mardi 28 septembre 2010

Comment définir et tenir ses objectifs hebdomadaires (Papier)

Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais tous les jours je rencontre le même soucis. Je reçois des centaines d'informations par mail, tel, courrier, rdvs etc.... je dois gérer des projets tous différents qui n'ont souvent rien à voir les uns avec les autres, et je dois aussi faire "avancer les chose" 

Voici un résumé rapide de mes petits trucs du moment qui me facilitent la vie et qui me permettent de tenir mes objectifs. 

D'abord pour tenir des objectifs, il faut déjà en avoir. Soit on vous les impose, soit vous vous les fixez vous même.  Je passe donc du temps à faire un point régulier sur ce que je veux faire,  à contrôler l'avancement de ce que j'ai fait et à corriger ce qui doit l'être...

Pour cela j'ai un petit secret que je partage avec vous (on est entre nous). 

J'ai deux cahiers A4 à spirale. L'un sert à prendre des notes, l'autres sert à noter mes taches  (autofocus). J'ai tellement parlé de cette merveilleuse méthode que je n'y reviens pas. Je vous laisse relire les pages de mon blogs si le sujet vous intéresse. 

Mais je n'ais pas parlé ou peu de mon cahier de note. C'est un cahier qui ne me quitte jamais. J'y note toutes les information qui m'arrivent par tous moyens ainsi que les entretiens avec mes clients lors des rdvs. C'est une méthode qui j'applique depuis que je travaille (plus de 25 ans) et qui me réussit bien. 

Tous les jour je note la date en haut au milieu et je saisi tout ce qui m'arrive que cela soit au téléphone (n° etc...) ou des réflexions et des idées. Je considère ce cahier comme un entrepôt à informations. Je me moque de savoir si elles sont organisées ou pas l'important c'est qu'elles soit saisies pour être exploitées.

Chaque semaine je réserve une page pour noter mes bigs rocs de la semaine mais sur une page dédiée. 
Voici la présentation de ma semaine :

Lundi 27/9/10
Wait : dossier de l'investisseur X (échéance Jeudi)
Travail dossier XXXXX
Travail dossier YYYYY
Travail dossier ZZZZZ
Travail demande DDDDDD

Mardi 28/9/10
Wait : Client ZZZ doit me donner une réponse
Travail TVA (doit être remise Vendredi)
Comptabilité : remplir le ficher comptable remise au comptable mercredi pour vérification

et c'est comme cela toute la semaine...

A droite de la page il y a une liste de mes principaux projets sur lesquels j'ai décidé de travailler cette semaine avec l'objectif que je me suis fixé. 

ex. Dossier CERGY - Organiser rdv avec clients
Comptabilité Finir la TVA (vend. 1/10)
Vacance réserver la maison (attention vacances dans 1 mois !) 
etc...

Tous les détails de ces projets sont repris dans mon cahier de taches Autofocus et effectué petit à petit mais de façon très focus par tache. 

Avec ce système très simple je contrôle ma semaine de façon rationnelle. Je défini mes objectifs de la semaine souvent en fin de semaine (le vendredi) et je peux compléter ma liste générale de la semaine au fur et à mesure de son avancement. Je ne perd rien et cela me donne une grande sérénité. Pas besoin de tableau de bord complets de dossiers compliqués. Une simple séance en fin de semaine suffit pour voir ce qui s'est passé, corriger les erreurs et définir de nouveaux objectifs pour la semaine suivante. Dernier avantage j'ai un historique des bigs rocks aussi bien sur mon cahier de note que dans le détail sur autofocus.

Je vous avoue que depuis que j'ai testé cette méthode cela fonctionne bien. 

