mercredi 23 novembre 2011

GTD Ultra simple guide to management system (2éme partie)

Bonjour,

Aujourd'hui, nous restons dans le contrôle des information façon GTD.

Il y a 5 mois je vous parlais de cette méthode assez géniale, parce que simple et efficace : celle de l'ultra simple guide to management system.  C'est Ici

En fait je vous disais qu'on pouvait tout gérer à partir d'un simple bloc à spirale. Notes, taches façon GTD et j'ai pensé qu'il ne serait pas idiot de faire un petit point avec vous sur la façon dont cela a marché pour moi et pourquoi pas de vous faire profiter de mes derniers trucs et astuces ! 


Quand à la méthode : Je ne peux plus m'en passer !. C'est vraiment génial. J'en suis ravis. Et elle fonctionne parfaitement avec GTD.

C'est 
- Simple
- Rapide
- Efficace
- Pas de synchronisation
- Pas de bug
- Pas de programme compliqué 
- Super adaptable
- Immédiatement opérationnel
- Cela résiste très bien au vagues de stress et au coups de grisous ;-)
- bref après ma période Geek ;-) je redécouvre l'eau chaude (LOL !) 

Mais pour que cela, il faut respecter certaines règles simples :
Et la première essentielle chaque page de mon bloc est numérotée au fur et à mesure.


Fonctionnement de la méthode :


I. Je retrouve mes projet et taches très vite grace à mon sommaire en P1 qui est organisé comme ceci : 

NOTE (Verso)                                           TACHES (Recto)
immeuble Rueil P4                                     Liste des négociation P2
Organisation informatique P5                Liste des opportunités P3
Immeuble Courbevoie P7                            Liste des Obligations P4
Immeuble XXX                                           Liste des Appels P6
                                                                 Liste Mac, Mails, Web P7
                                                                 Liste des attentes P8
Comme vous le voyez :
La page est divisée en deux.
Chaque projet ou tache est sur une page numérotée.
J'ai numéroté mes projet de 1 à xxxx
J'ai numéroté mes Taches de 1 à XXX
La numérotation n'est pas un soucis car cela fonctionne par colonne. 
C'est tout de même plus facile pour retrouver mes informations...

II. Les taches et listes d'actions commencent en début de mon bloc.
Elles suivent le sommaire
Il y a une page par tache ou par liste d'action (Cf plus bas)
Certaines pages ont des marqueurs (appels, Wait)
Chaque page de taches est aussi divisée en 2 la colonne de droite sert taches urgentes et non terminées celle de gauche au taches non urgentes.
Dans l'action, chaque page de taches est traitée façon SUPERFOCUS (Cf mon blog) et en double reading.

III. Les projets commencent par la fin du bloc en verso du bloc.
Dans la méthode traditionnelle on préconise de retourner le bloc. Je trouve que ce n'est pas pratique.
J'ai donc commencé simplement par la fin et mes pages remontent vers le début.
Je n'ais donc pas besoin de retourner mon bloc. Il me suffit de suivre le sens de la lecture c'est beaucoup plus rapide.
Il y a un projet par page. Chaque page est numérotée. Les pages de taches à partir du début du bloc, les pages de Projets à partir de la fin du bloc.

Mes Résultats :
Depuis que j'utilise cette méthode (et bien que j'ai aussi testé d'autres méthodes, elles informatiques, Evernote, Omnifocus etc... ) je constate que j'ai bien meilleur contrôle de mes informations ceci, grâce au papier. J'ai accru mes capacités de  négociations, ma concentration et ma créativité. Cette méthode m'a libéré. Tout me semble désormais fluide, simple, rapide et efficace. 

Je me sens plus performant et beaucoup moins stressé. Et cela se ressent. Mes clients apprécient. Je suis aussi beaucoup plus Zen à l'écoute des autres. Je sais où se trouvent mes informations.

J'ai aussi constaté que le système favorise la gestion des interruptions. Il suffit de noter sur la 1ere page (au crayon) le sujet et on y retourne aussi vite qu'on a été interrompu et avec un délai de latence beaucoup plus rapide que sur informatique car il suffit de relire ma fiche projet pour être immédiatement au coeur de mon sujet, même si j'étais sur autre chose... 

Quelques trucs et astuces :
Je remarque que j'utilise souvent mon crayon a papier pour mes projets afin de noter des informations qui ne sont pas permanentes et qui ont vocation a être effacées. 

Attention je ne dis pas que je n'utilise pas mon informatique mais je l'utilise mieux. Je ne m'en sert que pour la gestion de mes dossiers et pour mes émails ainsi que pour trouver des informations exploitables.  dans mes dossiers ou mes émails qui seront reportées sur mes listes GTD. Donc j'y passe moins de temps et c'est super éfficace !.

Cela me perturbe moins aussi. L'informatique à tendance à haute dose à me donner mal à la tête.

Quand à Ical je n'y met que les échéance essentielles. Façon GTD. Et je garde ma gestion de mes adresses sur mon Mac. 

Mon bloc devient maintenant le centre de triage de toutes mes informations essentielles. Il me force à me concentrer sur mes taches à haute valeur ajoutée et sur mon coeur de métier. Une par une. Sans distraction.

