mercredi 21 octobre 2009

Leçon essentielle pour les entrepreneurs

Une fois n'est pas coutume, avant de vous parler des GTD Review, je vous communique une vidéo exceptionnelle sur la "chance" et l'entrepreneuriat. Elle me semble tellement importante que je n'ais pas pu résister de vous la faire partager immédiatement.

Véritablement visionnaire et géniale, cette présentation de bon sens et parfaitement construite, résume plus qu'un long discours les principes essentiels qui doivent guider l'entrepreneur.

L'entreprise dont je suis le président fondateur les applique scrupuleusement depuis sa création. http://www.aristoneconseil.fr . C'est probablement une des clefs de notre réussite avec, l'innovation, notre obsession de la qualité du "Service client"pour reprendre un expression de Philippe BLOCH (SERVICE COMPRIS), ainsi que nos principes fondamentaux de déontologie.

Bref, comme vous le voyez on adore ! à consommer sans modération.

Sources à venir et communiquée dès que j'en ai connaissance.

video

dimanche 11 octobre 2009

Mon Organisation #GTD / Contextes 2

Voici la partie 2 de mon organisation sous Omnifocus : les contextes.

Les contextes sont pour moi le talon d'Achille de la méthode #GTD. Comme tout le monde j'ai bien lu le livre de David Allen GTD David Allen Company :: Books :: "Getting Things Done" Paperback et bien que je pense qu'il s'agit du meilleur livre qu'on n'ait jamais fait sur l'organisation personnelle, leur mise en oeuvre par Omnifocus est à mon avis inadaptée.

J'ai déjà parlé des contextes sur mon blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour contexte . David préconise des contextes d'unité de moyen (@téléphone, @ordinateur) de personnes (@Jane, @ClientXX, @boss...) ou de lieus (@San francisco, @ Paris, @Office, @Home). C'est pertinent.

Cependant à l'usage, je trouve que ce système n'est vraiment pas éfficace, tout au moins dans le feu de l'action. Aujourd'hui, le monde à profondément changé. C'est le temps qui compte et l'information et pas tellement les moyens. Les moyens, on a un peu prés tous les mêmes, on a tous acces au telephone, à l'ordinateur etc... Les lieus de travail deviennent flous, les hommes sont joignables partout, tout le temps...

Comme beaucoup, je travaille aussi bien à mon bureau qu'à la maison, j'ai un iphone GS avec Omnifocus pour iphone The Omni Group - OmniFocus et en plus en tant qu'entrepreneur je travaille sur des 10 aine de sujets en parallele en mono tache et j'y arrive. Pourtant, je ne suis pas superman ;)) Alors pourquoi et comment ?

C'est très simple j'ai adapté les contextes GTD à ma façon de travailler. J'ai constaté que je ne travaille bien en ne faisant qu'une seule chose à la fois dans un temps donné. En testant THINGS et THL (THE HIT LIST) - Merci à eux - j'ai constaté qu'il séparaient le temps entre @TODAY (ce qu'il faut faire aujourd'hui), @NEXT (à faire plus tard), @SOMEDAY (prévu) et j'ai rajouté deux contextes à moi @INSTANCE (ce qui est en cours de suivi, c'est une sorte de hot list des taches (pas des projets, qui est ma Hotllist projet) et @DELEGATED (pour suivre ce qui est délégué aux autres que ce soit des fournisseurs ou des clients).

Par ailleurs Omnifocus ne gérant pas (encore) les TAGS j'ai constaté que lorsque je travaillais sous le contexte @TODAY qui regroupe tout ce que je dois faire en principe dans la journée ou à très court terme ainsi que les taches à échéances pour aujourd'hui), Omnifocus sait parfaitement sélectionner les Tags écrit style @Call, @Wait, @John. Du coup pour faire mes sélections dans la volée je n'hésite à rajouter des tags d'action dans les notes relatives aux taches ou et surtout dans la tache elle même.

Le résultat est incroyable. Alors que j'ai galère comme un fou avec les anciens contextes, j'ai enfin réussi à accélérer et omnifocus est 10 fois plus efficace que tout ce que j'ai pu faire auparavant. Plus que mes liste #autofocus, et surtout beaucoup plus apaisante pour l'esprit car je sais que je peux compter sur le système et que je n'oublierai rien.