ET vous comment définissez vous et contrôlez vous vos objectifs hebdomadaires ? 

samedi 11 septembre 2010

Un nouvel Ipad pour 2011

La nouvelle est tombée !cf.  http://www.ipadd.fr/  Comme je le disait dans mon article du 28 mai 2010 http://gtdway.blogspot.com/search?q=ipad il est fort probable qu'Apple sorte un nouvel Ipad et ne respecte pas le délai d'un an entre chaque version. On dit qu'il sortirait pour les fêtes de Noel pour nicker la concurrence, qu'il serait plus petit, plus puissant, équipé peut être d'une camera pour la visio conférence, d'un port USB et d'un système plus facile de synchronisation.

Voici ce que j'ai écrit en commentaire sur l'article :

"Pour moi une nouvelle version est indispensable. Comme je l’ai dit sur mon blog et depuis la sortie de l’appareil L’Ipad est un gadget aujourd’hui inadapté au monde de l’entreprise.
Mais je vais aujourd’hui modérer mon propos. Je pense qu’il a un formidable potentiel. Il est indispensable d’intégrer les nouveaux éléments dont vous parlez, USB, Camera, réduction de taille, légèreté, facilité de transfert et de synchronisation des fichiers, prix raisonnable, mémoire suffisante, synchro avec time machine. C’est à ce prix qu’Apple pourra bouter la concurrence est en faire un « must have » utile, efficace et puissant. L’iphone est un formidable outil alors pourquoi pas l’Ipad.
Encore une fois, Apple a fait les choses trop vite. Ce qui semble une constante depuis quelques temps (ex. l’iphone 1 puis 3G puis 3GS puis 4) Ils auraient du peaufiner leur produit avant d’en sortir un nouveau. Si effectivement ils sortent le nouveau à peine 6 mois après le 1er et qu’il est vraiment amélioré, les gens qui ont acheté la 1ere version vont être furieux (faut pas prendre les consommateurs pour des cons) mais il y aura toujours des gens pour acheter ce nouvel Ipad (à commencer par moi car celui là au moins il sera au point et ils auront essuyés les plâtres) espérons….

Pendant qu'on y est : attention la version d'Ilife date de septembre 2009 on va surement avoir droit à une nouvelle version bientôt. Ne vous faites pas piéger !!!!

jeudi 9 septembre 2010

La forme, n'empeche pas le fonds, ni l'efficacité d'ailleurs...

J'ai eu une grande conversation avec un des meilleurs professionnels que je connais aujourd'hui. C'est un garçon que j'aime bien. Je ne comprends pas toujours tout ce qu'il fait mais une chose est sûre : il est redoutablement efficace et super sympa ce qui ne gâte rien. 

A un moment pendant le déjeuner il me sort un agenda hebdomadaire complètement gribouillé. Il n'y avait pas une ligne de disponible par semaine et chaque semaine depuis janvier était aussi raturée que la suivante. C'était quasiment illisible, en tout cas pour moi. 

Imaginez mon émotion... Moi qui prétend être organisé, assez efficace quand même et structuré j'ai du mal à comprendre comment au milieu d'un bordel pas possible on arrive à être efficace et à agir au bon moment et à faire autant d'affaires. 

Je n'ai pas pû résister. 

Voici notre conversation et sa méthode que je vous livre aujourd'hui et qui vaut son pesant de cacahouètes !

- "Tu sais que je suis passionné de méthode d'organisation, alors comment tu fais pour t'organiser ? (...)
- Bof c'est simple je note tout ce qui est important ce que je dois faire n'importe où sur chaque journée et les rdvs en même temps". 

- "Tu n'as pas trop de ratures ? 
- Non les ratures on s'en fout j'ai une bonne mémoire et le principal c'est de savoir ce que j'ai à faire... Surtout les choses importantes..."

"Et après , ... 
Après le soir je commence par faire un compte rendu de tout ce qui est important historique par dossier. Et surtout, surtout je reprends mes taches et je prépare la liste des choses à faire pour le lendemain..."

