jeudi 19 février 2009

Projets & le Tickler & Reference

Le papier c'est ce qu'il y a de plus simple pour commencer. Je connais des gens parfaitement efficaces qui n'utilisent que cela et ne sont pas considères comme des "Has been" parceque se ne sont pas des "geek".

J'ai moi même utilisé le papier pour tout pendant plus d'un an et je faisait tout sur papier :
mais comment ?

LES PROJETS :
(Voir la définition de David) en bref tout sujet qui nécessite plus d'une action...
Pour les projets le plus simple c'est quand même une grosse boite en carton avec des dossiers classés alphabétiquement. Chaque dossier est étiqueté sur la tranche et classé par ordre alphabétique.

A l'intérieur de chaque dossier on trouve un liste des next actions list (NAL) c'est a dire tout ce que j'ai prévu de faire sur un projet. On trouve aussi une liste de notes sur le dossier conforme à la méthode de David et des questions clefs : Quel est le résultat à produire, Comment je compte m'y prendre, Quelles sont les étapes nécessaires et bien sur quelle est la premiere chose à faire qui est reportée sur ma liste par contexte et cochée d'une X.

Tous mes projets ACTIFS ou PAS sont classés dans cette BOITE en carton genre boite de rangement. 10 euros chez le pakistanais du coin !

La boite est divisée en 2 les projets actionnables (actifs) et ceux qui ne le sont pas (non actifs). MAIS TOUJOURS CLASSE ALPHABETIQUEMENT - Elle comporte env. 90 projets.

DANS l'ACTION :
L'intéret c'est de retrouver chaque dossier instantanément. J'y met aussi des documents que je compte traiter. Ex mon dossier comptabilité professionnel contient tout ce qui concerne la compta à faire pur la boite que je ferais quand j'aurais le temps. Celui Compta personnel contient mes justificatifs de frais. C'est fou ce que cela va vite à exploiter quand on est dans l'action.

La boite est juste derrière moi il me suffit d'étendre la main et j'attrape le dossier.

Concernant les titres j'ai trouvé une formule simple pour tout immeuble c'est Propriétaire/Adresse. pour le reste c'est le plus simple possible.

Tout est étiqueté par une Brother ptouch 80 sauf les dossier temporaires qui ne nécessitent pas d'étiquetage. La j'utilise une simple étiquette et du crayon et quand c'est fini je gomme pour réutiliser le dossier pour autre chose. Il n'y a pas de "petites économies" et puis c'est bon pour les arbres !!!.

Aujourd'hui malgré l'informatique (J'ai un super Macintosh 20 pouce équipé d'Omnifocus) j'ai conservé le classement alphabétique des projets car c'est avant tout super pratique. J'ai constaté que dans le feu de l'action il est facile d'attraper le dossier et de consulter mes documents tout en discutant avec mon client alors qu'il est beaucoup moins aisé d'avoir une vue d'ensemble en recherchant les informations sur ordinateur. En plus on peut superposer ou comparer les feuilles et avoir une vue exhaustive du sujet ce qui me permet de me concentrer sur mon argumentation (et notamment de jeter un coup d'oeil sur mes mindmap décisionnelles).

Quand aux REFERENCES (pièces complémentaires dont je n'ais pas besoin immédiatement mais que je dois conserver pour un usage ultérieur) je les classe dans une autre boite à portée de main.

Quand au TIKLER rien de révolutionnaire un dossier trieur séparé en 12 mois et les 31 jours. J'ai regroupé les jours car je n'avais pas assez de séparateur ex jour 1/2 etc 30/31 et de janvier à décembre.... J'y classe tout ce dont je peux avoir besoin le jour même et le matin je jette dans ma corbeille IN ou je collecte tout les documents du jour. C'est rapide et efficace. Pas de prise de tête. Pas de système compliqué.

4 commentaires:

Boréale a dit…

Salut Jupiter !
Merci pour cet article ! Il te paraît sans doute tout simple mais pour moi qui suis en pleine lecture d'Allen et mise en place de son système, il est très utile ! :-)

Jusqu'ici j'ai bien mis en place toutes les NAL, contextes 'n co, mais j'ai peut-être un peu trop tendance à simplifier, en me disant : moi je n'ai pas besoin de ce classement papier de projets, moi je n'ai pas besoin des tickler files.... Pour ce qui est du classement des projets, tu me fais changer d'avis... ;-)

Boréale a dit…

Je viens d'aller lire (relire en fait) ton long commentaire chez P.Morsa... Il y a vraiment beaucoup de choses que j'espère te voir détailler ici ! :-)
En particulier les rituels !? ;-)

PS : Dommage que tu n'aies pas de flux RSS...

Jupiter a dit…

Boreal, Merci pour ton commentaire. Cela fait toujours plaisir.

Les rituel c'est les process. J'expliquerai cela sur mon blog mais lis les commentaires sur le site de Pierre c'est clair. En gros pour simplifier ce sont les mêmes choses que tu fais tous les jours. Un peu comme le check list d'un pilote d'avion. C'est bien parce que cela te permet d'obtenir des résultats à force de toujours taper sur le même clou.

Pour le flus RSS il y en a un il suffit de cliquer dans la fenetre à coté de l'adresse et tu peux t'abonner sur Mac dans Mail ou ton navigateur sinon va sur google reader copie mon adresse et tu recevra les articles tous les jours. Ou abonnes toi dans la marge cela doit marcher !!!!

sebcolor a dit…

Salut Jupiter… Pour le flux rss, les gens ne sont pas toujours au courant qu'ils peuvent l'atteindre par un bouton dans la barre d'adresse des navigateur mozilla et gecko. Pour IExplorer - 75% des cas - c'est encore ailleurs, dans la barre d'outils. Avec l'interface d'administration de ton blog, tu devrais facilement mettre un bouton avec une belle icône pointant vers ton flux.