mardi 21 juillet 2009

GTD, productivité et le papier

J'ai pris un moment pour tester de nouvelles méthode de travail. Ainsi je voulais augmenter ma productivité et surtout avoir un meilleur contrôle de mes informations.

Après 2 ans et demi de GTD je me disais que se serait pas mal d'avoir un outil informatique qui me permette d'être plus efficace, d'emporter mes informations partout et surtout d'avoir un meilleur contrôle sur mes actions.

Lors de mon dernier post, j'étais si content d'avoir un iphone que je pensais avoir finalement reussi à trouver la bonne solution informatique avec OMNIFOCUS, celle qui me permettrait de globalement tout contrôler et peut être d'etre un peu plus rapide dans mon travail.

Alors j'ai travaillé dur et j'ai vraiment essayé d'y arriver. Mais je me suis rendu compte que persister à vouloir tout rationaliser, à mettre dans des cases informatiques, c'était une erreur. Dans mon activité la rigueur ne doit pas être synonyme de rigidité. J'ai perdu du temps, de l'énergie, des résultats mais j'ai aussi appris.

L'informatique est trop rigide quand on travaille en commercial sur un nombre limité de projets comme en immobilier d'entreprise en investissement. Le papier offre une plus grande souplesse et un bien meilleur contrôle des informations et taches sans compter une meilleure adaptabilité aux contextes GTD et aux évolutions inhérentes à nos activités.

Lorsque j'ai réfléchis à mon systéme d'organisation et "rectifié le tir", j'ai trouvé intéressant de me poser les "bonnes questions". C'est quelque chose que vous pouvez faire aussi, pour vous... Alors :
  • Pourquoi vous organisez vous ?
  • Qu'est ce que vous attendez de votre système d'information ?
  • A quoi sert il ? Et pour quel objectif ?
Toutes ces questions sont finalement assez simples. Elles répondent à une seule et même question POURQUOI. C'est le pourquoi qui nous permet de trouver le COMMENT. C'est le comment qui nous fait passer du rêve à la réalité. Cela vaut le coup de prendre un moment pour réfléchir à tout cela.

Mais tout systéme d'organisation a souvent pour objectif de pallier à nos faiblesse et souvent à notre mémoire.

Un de mes partenaire a une mémoire assez exceptionnelle. Il se souvient de tout, des dates, des chiffres, des conversations etc...

Moi j'ai plutôt une mémoire de poisson rouge, pour tout ce qui ne m'intéresse pas et un mémoire exceptionnelle pour tout ce qui me passionne. Mais dans ma vie d'entrepreneur pour 5 minutes de bonheur je passe souvent 55 minutes de choses moins drôles et franchement pas vraiment passionnantes. Alors j'essaie d'augmenter mes minutes de bonheur et de réduire mes minutes d'obligations diverses et variées.

Alors pour tenter de maîtriser mes informations, J'ai vraiment travaillé sur informatique. Je me suis beaucoup investis sur la plupart des logiciels GTD et surtout sur Omnifocus.

Après plein de tests, d'expériences diverses et variées et de journée à bricoler, franchement rien n'est plus éfficace pour moi qu'une simple feuille de papier.

Oui, j'en reviens aux fondamentaux. Mais avec mes méthodes mixtes GTD, AUTOFOCUS version light et méthode JUPITER. Et toujours sur papier.

En ce moment tout est GREEN alors je me suis mis aussi je collecte toutes les feuilles de papier qui ont un verso libre (pub, courriers divers etc) et je les recycle pour mes feuille GTD. J'utilise des code de stabilots en couleur qui me permettent de retrouver mes informations et je suis bien plus heureux et beaucoup plus éfficace depuis que je re utilise le papier.

Oui je sais, l'informatique devait tout remplacer et mettre au chômage les fabricants de papiers. Mais à mon avis c'est pas pour demain !!!!.

Il y a quelque chose que ne parviendront jamais à faire les logiciel. Ce sentiment incroyable tactile de la feuille de papier d'appropriation instantané de l'information. Comme si elle était et qu'elle avait toujours été. Il n'y apas d'interface Homme machine. Le papier c'est naturel, cela vit, cela existe et lorsqu'on le froisse pour le jeter rageusement à la poubelle cela procure un vrai sentiment de plaisir.

