dimanche 11 octobre 2009

Mon Organisation #GTD / Contextes 2

Voici la partie 2 de mon organisation sous Omnifocus : les contextes.

Les contextes sont pour moi le talon d'Achille de la méthode #GTD. Comme tout le monde j'ai bien lu le livre de David Allen GTD David Allen Company :: Books :: "Getting Things Done" Paperback et bien que je pense qu'il s'agit du meilleur livre qu'on n'ait jamais fait sur l'organisation personnelle, leur mise en oeuvre par Omnifocus est à mon avis inadaptée.

J'ai déjà parlé des contextes sur mon blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour contexte . David préconise des contextes d'unité de moyen (@téléphone, @ordinateur) de personnes (@Jane, @ClientXX, @boss...) ou de lieus (@San francisco, @ Paris, @Office, @Home). C'est pertinent.

Cependant à l'usage, je trouve que ce système n'est vraiment pas éfficace, tout au moins dans le feu de l'action. Aujourd'hui, le monde à profondément changé. C'est le temps qui compte et l'information et pas tellement les moyens. Les moyens, on a un peu prés tous les mêmes, on a tous acces au telephone, à l'ordinateur etc... Les lieus de travail deviennent flous, les hommes sont joignables partout, tout le temps...

Comme beaucoup, je travaille aussi bien à mon bureau qu'à la maison, j'ai un iphone GS avec Omnifocus pour iphone The Omni Group - OmniFocus et en plus en tant qu'entrepreneur je travaille sur des 10 aine de sujets en parallele en mono tache et j'y arrive. Pourtant, je ne suis pas superman ;)) Alors pourquoi et comment ?

C'est très simple j'ai adapté les contextes GTD à ma façon de travailler. J'ai constaté que je ne travaille bien en ne faisant qu'une seule chose à la fois dans un temps donné. En testant THINGS et THL (THE HIT LIST) - Merci à eux - j'ai constaté qu'il séparaient le temps entre @TODAY (ce qu'il faut faire aujourd'hui), @NEXT (à faire plus tard), @SOMEDAY (prévu) et j'ai rajouté deux contextes à moi @INSTANCE (ce qui est en cours de suivi, c'est une sorte de hot list des taches (pas des projets, qui est ma Hotllist projet) et @DELEGATED (pour suivre ce qui est délégué aux autres que ce soit des fournisseurs ou des clients).

Par ailleurs Omnifocus ne gérant pas (encore) les TAGS j'ai constaté que lorsque je travaillais sous le contexte @TODAY qui regroupe tout ce que je dois faire en principe dans la journée ou à très court terme ainsi que les taches à échéances pour aujourd'hui), Omnifocus sait parfaitement sélectionner les Tags écrit style @Call, @Wait, @John. Du coup pour faire mes sélections dans la volée je n'hésite à rajouter des tags d'action dans les notes relatives aux taches ou et surtout dans la tache elle même.

Le résultat est incroyable. Alors que j'ai galère comme un fou avec les anciens contextes, j'ai enfin réussi à accélérer et omnifocus est 10 fois plus efficace que tout ce que j'ai pu faire auparavant. Plus que mes liste #autofocus, et surtout beaucoup plus apaisante pour l'esprit car je sais que je peux compter sur le système et que je n'oublierai rien.

Plus besoin de cahier pour les incoming tasks, gestion on the flow des informations et ça roule.

Et le mieux dans tout cela, c'est que je suis opérationnel partout. Je peux ainsi travailler sur mes projets ou mes contextes (théorie et pratique) partout, je gagne du temps, (j'en ai fait l'expérience vendredi en attendant un client qui n'arrivait pas...) je suis plus efficace, beaucoup moins stressé et cela tout le monde apprécie (même moi ;):)) ).

Et vous comment gérez vous vos contextes sous omnifocus ?

Mon prochain article parlera des review sous omnifocus ou comment j'ai reussi à ne consacrer que 30 mn le WE à la revue de la semaine, avec plus de 3000 taches à gérer ...




5 commentaires:

Anonyme a dit…

très intéressant comme façon de procéder.
J'essaye cette semaine.
Pour mon usage perso et rester dans la logique, j'ai ajouté "@7semaine" et je liste les actions que je dois faire cette semaine.

je dois dire que pour l'instant c'est très agréable à utiliser comme ça.

De prime abord je pensais que perdre les contextes tels qu'ils étaient définis c'était perdre la méthode, mais pour l'instant c'est très productif pour moi.

Jupiter a dit…

Oui c'est une bonne idée. @7semaine permet d'avoir une liste générale à réaliser dans la semaine ;)) c'est pas idiot j'essaye aussi.

Guilhem a dit…

Vision intéressante de l'utilisation d'Omnifocus. J'ai réparti mes projets dans des répertoires: -"en cours" : pour les projets en cours de réalisation
-"de fond" : pour les projets sur lesquels je travaille lorsque j'ai un moment
-"actions uniques" pour les taches quotidiennes et les projets ne nécessitant qu'une seule action
-"à venir" : pour les sujets suivants et déjà planifiés
-"en incubation" : pour ceux pour lesquels je n'ai pas défini d'actions précise ou qui sont encore au stade de l'ébauche.

Pour les références j'ai couplé Omnifocus à Evernote qui lui aussi propose une application Mac et iPhone :)

Ça me permet d'organiser mes actions dans le temps en préservant les éléments de contextes.

Jupiter a dit…

Coupler OF avec Evernote me semble une bonne idée. Cela présente l'avantage d'avoir une solution "en ligne" ce qui professionnellement est un atout. Je travaille actuellement à une externalisation de mes notes et références. Je vais tester et peut être vous en parler dans un prochain article.

Jupiter a dit…

Additif 02/2010 J'ai abandonné Omnifocus qui était trop lourd et compliqué pour moi.