vendredi 6 mars 2009

Omnifocus - Gestion des projets

Dans mes premiers articles j'ai évoqué la gestion des projets selon GTD. Je ne vais pas rentrer dans le détail car il existe tout un processus pour gerer les projets façon GTD.

Pour faire simple David ALLEN considère comme projet "tout ce qui nécessite plus d'une action concrète à réaliser"

En bref, au plan matériel, que cela soit sur une feuille de papier, un cahier, un filofax, un classeur, un dossier, une fiche word, excel, page, ical, fiche cartonnée, accessible en ligne par google doc ou par EVERNOTE What is Evernote? | Evernote Corporation (mon petit dada en ce moment) tout support peut contenir et constituer un projet.

Avant de choisir une solution ou une autre, il n'y a selon moi, qu'une seule question à se poser. Sachant que votre projet doit être accessible partout :

Quel support est le plus facile et le plus facilement manipulable et exploitable pour vous et tout le temps ?.

Informatique ou papier vous avez le choix...

Cette seule question m'a causé énormément de soucis et j'ai toujours beaucoup de mal à y répondre. En plus avec les Iphone et autrs téléphones mobiles qui accèdent au web, la réponse à y apporter devient encore plus compliquée qu'elle ne l'aie jamais été. Franchement je n'ai toujours pas trouvé l'outil parfait et je n'ais pas de réponse "toute faite".

Cela dépend beaucoup de votre sensibilité. Choisissez un outil que vous aimez car vous allez être obligé de l'utiliser beaucoup et Il vaut mieux qu'il vous plaise !...

Sincerement moi je gére mes projets sur tout !. Certains projets sous papiers et d'autres sous Page, d'autres sous dossiers papier et d'autres sous Omnifocus. Mais j'ai quelques principes essentiels à commencer par celui ci : ils ont tous listés dans Omnifocus comme cela je n'oublie rien ! et comme je ne veux pas me fatiguer inutilement et solliciter ma mémoire pour des choses idiotes (méthode GTD) je met presque toujours en général sur l'intilulé du projet lui même ou en note un lien (si c'est un fichier informatique) et à défaut s'il est sur papier une référence. Ainsi je sais tout de suite où le trouver. (J'ai quand même 150/200 projets !)

Quand à la gestion des projets sous Omnifocus, c'est tout un poéme.

Quand vous démarrez le logiciel voici ce que vous y trouvez : des dossiers et des projets et c'est à vous de tout créer.

La question est de savoir comment on organise tout cela. C'est d'autant plus compliqué qu'il n'y a aucune explication sur le site d'Omni et que la plupart du temps on connaît mal GTD et mal le logiciel. Les concepteurs de Omnifocus doivent considérer la gestion des projets comme évidente... Pas moi !

Ce logiciel dans son apparente simplicité, vous impose soudain de créer votre propre organisation. Vous êtes supposés être blackbelt en GTD pour pouvoir utiliser vraiment Omnifocus. Pas facile.

Alors voici quelques pistes, non exhaustives :

- Certaine professions nécessitent des process. Ex. On ne peut faire cela, que lorsque ceci sera fait... Il peut etre interessant de creer des dossiers (D) qui suivent alors un chemin déterminés selon un processus établi (P) façon plan : DA>P1,P2,P3,P4 puis DB>P1,P2,P3. En d'autre termes vous ne passerez aux projets contenus dans le dossier DB que lorsque tout DA sera achevé. C'est une solution assez rigide assez difficile à mettre en oeuvre.

- D'autres n'ont aucun ordre particulier. C'est ainsi que la plupart des gens gérent leur projet, si ce n'est parfois un ordre alphabétique.

- Certains aiment gérer leurs projets en OBLIGATIONS & RESULTATS ou OBLIGATION & CE QUI N'EN EST PAS. Cela marche assez bien. Un de mes amis ne les gère que comme cela.

Quel que soit le système choisi sous Omnifocus il y a au moins un avantage: Celui de pouvoir leur affecter un stade : restant, actif, arreté, en attente, à faire, terminé et abandonné. On peut ainsi sélectionner ses projets pour ne faire apparaitre que ceux qe l'on veut voir. A noter que j'ai demandé à OF de créer une nouvelle rubrique la Hotlist pour ne faire apparaitre que les projets prioritaires. L'idée semble les séduire.

Il y a aussi une fonction que j'utilise aussi en permanence c'est la fonction FOCUS (en Francais En cours) qui permet de se concentrer sur un seul projet et d'avoir en projet comme en contexte UNIQUEMENT le projet et ses éléments qui s'affichent. C'est une trouvaille je m'en sert tout le temps car je saute de projets en projets et je souhaite me concentrer sur une chose à la fois sinon je suis perdu.

Et moi, voici ma façon de les organiser :
En ce qui me concerne l'organisation des projets à été une épreuve assez douloureuse : J'ai un peu tout essayé et ce qui marché, comme d'habitude, c'est comme toujours les solutions les plus simples auxquelles on ne pense pas toujours.

