lundi 31 janvier 2011

Un journal pourquoi Faire ?

On peut légitimement se poser la question de l'utilité d'un journal de bord qu'on soit salarié ou a son compte. Puis une fois avoir pris la décision d'en faire un on peut aussi se demander sous quelle forme ce journal doit être réalisé. Qu'y consigner ? et dans quel but ? 

Il y a quelques jours je suis allé voir mon cousin. C'est un polytechnicien 75 ans adorable et surtout très simple et accessible. Pendant des années il a navigué sur la Jeanne d'arc et il a fait le tout du monde. Soudain, il m'a sorti un joli petit cahier rouge avec de belles pages un peu jaunies, de belles photos et des anecdotes sur tous les pays qu'il a visité. C'était passionnant. En première page on y voyait une carte du monde avec au crayon de couleur le tracé des pays et continents visités Afrique, Amérique du nord et du sud etc...

De son écriture sobre et concise j'étais le témoins de sa vie, j'imaginais les paysages qu'il avait vu, je sentais les odeurs qu'il décrivait et l'atmosphère particulière de chaque lieu visité avec des noms mythiques tels que canal de suez, Papette, 40 éme rugissant, Ile Maurice, Martinique bref tout ce qui m'avait fait rêver quand j'étais môme et que je n'ais pas encore fait. 

Pourtant, longtemps, j'ai cru que faire un journal c'était un truc de midinette. Bref un truc de fille. Surtout pas pour les mecs. Mais la réalité m'a un jour fait comprendre que je me trompais. Un matin je me suis réveillé et je me suis dis voyons qu'ais je fait ses 15 dernières années ? j'ai eu un peu de mal à me souvenir de ce qui s'est passé et surtout pourquoi. J'ai eu le sentiment qu'on m'avait volé 15 ans. 

Je me suis aussi rendu compte avec surprise que j'étais incapable de tirer les leçons de mes erreurs même si je me rappelais parfaitement de mes réussites bien que ce sont souvent les erreurs qui nous permettent de progresser. Comme disait un de mes patrons "l'échec est inhérent à la réussite" mais l'inverse est pour moi aussi vrai. C'est souvent parce qu'on réussit, qu'on comprend la valeur de l'échec.

Le journal est un peu le témoin de nos vie. On peut avoir beaucoup de raisons pour l'écrire. Laisser une trace de nos vie éphémères, fixer nos idées, répertorier les grands événements de nos vies, rendre compte de nos affaires et tirer la leçon de ces événements etc...

Alors lorsque je le relis, je découvre souvent d'excellentes idées que je m'empresse de mettre en oeuvre ou de planifier. Mon journal de vie est vraiment un des outils les plus importants pour moi aujourd'hui et je ne connais pas un homme d'affaire ou un homme célèbre qui n'en ai pas fait un un jour ou l'autre. 

Il y a énormément de façon de le faire. Le miens est un grand cahier bleu A4 à spirale. Je n'ais pas de méthode particulière pour mon écriture. A vrai dire;  Je n'ai pas encore trouvé la mienne mais depuis 4 ans j'y consigne les grands événements de ma vie. Les un après les autres sans organisation particulière ni plan. J'écrit parfois 10 lignes tous les soirs, puis rien pendant des jours puis 4 pages un week end. J'y consigne mes résultats et mes échecs. Mes erreurs, mes doutes, mes certitudes. C'est un peu un confident, mon psy qui me permet de tenir le coup dans ce monde de brute et je m'en sert surtout pour rebondir et imaginer mes nouveaux projets et consigner rigoureusement mes désirs profonds. 

Et vous avez vous un journal ? 
A quoi vous sert il ? 
Avez vous une organisation particulière ? 

dimanche 30 janvier 2011

Structurer ses informations : Simplification ou usine à gaz ?



A la question faut il travailler sur un système très structuré ou pas je répondrais comme les normands "ça dépend" !. 

En fait, Il n'y a pas une méthode d'organisation (ça se saurait !) mais des méthodes d'organisation qui s'adaptent aux besoins de chacun d'entre nous. 

Mais grosso modo pour simplifier il me semble qu'il y a cependant deux façons de gérer ses taches. 

