'exécution

A quoi sert un système si on ne passe pas à l'action ?

Je privilègie d'abord mon agenda papier et mes périodes bloquées. Si j'ai promis à un client de lui rendre une étude à telle date, vite je l'écrit sur mon agenda en haut dans la partie réservée aux échéances et je l'execute au moment où je l'ai décidé. Si c'est impossible, je renégocie mon engagement et je déplace l'action comme un simple rendez-vous.  En pratique il y finalement très peu de périodes véritablement bloquées.

Puis lorsque j'ai terminé je passe aux liste d'actions "Waiting for" d'abord qui vont nécessiter une relance téléphonique ou un mail. Si l'action est faisable en moins de 2 mn je le fait tout de suite si c'est plus de 2 mn et que je veux absolument l'exécuter j'essaye de la planifier dans mon agenda au plus tôt. Ces taches sont celles qui sont laissées à mon initiatives. Je les réalise ASAP.

Mes contextes sont : Waiting for/ délégué, Appels, Bureau, Mac et Mail, Maison, Someday maybe list, piste de reflexion, Agenda, people (mes conversations à aborder au telephone avec certaines personnes), mes opportunités business (liste des coups que je peux faire)

Révision

Je révise mon agenda et mes listes de premières actions plusieurs fois par jour.

Je révise mes projets en cours (s'il sont chaud) plusieurs fois par jour et au moins une fois par semaine au moment de ma révision hebdomadaire (weekly review) car c'est dans l'action que se révèle la formidable puissance de GTD et l'influence des paliers ou altitudes.  

• D'abord à partir de mes projets et de la détermination de ma "Prochaine action" 

Que le projet soit sur papier ou informatisé j'adore jeter un coup d'oeil rapide sur ses grandes lignes. J'y trouve mes schémas heuristiques, mes listes de point de négociation, mais aussi mes notes sur certains sujets. J'y trouve aussi ma liste "brainstorming" qui énumère la liste des choses à faire et les options choisie.

Bien entendu, tout en révisant mon "projet" je m'interroge toujours sur ma "prochaine action" en me posant la question de savoir si je souhaite vraiment la réaliser et si cela servira à quelque chose dans l'avancement de mon projet.

• Puis je passe à ma liste par contexte : 

Ma prochaine action ou mes prochaines actions (car il peut y en avoir plusieurs) sont alors reporté(es) sur ma liste par contexte, mais attention, sous 2 conditions déterminantes : Je n'attribue jamais un contexte à une action si je ne décide pas de vraiment l'exécuter, ET je n'hésite pas à renégocier mes engagements si besoin est c'est à dire à barrer d'un trait rageur, dans l'action une tache de ma liste d'action. .

J'ai mis quelques années à comprendre que GTD est une méthode qui privilégie l'action. C'était un peu compliqué et je me suis bêtement attaché à la partie organisation. C'est dans le domaine de l'action que j'excelle aujourd'hui même si la planification n'est pas en reste. C'est gràce à Mark Forster à Autofocus puis Superfocus que j'ai (enfin) compris GTD et l'importance des paliers. En relisant "s'organiser pour reussir" et "tout accomplir sans effort (GTD)" pour la 3 éme ou 4 éme fois je me suis aperçu que les contextes GTD pouvaient parfaitement être exécutés en fonction de la méthode de "double lecture"  (Cf Mark Forster méthode Autofocus) façon Mark Forster mais qu'en plus cela donnait à GTD un dynamisme incroyable qui permettait de décupler son efficacité dans 'action. Aussi je ne suis pls faché avec les contexte et je les utilise avec bonheur.

Mais pour revenir au sujet des paliers, J'execute mes actions en fonction de mon temps disponible, du contexte (ais je un ordinateur sous la main ou un téléphone...) de mon énergie disponible (suis je capable de faire cela) et de mes priorités (faut il vraiment le faire ou pas).  Avec là aussi une condition déterminante : Que l'action soit conforme à mon ou mes paliers supérieurs.

Mon pallier supérieur j'en parlerai plus loin c'est 10 000 mes domaines d'intérêts et de responsabilité.

Parfois certaines taches m'obligent à réfléchir plus loin et à travailler à 15 000 but et objectifs ou 20 000 vision ou même 25 000 Intention et principe.

Voici un exemple d'application pratique :

Comme vous le savez je suis dirigeant d'une société d'immobilier d'entreprise.
Comme toute société, j'ai des valeurs.
Comme tout homme, j'ai aussi des valeurs.

Un jour un de mes indicateurs m'a proposé de rencontrer et de travailler pour un nouveau client qui à mauvaise réputation. J'ai accepté de le rencontrer car je voulais en avoir le coeur net. J'avais peu d'informations sur lui alors comment pouvais je l'évaluer ?

plus tard, lors d'une affaire, il m'a imposé de réduire de 2/3 ma commission sur une affaire potentielle alors qu'il s'était engagé à la payer moralement et par écrit (mandat) alors même que je travaillais avec un de mes partenaires et que cela n'était en aucune manière justifié.

Par ses actes, je me suis effectivement rendu compte qu'il était profondément malhonnête et peu respectueux des hommes et de ses engagements. J'ai alors décidé de couper les ponts avec lui. C'était sans compter ma longue liste d'appels par contexte sur laquelle il figurait.

Lorsque j'ai été améné à le relancer au téléphone, j'ai tout simplement annulé et barré cet appel car il allait en contradiction totale avec mon pallier 25 000 qui est de "toujours travailler avec des clients loyaux et  respectueux de leurs engagements".

De la même manière j'ai coupé les pont avec des confrères qui ont eu des attitudes non déontologiques allant à l'encontre de mes valeurs et de celles de mes clients. 

Les paliers GTD sont donc essentiels. Ils conditionnent l'ensemble des "altitudes" de haut en bas et de bas en haut. Ils ont bien des conséquences concrètes sur vos actions au quotidien et sur celles de votre piste de décollage.

Et vous comment vos premières actions et ce premier pallier ?