Je sais aussi que tous les détails d mes projets sont ailleurs. sur mon Mac Evernote, .page etc... bien décentralisés, accessibles sur demande. C'est très rassurant.

Ils sont parfois aussi dans mes dossiers papiers car lorsqu'une page note n'a plus aucun intérêt elle est brutalement arrachée et archivée dans un dossier papier ou scanée puis archivée dans un dossier informatique selon l'usage, car j'essaye d'avoir de moins en moins de papier hormis mon bloc à spirale.

Un dernier truc : Je vous déconseille les blocs collés ils se désolidarisent. Les blocs à spirale de base sont les meilleurs. Et vous verrez : Arracher une page de bloc à spirale ou barrer une tache à la main procure un sentiment jouissif ! Essayez ! C'est pas génial ? !!!!....

Bon c'est pas tout cela mais il faut que je scan un peu tout cela....
C'est le seul inconvénient que j'ai trouvé...

Et vous avez vous testé cette méthode ? Qu'en pensez vous ? 


4 commentaires:

David R (CH-1950 Sion) a dit…

Bonjour
Merci pour cette méthode. Mais j'avoue avoir un peu de peine à saisir. Est-ce que vous utilisez ce cahier selon la méthode superfocus? Si oui je n'arrive pas à comprendre de la mélanger avec la méthode GTD et ses contextes. En effet les 2 colonnes selon superfocus apportent un avantage s'il n'y a pas de contexte.
Si vous travaillez sur le contexte "@bureau" par exemple, et que vous abordez à nouveau une tâche de la colonne de droite mais que vous ne la terminiez pas, vous la (re-)notez où?
En résumé j'ai de la peine à comprendre comment bien combiner les 2 méthodes! Car l'avantage de Superfocus et de son idée de flow disparait si on la GTD-ise.
Pourriez-vous également publier une photo de certaines de vos pages?

Jupiter a dit…

Simple
Dans gtd les tâches sont classés par listes spécialisées dites de contexres @ téléphone, @ Macintosh
Dans SUPERFOCUS elles sont en désordre. Tous les contextes sont mélangés les tâches urgentes et non terminées sont dans la colonne 2

J ai tendance dans les périodes chargées à utiliser des pages par contextes. 1 contexte = 1 page mais dans les période moins stress j utilisé SUPERFOCUS. Je passe de l une à l autre très facilement car je n ais jamais appliqué la règles des next action gtd.

On peut facilement combiner les deux méthode gtd ou SUPERFOCUS. Il suffit d appliquer SF OU Gtd contexte pour les tâches et les traiter ses projets à part. Le résultat est un système bcp plus fluide que gtd avec des actions rapides et efficaces sans prise de tete et un travail par projet très efficace.
par ailleurs David allent à toujours précise qu il donne un cadre de travail c est à nous de personnaliser sa méthode et c est ce qui en fait sa force.

Anonyme a dit…

C'est très tentant !
j'ai moi même depuis maintenant un an un système qui a quelque point communs, donc j'ai déjà parlé ici :

--- point communs :

-cahier à spirale numéroté
-contient mes tâches et projets
-contient un sommaire à la fin

---différences :

-tout est traité dans le sens de lecture d'un bout à l'autre du carnet de façon classique
-dans la marge je note le nom du projet ou la liste de tâche
-je note la date du jour, tire un trait quand je passe à un autre jour, deux traits pour la semaine et une hachure pour le mois
-je colorie des "onglets" pour trouver le mois directement en ouvrant le cahier
-le sommaire est sur une page, j'ai listé l'alphabet avec quelques espaces ( en regroupant WYZ par ex), de façon à compléter le sommaire au fur et à mesure

ex :
IJ
Immo pages 7, 9, 15, 22
Journal de bord 14, 35, 40
Jardinage pages 3, 4, 24, 31




avantages ( par rapport à votre méthode):
-je n'ai pas à réfléchir lorsque je prends note à ce qui va être une tâche ou juste une information ( on ne sait pas à la minute ce que ça va être)
-c'est très exhaustif, il y a aussi juste des notes genre "journal de bord", voire même " délire croquis pendant réunion enquiquinante !!"
-j'ai une vision chronologique des choses
-je garde tout, car on ne sait jamais à l'avance ce qui est important d'utiliser

inconvénients :
-sommaire plus long à consulter ( comme un annuaire, il faut voir plusieurs pages pour avoir une vision complète)
- pas de vision par projet
-pas de vision globale des tâches
-pas de mark foster (bien conçu, j'ai essayé mais j'ai du mal à me l'approprier)

Je m'en sers pour chercher des informations, et concernant les tâches, je note 3 plus importatnes taches à faire chaque jour en feuilletant les pages précédentes de mon carnet.

Bref, je réfléchis activement à glisser 'sans douleur' de ma méthode à la vôtre, ou du moins à certains éléments qui me paraissent pertinents... car j'aime aussi le côté chronologique et exhaustif de mon carnet...


Mercure

Jupiter a dit…

@anonyme Merci pour ta méthode. J'adore le papier mais mon activité est devenue tellement dingue que je ne peux plus utiliser une telle méthode. Seule solution Omnifocus très contraignant mais efficace.