En relisant le livre de David Allen Getting things done (GTD) j'ai soudain constaté qu'il existe des BIGS ROCS qui sont nos domaines de responsabilité (en anglais :AREA). Ce fût un révélation.

J'ai donc classé mes projets en différents AREA les voici :

D'abord tout ce qui est PROCESS et récurent (ex. La compta est pour moi un projet récurrent, la communication, la fiscalité, le social, mais aussi l'Organisation, les PROCESS)

Il y aussi le BUSINESS ce sont tous mes immeubles classés par ordre alphabétique par propriétaire ex. AGF/Montaigne, avec une exception toutes mes négociations sont en haut de la liste avec le signe >FBG/NEUILLY, les dossiers étant à travailler comportent un + ex. +FBG/ TOLBIAC

LE PERSONNEL (Achats, Blog, Famille, Philosophie, lectures, etc...)

En dernier SOMEDAY MAYBE ce sont des projets que je ne suis pas sur de mettre en oeuvre. J'y réfléchis. J'y met un peu prés tout ce qui n'est pas actif.

Enfin il y a tout ce qui est ARCHIVE (COMPLETED). J'y met les dossiers que j'ai traité. J'ai ainsi une trace de tout projet que je n'ai pas voulu détruire soit parceque je souhaitais en avoir une trace, soit parceque je pensais en avoir besoin un jour.

Voilà je vous renvois aux sites parlant d'Omnifocus que j'ai cité précedemment mais le meilleur conseil que je puisse vous donner c'est de faire simple. Je reconnais avoir beaucoup de mal à l'appliquer moi même ;) mais j'y travaille ! :))

Ajout du 7/03/2009 lu un article intéressant sur omnifocus. How I Use OmniFocus to Help Get Things Done - Monday By Noon

3 commentaires:

Grégoire Noyelle a dit…

Hello,

En voyant ce post, je me dis que ce serait très intéressant de se retrouver entre utilisateurs d'Omnifocus pour présenter nos manières d'utiliser ce logiciel. Cela pourrait intéresser Pierre Morsa déjà. Qu'en pensez vous ?

A propos de l'organisation que je pratique. Voici quelques exemples :

pour ma part dans dossier de client (par exemple) je place en haut de l'arborescence :
-une liste unique pour les actions que je nomme : act/nomduprojet
-une liste unique pour les références que je nomme : réf/nomduprojet
ainsi dans les captures omnifocus, que j'utilise tout le temps il est très facile de placer ma note dans le bon dossier tout de suite.

j'ajoute aussi un autre dossier ou se trouve tous les projets qui concernent ce client selon des règles plus GTD

Je détourne la fonction des contextes de la manière suivante :
-tout ce concerne les actions sont placés dans un dossier principal (de contexte) ACTION
-tout ce qui concerne les références sont placés dans un dossier principal (de contexte) RÉFÉRENCES
Ainsi je me sers aussi bien d'ominifocus pour les actions que pour les références et je ne fais pas de confusion au moment d'attribuer des contextes

Enfin, j'utilise beaucoup les perpectives pour travailler avec des fenêtres d'environnements précis. Par exemple, j'ai un contexte "RÉFÉRENCE" qui concerne les coordonnées. En un clic, je me retrouve avec toutes les coordonnées importantes de ma base de donée dans une fenêtre et classées par ordre alphabétique.

A suivre.
Grégoire

Jupiter a dit…

Bonsoir Gregoire,

Merci pour ton post. En ce qui concerne l'utilisation d'omifocus je te conseille le forum d'Omni. Très complet avec justement des applications pratiques.

http://forums.omnigroup.com/forumdisplay.php?f=51

Ton utilisation montre qu'on peut faire de ce logiciel ce qu'on veut.

Personnellement je l'utilise de moins en moins. (Ail ail ail !!! Pierre va pas être content du tout !!!!). Pour mon activité je trouve Autofocus beaucoup plus efficace pour le travail courant et page 2009 génial pour la planification des projets surtout depuis la nouvelle fonction "structure" qui est redoutable mais word fait la même chose.

Je trouve que tout ces logiciels sont des "usines à gaz" things et the hit list sont plus prometteur à condition de se cantonner au strict GTD tu as aussi les gratuits Chandler déja beaucoup plus près de autofocus, Taskpaper (basique) et thinking rock qui est très puissant et gratuit.

Le problême c'est que dans ces système c'est à l'homme de s'adapter à la machine et non l'inverse et vraiment, vraiment cela me prend trop la tête !!!!

Je pense qu'Omnifocus travaille sur une nouvelle version prometeuse. Ils se sont rapprochés de David Allen pour revoir leur copie de fond en comble. On pourrait avoir des surprises.

Grégoire Noyelle a dit…

Merci pour ton retour. La diffence sans doute, c'est que la plupart de mes activités se passent devant l'écran et du coup omnifocus m'apporte la souplesse adéquate. Je vais comme même voir du côté d'Autofocus.

Mais j'attends avec impatience la nouvelle surprise d'Omnigroup.

A suivre...