Plus besoin de cahier pour les incoming tasks, gestion on the flow des informations et ça roule.

Et le mieux dans tout cela, c'est que je suis opérationnel partout. Je peux ainsi travailler sur mes projets ou mes contextes (théorie et pratique) partout, je gagne du temps, (j'en ai fait l'expérience vendredi en attendant un client qui n'arrivait pas...) je suis plus efficace, beaucoup moins stressé et cela tout le monde apprécie (même moi ;):)) ).

Et vous comment gérez vous vos contextes sous omnifocus ?

Mon prochain article parlera des review sous omnifocus ou comment j'ai reussi à ne consacrer que 30 mn le WE à la revue de la semaine, avec plus de 3000 taches à gérer ...




Mon Organisation #GTD / Projets

Bonjour, Il est temps maintenant - comme je vous l'avais promis - de vous présenter mon organisation au 11/10/2009. Elle est 100% compatible GTD

Je l'ai imaginée, pour qu'elle soit efficace avec pour objectif de résister à mon activité à haut stress et à la masse d'information qui me submerge charge jour.

Comme vous allez le voir elle repose sur des principes simples :

- Avoir l'information immédiatement disponible,
- Pouvoir réagir immédiatement quelles que soient les circonstances,
- Pouvoir prendre du recul sur les événements tout en restant pragmatique.

On y va ?

Dans mon précédent article je vous ai parlé du papier. Les choses ont évoluées. Me recentrer autour du papier m'a permis de faire le point sur ce qui est important ou pas, de nettoyer ma base d'information. Le papier "ne tenant pas le choc" j'ai commencé à réfléchir sur l'idée que je devais absolument tout centraliser sur un seul système d'organisation informatique ou papier mais que pour éviter les doublons et les pertes d'information, je devais impérativement choisir. Après avoir testé de nouveau logiciels en ligne dont le petit dernier (très bien fait) Getting things done Getting Things Done GTD software, task manager, and to-do list, and project management. J'ai aussi testé la dernière version de THINGS Things - task management on the Mac qui reste encore bien insuffisante mais qui à pour moi, une excellente approche des contextes. Au final; j'ai choisi Omnifocus, The Omni Group - OmniFocus ça vous surprend ?

Je voulais un système fiable ce qui je puisse compter et que je connaisse bien ou au moins que je ne passe pas des heures à comprendre et à mettre en oeuvre. Je vous ai déjà parlé d'Omnifocus, GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour omnifocus et de l'extraordinaire capacité de ce logiciel de gérer des projets mêmes complexes. Il a aussi un énorme avantage. Il est complètement paramètrable (projet/Sous projets/ Taches/ Sous taches / Contextes / Liens / alias etc... ).

Donc pour aller vite mes projets sont organisés par AREAS des plus chauds au plus froids ou tout au moins de ceux qui nécessitent le moins de travail. Cf mon image. La Hotlist ce sont mes listes de projets que je suis qui évoluent tout le temps. Les MIT, LES BIGS ROCS à court terme ou essentiels à mon activité. Ex. si je dois remettre la TVA le 19/10 je vais inscrire.

HL : TVA a preparer = Hotlist/Projet TVA /essentiel de ce que j'ai prévu de faire/ Echeance.


1. NEGOCIATION = Mes dossiers en cours de signature ou qui vont bientôt l'être (espérons !)

2. BUSINESS = Mes dossiers que je travaille (après ceux en négociation)

3. INSTANCE = Mes dossiers qui sont pour la plupart gelés ou à travailler si j'ai le temps.

4. AC = Tout ce qui concerne ma société : Fiscal, Social, développement etc...

5. HOME = Ce qui concerne ma famille

6. GTD = Ce qui concerne GTD

7. Divers = Taches qui ne rentrent pas dans un projet

ARCHIVE = Mes dossiers Traités ou pas.

ABANDONNE = Les dossiers que j'ai abandonnés svt provenant d'Instance.


Et vous, comment gérez vous vos projets sous Omnifocus ?


Voici en bref. Dans mon prochain article je parlerai des contextes sous omnifocus. J'ai beaucoup travaillé sur ce sujet et j'ai (enfin) trouvé une solution qui marche.