mercredi 9 décembre 2009

Mon Organisation / Ma méthode - GTD et Autofocus (AF4)

GTD : Force est de constater que pour moi GTD dans son application stricte ACTION ne fonctionne pas.

GTD c'est génial pour penser, classer, organiser, prendre du recul mais pour l'action c'est frustrant et  pas du tout efficace en tout cas pour moi... Désolé David ;)).

Le processus de selection (Traiter/process) GTD est pénible et compliqué. C'est surement formidable pour une grande entreprise avec ses processus standardisés mais pour moi qui ai besoin de réactivité, de foncer efficacement, il est totalement inadapté. C'est un fait que je m'emmêle toujours les pinceaux en l'utilisant pour l'action strictement depuis 3 ans et pire, il me bloque, me frustre et m'ennuie totalement. Il me donne le sentiment de ne plus rien savoir sur rien... C'est embêtant

La next action est une bonne idée mais dans la gestion de projet c'est souvent une sacré prise de tête de la sélectionner dans la plupart des systèmes alors qu'il suffit de flagger les taches dans Omnifocus y compris les prochaines actions et de le reporter dans AF4 qui automatiquement fera le trie entre le necéssaire et le superflu.

Aussi je me demande à quoi peut servir un système d'organisation qui normalement est fait pour agir, si au moment de faire on est totalement paralysé ?

Donc, dans l'action, pour agir, je lui préfère autofocus. Avec lui pas de proscratrination, pas d'état d'âme on fait les choses. Mais il n'est pas adapté pour réfléchir et prendre du recul.
Avec Autofocus on bosse point.

Comme c'est étrange, avec ce système j'ai un sentiment de contrôler toutes mes actions. Par ailleurs je trouve le système particulièrement addictif, plus je l'utilise plus j'ai envie de l'utiliser. C'est un outil incroyablement efficace.

Il y a aussi une petite différence assez subtile entre les 2 systèmes. 

Avec GTD on n'est pas obligé de tout faire on peut éliminer. Le système est même conçu pour cela. David Allen dit même qu'il faut savoir renégocier ses engagements... Ce qui suppose élimer des taches et des projets.

Avec Autofocus on est supposé tout faire ! Tout ce qui n'a pas été éliminé... Ce n'est pas pareil, alors que dans GTD on choisit ce qui doit être éliminé dans Omnifocus c'est le système lui même qui procède à l'élimination, naturellement.

Alors concrètement, je m'y prends comment ? 

J'aime travailler à mon bureau le matin et faire mes rdvs l'après midi. Mais il m'arrive aussi de grouper par secteur géographique mes rdvs quitte à faire une journée MARATHON.

Coté projets et taches : C'est un constant travail d'équipe entre les 2 méthodes que j'ai réconciliées pour construire la mienne. Je précise que celle ci n'est pas parfaite; Elle évolue, mais pour l'instant elle me convient. Voici comment je m'y prend.

1) Je collecte toutes mes actions sur AF4 et "stabilote" en vert tout ce qui est en attente.

2) Je ne conserve dans AF4 que ce qui est opérationnel immédiatement et toutes les taches dont je ne sais pas quoi faire (les fameuses Dissmiss),

3) Je reporte dans Omnifocus le soir tout ce qui est essentiel et je met une croix X en face de toutes mes taches AF4 repportées dans Omnifocus.

Je reporte de AF4 vers OF tout que je veux suivre + qui risque de m'être utile, + ce dont je veux garder une trace + ce qui est en attente dans le futur.

Mon objectif n°1 NE PAS ALOURDIR LE SYSTEME OF avec des choses dont je n'aurais pas l'utilité et qui fatalement seront éliminées. J'ai tiré la leçon de mes expériences précédentes lorsque je saisissait tout ce qui finalement me prenait un temps considérable et rendait le système totalement ingérable et assez chaotique.

4) Le matin j'ouvre Omnifocus et repère tout ce qui est à échéance, je fait une DAILY REVIEW rapide par projet  dans Autofocus et je flag toutes les next actions et toutes celles à court terme que je veux suivre. Puis j'ouvre ma perspective FLAG.

5) je reporte alors dans AF4 toutes les informations FLAG (Perspective) ainsi que toutes celles qui sont à échéance ou ont la date de départ est à court terme. Je met une X à coté qui signifie que l'info est reportée dans Omnifocus (que je n'ais donc pas à la ressaisir) puis, je supprime l'information de Omnifocus en la cochant. J'ai ainsi l'historique. J'en profite aussi pour parcourir ma liste de projets pour voir si je peux avancer sur un sujet et j'en profite pour les planifier à un moment opportun.