Enfin nous oublions souvent que nous avons à disposition le plus puissant des ordinateurs, un être incroyable qui nous échappe encore et qui souvent nous fait prendre des décisions cruciales allant parfois même à l'encontre même de notre raison et avec justesse : notre cerveau.

C'est lui qui doit être au centre de tout.

Alors ne laissez pas à une machine le soin de décider pour vous.

La décision est votre privilège, votre raison de vivre, votre liberté de penser et d'agir. Un ordinateur c'est un exécutant numérique. Une simple machine qui fait ce qu'on lui dit de faire. Une sorte de supercalculatrice qui est utile pour certaines choses mais nuisibles pour d'autres.

Notre richesse, c'est nos capacité à innover, à inventer, à vivre dans le monde parmi les autres.

Et je me dis que le papier à encore de beau jours devant lui et qu'au moins grâce à lui on peut vraiment être efficace !.


5 commentaires:

Claire a dit…

Bien que travaillant dans un tout autre contexte que le vôtre, j'en viens à partager votre opinion. L'outil informatique peut avoir tout son intérêt pour ceux qui travaillent en groupe comme des développeurs informatiques, mais dès que l'on est seul - ou seul à décider -, rien ne vaut les listes sur papier. Je prends plaisir à rayer les tâches à mesure de leur accomplissement, plaisir que ne me donne pas le geste de cocher une case dans L*tus n*tes :).
La capacité d'innovation est notamment soulignée par M. Forster d'Autofocus quand il conseille de se donner des tâches telles que "réfléchir à" ou "étudier" : se mettre en condition de se remuer les méninges donne une plus grande sensation d'intelligence que le clicotage erratique sur la Toile !

Ambiome a dit…

Etant moi même une grande utilisatrice des nouvelles technologies, j'ai tenté de gérer mes taches informatiquement, mais comme toi je me suis rendue compte que rien ne remplacait le papier en la matière ! Comme toi, à l'exception d'un carnet, je recycle le papier (enveloppes, verso d'impressions ratées...), et cette technique me convient parfaitement !

Jupiter a dit…

@ Tous & toutes : Merci pour vos commentaires. Cela fait plaisir et c'est passionnant de vous lire aussi !

@Claire Tu as tout a fait raison, il y a un vrai plaisir à rayer une tache et on réfléchit beaucoup mieux sur papier. Je vois que tu es aussi une adepte de Marc Forster. AF c'est très intéressant. Mais GTD a de gros atouts aussi. Je crois avoir réussi a bâtir un pont entre les 2 méthodes. Cela fait 8 mois que je la teste et pour l'instant cela marche !!!! J'en parlerai bientôt.

@Ambiome Bravo ! plus on est a recycler mieux c'est !
Moi quand je fais cela j'ai un peu le sentiment de faire quelque chose pour la planète et le fait de recycler une publicité ou un courrier idiot comme ceux des banques qui nous mettent toujours plein de blabla comme par hasard sur une feuille à part me donne un véritable plaisir. D'autant plus qu'apres, ce papier sera mis dans les poubelles jaunes et donc peut être recyclé !!!!

MLe a dit…

Le problème des feuilles, c'est de les garder sur soi en permanence. Alors, j'utilise mon PDA comme dictaphone et lorsque le temps me le permet, je les ajoute à ma liste de tâches. J'ai aussi entendue parler d'autofocus v.2.

Anonyme a dit…

Bonjour, moi aussi je suis revenu au papier, au moins partiellement : racheté un beau filofax, calendrier 1 semaine sur 2 pages (vision claire et immédiate), des todo lists classées par domaine (avec la date de création de la tâche...), et mes fiches clients (plus facile à feuilleter quand c'est en papier !).

Ceci couplé au smartphone qui conserve mes 1200 contacts et leur historique (inlogeable dans un filofax !), ma compta, les alertes, mes comptes rendus et les copies de mes tableurs importants.

Cette combinaison fonctionne bien, en tous cas je me sens plus productif que lorsque tout était géré zéro papier (pas toujours pratique ni clair).