"Et puis ? 
Ah... En fin de semaine je révise mes projets en cours, je décide ce que j'ai à faire la semaine suivante, je réfléchis à la bonne stratégie et j'essaye de faire toutes les semaines, les mois , les trimestres, les 6 mois, une fois par an, pour les 3 ans qui viennent. La stratégie c'est important... "

Quand je lui ai montré mon système sur Omnifocus iphone il m'a simplement dit :

"Tu sais avec moi ça ne marcherait pas car je ne supporte pas les cadres trop rigides et avec l'informatique on voit rien... Alors moi je préfère mon agenda et ma feuille de route journalière, le tout raturé de partout... "

Finalement il n'a pas totalement tort. D'abord cela lui convient et cela c'est l'essentiel. C'est efficace. Quand je vois le chiffre qu'il fait je me dit que je ferais bien de bosser d'avantage et plus efficacement et sans me prendre la tète avec des méthodes... L'important c'est pour un commercial ce qu'on fait (les affaires) et qui on voit. 

Quelle leçon ! J'ai souvent remarqué que certains commerciaux qui arrivent avec des cahiers ou agendas bourrés de notes de papiers et d'autres choses sont parfois remarquables. Cela ne les empêche pas d'être efficaces. 

Quand à la méthode, j'en suis resté tout dubitatif. (riiires) mais elle marche ! .... pour lui...
Et pour vous ? 

mercredi 8 septembre 2010

Omnifocus : Comment adapter Autofocus de Marc Forster

 Dissociation /Date d'ajout/ disponibles/ Etat et durée quelconque.


Cela fait un moment que je cherchais à palier à un problème qui est l'adaptation de la merveilleuse méthode de Marc FORSTER AUTOFOCUS 4 (AF4) dont j'ai pas mal parlé (faire une recherche sur la loupe) sur un système digital. 

J'ai choisi Omnifocus bien sûr...
Sa fiabilité n'est plus à prouver, la gestion des projets est facile,
et j'adore la facilité avec laquelle on peut les réviser une fois par semaine et rentrer des données nouvelles.

Mais il a un petit soucis : l'absence de tags comme sur taskpaper, things ou d'autres logiciels.  En attendant d'avoir des tags ce qui viendra peut être un jour, voici la solution que je vous propose.

Concernant les contextes oubliez les contextes dédiés et trop spécialisés. 

Pour votre BACKLOG :
Utilisez naturellement dans votre saisie par exemple : 
- Call/ Bernard X pour le devis du projet y, 
- Do/ Préparer le devis X pour le projet Z, 
- Wait du fournisseur tartenpion sa livraison de caisses à savon, 
- Home/ Répertorier ma collection de disques...

Pour votre LISTE ACTIVE : mettez le contexte Actif. OK ! Vous avez la tout vos éléments les plus récents EN LISTE ACTIVE (et donc les plus chauds le plus souvent )  et dans la BACKLOG votre liste générale sur laquelle vous travaillez jusqu'à ce que vous ne puissiez plus rien faire.

Et en INBOX vos encours de traitement. 

Quand vous n'arrivez pas à faire quelque chose passez le Dissmissed et si vous hésitez encore à le faire ou pas passez le someday may be....

Voici une façon simple d'utiliser les 2 méthodes et en plus d'avoir une synchro sur iphone.

Et pour l'ACTION : il suffit de faire dans le champs recherche Call et vous aurez tout vos appels. L'avantage aussi est désormais d'avoir des tags. On peut donc mettre Call/Wait quelque chose / Projet x et retrouver l'information à toute vitesse au moment de votre liste d'appels ou le matin quand vous controlez ce que vous attendez des autres.

Bon l'inconvénient est de pas mal utiliser la fonction recherche d'Omnifocus mais rassurez vous elle est super rapide. Même sur Iphone, sauf qu'on a aussi sur cette version iphone les taches achevées mais je pense que c'est un bug temporaire.

Vous pouvez aussi créer des perspectives mais mon expérience m'a fait réaliser que c'est souvent une usine à gaz et le jeu n'en vaut pas toujours la chandelle.