La première est d'organiser un système très structuré qui vise un inventaire exhaustif des informations quotidienne. Bref une maîtrise totale des informations. GTD rentre dans cette philosophie. Cela implique un système très élaboré de projets, de contextes, d'horizons, bref une maîtrise parfaite du Contrôle des informations et de la perspective des informations (cad des Horizons et des buts de nos actions- goals). 

L'avantage du système structuré est de ne rien négliger et de structurer toute information dans une boite qui comme les poupées russe va s'impliquer dans une plus grande, qui elle même s'impliquera dans une plus grande.

L'inconvénient d'une méthode structurée est de nécessiter une grande force de caractère, de s'accrocher au système car le moindre découragement conduit le système à partir en vrille, même s'il est toujours possible de s'y remettre et de "rattraper le coup". 

Les meilleurs outils pour GTD sont digitaux. Il est difficile d'avoir un système très structuré sur papier. Omnifocus sous Mac, et Todleddo sous mac ou pc en ligne et bien sûr Onenote sous pc et evernote pour les notes. 

(Nb le soft de todleddo sur iphone est light. Pas de fonction de recherche) 

En résumé GTD c'est bien pour les gens qui ont profession cadrée ou les informations ne se croisent pas dans tous les sens mais c'est un formidable outil si on sait l'utiliser à bon escient.Elle correspond bien à ceux qui ont un esprit scientifique. 

En ce qui me concerne j'ai un peu de mal. Je me suis rendu compte que je préfère une méthode plus souple car mes informations se croisent de partout et j'ai besoin d'être très réactif. 

La deuxième méthode consiste en une approche différente dite "peu structurée". 
Elle ne consiste pas à vouloir maîtriser l'information à tous prix mais à créer des réceptacles pour collecter cette information globalement et intuitivement, puis à l'exploiter ultérieurement. 

C'est l'approche d'autofocus de Mark Forster et de ses différents systemes tous différents mais si proches dans leur philosophie. http://www.markforster.net/blog/2010/12/16/review-of-the-systems.html

L'avantage du système est de pouvoir gérer cette information au jour le jour et de faire avancer les choses. 

Les meilleurs outils sont un bon cahier ou un bloc note, un stylo et une règle pour barrer les taches. 
Il est également possible d'utiliser des outils informatiques comme taskpaper sous mac ou simpletext sur le web et beaucoup d'autres encore (Evernote)

Les avantages d'une méthode peu structurée :
Ici l'outil importe peu l'important c'et d'avoir une bonne vision de ses bigs rocks (les gros sujets les plus importants) et de trouver un moyen de les contrôler. La méthode est également moins rigide que GTD elle est donc beaucoup plus réactive et nécessite peu d'effort. Les revues des informations sont très rapides, l'intuition est favorisée. Le système est très addictif (AF1, AF4, AF4R). Le système peut aussi paraitre perturbant pour les gens très structurés, mais il est très facile à comprendre pour ceux qui ont une culture plus "humaine" que scientifique. Pour les artistes les commerciaux en bref ceux qui se prennent moins la tête et qui sont plus tournés vers l'action immédiate. 

Inconvénients d'une méthode peu structurée :
Le système est beaucoup moins structuré que GTD. Il nécessite donc une vraie réflexion sur nos méthodes de travail. Sur ce qui fait que nous réussissons et pourquoi. Le système est donc moins cadré, il peut partir en vrille très vite mais il est tout aussi rapide à reprendre. Le choix de l'outil est aussi déterminant car l'outil n'est ici qu'une fonction support et en aucun cas un guide, un passage obligé comme peut l'être la méthode structurée. 

En résumé choisissez cette approche si vous ne voulez pas un système trop cadré mais complétez le avec un système parallèle qui vous permet de croiser les informations dans tous les sens et de les regrouper par projet sinon vous risquez de vous planter pour n'avoir pas mis en place les bon outils vous permettant de suivre vos informations et vos objectifs. 

Une solution digitale peut être d'utiliser taskpaper pour l'action et evernote pour le suivi et les notes des projets et des contacts groupes selon votre approche logique des informations afin d'y avoir un acces instantané sans vous prendre la tête. Cette solution est intéressante car elle permet d'avoir une synchronisation sur ordinateur et iphone et est peu onéreuse. Evernote est gratuit, taskpaper n'est pas cher du tout et au pire il existe des alternatives gratuites sur le web. Cependant je conseille vraiment taskpaper.  Le développer est génial et il répond toujours aux question des utilisateurs. 