5) Pendant la journée, j'agis et ne me sers pas d'omnifocus sauf pour y saisir des informations à suivre ou des taches futures qui peuvent être saisie directement pour gagner du temps exemple de nouvelles informations. Je travaille donc exclusivement sur mon petit cahier A5 mon autofocus 4 et je suis la méthode Mark Forster en passant succésivement de AF4 à Autofocus reversed qui privilégie les taches urgentes.

6) Il m'arrive aussi de prendre du recul sur mes projets, pour les travailler et  de décider de ce que je dois faire à leur sujet. J'aime bien faire cela car cela me repose un peu dans mes actions.

J'attrape un dossier projet, je fais un schéma heuristique des grandes étapes du sujet et de ses fondamentaux façon GTD, j'en profite pour jetter un coup d'oeil au projet omnifocus pour voir si je n'ai rien oublié et je balaye à toute vitesse les autres taches de AF4 pour vérifier que je n'ai rien oublié (Oui c'est ma hantise, on a tous ses petites marottes ;) ) J'en profite pour saisir mes actions sur AF4 ou sur OF en fonction de leur urgence d'exécution avec toujours la même idée de conserver dans AF4 ce qui est immédiatement opérationnel.

En général j'abbas un travail assez considérable ce qui me laisse du temps à titre de récompense pour travailler sur mes projets à la manière de GTD le plus souvent en les planifiant dans Omnifocus ou sur papier si je travaille sur les grandes lignes du sujet.

La méthode me semble cohérente pour le moment. Toutes mes tentatives de tout faire sous Omnifocus ou sous n'importe quel logiciel dédié GTD ont été vouées à l'échec. Ainsi que toutes celles pour n'utiliser que l'ordinateur ce que j'aurais vraiment préféré. Vous connaissez ma maxime "Quand les ordinateurs parleront, on en reparlera...".

Aujourd'hui, le papier me donne une vision tangible de l'action, élimine le superflu, m'oblige à coller à la réalité et décuple mon efficacité.

Mais l'informatique n'a pas que des défauts. elle me permet de prendre du recul et de travailler sur l'abstrait. Elle me donne aussi la certitude de sortir au bon moment les informations futures dont je pourrais avoir besoin et d'y avoir accés, comme à toute information historique, à suivre à long terme ou bien futures, celles qui me sont d'une absolue nécessité.

Et vous que pensez vous de mon approche et comment réconciliez vous les 2 méthodes ? 
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Additif 16/02/2010 : J'ai abandonné cette méthode beaucoup trop lourde pour celle GTD AF4 cf. 

2 commentaires:

alf a dit…

Bonjour,

j'utilise GTD depuis plus 1 an maintenant et j'en arrive aux mêmes conclusions et mêmes ressentis. Ca me rassure en fait ! ;)

J'utilise GTD comme référentiel, et pour le quotidien et la boite d'entrée, j'utilise mon carnet papier.
Le papier permet une souplesse que je n'arrive pas à avoir avec mon outil informatique. Le quotidien bouge beaucoup, il faudrait passer son temps dans l'outil cela en devient aliénant, on ne pense plus qu'à garder ses listes organisées et on perd un peu de vue l'essentiel : faire le travail.

J'ai beau essayer de tout mettre dans GTD, mais je n'y arrive pas. J'ai beau mettre des contextes, mais je ne les utilise que très peu.

Au final ma méthode passe aussi par un mélange de ces 2 outils,
* Un GTD allégée finalement (peu de contexte, un statut, un titre de tache et eventuellement une due date) avec l'outil TODOLIST, http://www.codeproject.com/KB/applications/todolist2.aspx, un logiciel totalement paramétrable, qui peut s'utiliser de façon très simple (liste simple), comme de façon plus "complexe"). Ma liste TODLIST peut aussi me servir de portail projet, c'est cela que je trouve aussi très interessant étant chef de projet informatique.
* et le papier qui résume les taches actives (ma hotlist) + me sert à marquer les nouvelles taches à faire. Si les nouvelles taches sont rapides à faire, inutile de les mettre dans GTD, elle restent sur papier.

Je ne connaissais pas AF4, et cela va peut être m'aider à structure mon travail sur papier.

Merci pour ces précieuses informations !

Cependant j'avoue que cette méthode est imparfaite car je m'éparpille un peu entre les 2, et cela demande pas mal d'énergie pour gérer la liaison entre les 2.
Mais je ne pense pas pouvoir me passer de GTD qui me permet de gérer mes projets de façon structurée

L.BOSC

Anonyme a dit…

@ ALF choisir une méthode ou une autre n'est pas évidente. Chaque approche est différente. Je vais essayer dans un prochain article de vous faire part de ce qui marche pour moi.