Une solution sur papier peut être d'utiliser  un cahier pour les taches, un classeur pour ses projets classes alphabétiquement et ses notes. Ou un cahier avec sur la page de gauche ses taches et la page de droit ses notes du jour et un suivi de projet sur ordinateur ou dans un classeur. 

En résumé choisir un système structuré ou pas dépend grandement de son tempérament mais aussi du type de travail que l'on fait. 
Si vous avez un système de travail de type "taylorisé" et que vous êtes vous même très structurés dans votre tête l'informatique et GTD peuvent vous faire le plus grand bien. 

Si vous êtes comme moi beaucoup plus instinctifs que rationnels, sans être irrationnel non plus mais disons un peu plus artiste, un peu plus humain et réactif, et que vous trouvez le moyen de croiser les informations par un système complémentaire de type Evernote (sorte de grosse boite à chaussure qui gère des carnet comprenant des notes) alors sans hésiter choisissez Autofocus ou votre propre système et allez quand même vous inspirer de GTD pour sa formidable façon de gerer ses projet et de gerer ses perspectives. 

En ce qui me concerne j'ai encore décroché d'omnifocus et de todleedo car ce système structuré est décidément beaucoup trop rigide pour moi. Il tue littéralement mon intuition. 

Mais bon moi je suis comme ça. Si cela me plait pas je change et c'est valable pour tout ou presque. Je n'ai jamais pû supporter l'inaction, ni les système débiles qu'on nous impose dans certaines entreprises, alors qu'on pourrait faire beaucoup mieux que cela et c'est bien pour ça et pour de nombreuses autres raisons plus rationnelles que j'ai finalement crée mon entreprise il y a 4 ans  !.


Petit point sur mon blog et mon activité à Février 2011

J'ai reçu un email fort sympathique d'un de mes lecteur hier qu'il m'a fait très plaisir.
Sans trahir un secret voici ce que Maxime m'écrit :





"J’ai beaucoup appris sur la gestion du temps sur votre bloc GTDWAY. Malheureusement, je regrette votre absence depuis quelques mois. Surtout que visiblement, vous avez d’excellentes idées sur le forum de Mark Foster. Malheureusement, l’anglais n’est pas mon meilleur ami. Pensez-vous revenir de temps en temps sur votre Bloc fr ? Merci d’avance pour votre réponse !"
J'ai essayé de te répondre mais ton émail ne fonctionne pas alors je vais y répondre en public.
Alors d'abord merci de ton si gentil mot qui m'a fait très plaisir. A vrai dire j'avais cessé d'écrire car je trouvais que ne recevais pas assez de commentaires et je me demandais si j'étais vraiment lu, en bref si mon travail servait à quelque chose...

Comme tu le sais ce blog est un blog de recherche. C'est bien sûr mon blog, mon petit journal personnel, j'y teste les meilleures idées, j'apporte aussi les miennes 

Mais aussi en créant ce blog et je ne souhaite qu'une chose que les gens se l'approprient et participent car si les gens n'y participent pas, n'envoient pas d'emails et n'apportent que peu de commentaires à quoi bon ?  

D'autant plus que coté professionnel j'ai aussi énormément de boulot ! et tu comprendras que ma petite entreprise est prioritaire. 

Mais rassures toi, cela ne m'a pas empêché de bosser et j'ai testé plusieurs nouveaux systèmes et amélioré ma technique. Je suis toujours aussi passionné par GTD et les techniques d'organisation et je trouve que le blog de Mark Forster est est une belle source d'inspiration. 

Aussi, je propose à mes lecteur "un pacte" je vais m'y remettre et vous aurez bientôt de nouveaux articles sur mon blog. 

Et puisque c'est la période des voeux, j'adorerais que vous, lecteurs de ce blog, puissiez me dire ce qui vous intéresse le plus dans mon blog, quels sont les sujets qui pourraient vous intéresser ?

De quoi aimeriez vous que je parle ? 
Quels sont les problèmes que vous rencontrez ? 
Quels sont les sujets qui vous passionnent ? 

Participez, écrivez, commentez, faites part de vos expériences, de vos échecs, de vos réussites

Laissez les infos en commentaire ou si vous souhaitez l'anonymat envoyez moi un mail et j'essaierai d'y répondre. 

J'y réfléchirai et si c'est possible j'écrirai des articles à leur sujet. 

Jupiter.