lundi 28 mars 2011

Altitude 5000 : Les Projets GTD

Bonjour,

Aujourd'hui je vous parles des projet. De leur définition, nature, mais aussi de la façon de les organiser. 

Mais qu'est ce qu'un projet au sens GTD ?

Il s'agit simplement de tout travail pour obtenir un résultat qui nécessite plus d'une action concrète.
Le projet répond à deux questions : 
1. Qu'est ce que je dois achever à très court terme
2. Quelle est la prochaine action à réaliser (lien avec la piste de décollage)

Nature des projets
Un projet peut être "actif" (c'est à dire opérationnel immédiatement). Il comporte des actions concrètes, des contextes opérationnels, des listes d'action sans contextes en attente d'exécution.

Essentiellement, David Allen préconise de n'y mettre que des éléments actionnables ou pouvant être actionnés. Exit donc tous les éléments de références tels que les plans, les photos, les historiques etc... Tout cela va dans un autre dossier distinct de vos projets actifs. En général sont inclus dans les projets "actifs" les projets réalisables à moins d'un an et qui sont révisables hebdomadairement. Aussi, our ne pas alourdir le système il est préférable de n'inclure dans ces projets que des projets que vous vous engagez réellement à réaliser. A défaut le système devient vite ingérable.  

Un projet peut être "gelé ou en attente" (cad bientôt opérationnel mais en attente d'un élément de déclenchement). des solutions comme Omnifocus permettent de geler des projets soit par ce que vous ne voulez/pouvez pas les réaliser ou par ce que les circonstance ne sont pas favorables à leur exécution immédiate. Ex. Votre patron vous demande de mettre en place un projet. Mais sa mise en oeuvre concrète dépend d'un événement extérieur dont l'avénement est attendue dans un mois. D'un point de vue concret il suffit de mettre une date de contrôle sur votre agenda ou sur Omnifocus une échéance à dans un mois. D'ici là un bref coup d'oeil hebdomadaire sur la liste de projet gelé ou en attente vous permettra de savoir ou vous en êtes et de l'inscrire sur votre liste active si besoin est. 

Un projet peut être aussi "Un jour peut être" (someday may be) ce qui signifie que vous envisagez de réaliser un projet mais que pour le moment il n'y a pas d'élément opérationnel qui permette sa mise en oeuvre concrète. Dans ce type de projet, j'inclue souvent des souhaits ex. Faire de la Montgolfiere (j'en ai toujours rêvé et je n'ai jamais pu le faire), lancer une nouvelle activité professionnelle (je n'en ai pas le temps pour l'instant et ne suis pas sur de vouloir le faire je l'inscrit donc sur ma liste pour y penser et me permettre d'y réfléchir. Eventuellement je prévois même une date sur mon agenda pour faire un point et décider, date qui pourra être reportée si je décide de renégocier cet engagement)

Comment gérer vos projets ?
Informatique ou papier GTD n'impose pas de méthode. Moi j'ai longtemps travaillé sur papier. Je travaille aujourd'hui sur Omnifocus. Mes projets sont organisés par Altitude la 5000 étant les projets actifs ou pas. Comme un petit dessin vaut mieux qu'un long discours je vous ai mis une copie de mes projets et contextes. 

Un petit mot rapide au sujet de mes contextes GTD. C'est peut être ce qui évolue le plus chez moi. Je les gère de façon très particulière car j'ai toujours un téléphone sous la main et je fonctionne énormément par émail. Je préfère donc, travailler par "pole d'activité" plutôt que par pôles de moyens (@téléphone, @ordinateur etc...).

J'ai trouvé que cette façon de faire était plus efficace de par la nature même de mon énergie qui est assez cyclique. Je profite donc de mes pics d'énergie pour faire les choses qui ont le plus de plus value pour moi et ça marche bien. Avant je travaillais par contextes classiques et j'avais tendance à ne pas en faire assez. Cette méthode par moyens ne correspondait pas à ma méthode de travail. Elle était assez perturbante pour moi et m'a posée beaucoup de soucis. A cause d'elle j'ai même failli abandonner GTD. Aujourd'hui je suis beaucoup plus en harmonie avec mes nouveaux contextes qui correspondent à ma façon de faire et donc plus efficace, mais il a fallu du temps. 

La liste des projets est un élément clef. 
C'est un élément essentiel de GTD. Il est déterminant de faire une liste de vos projets et d'y avoir accès en permanence. Les projets n'ont pas besoin d'être triés par ordre alphabétique ou autre. L'important c'est de pouvoir distinguer s'ils sont actifs ou pas immédiatement. Matériellement, qu'elle soit sur papier ou sur ordinateur c'est une liste indispensable qui me permet d'éviter les oublis et de suivre au quotidiens mes "Bigs rocks" cad les activités indispensable que j'ai décidé de réaliser. En la relisant je me rend souvent compte que je n'ais pas traité tel ou tel sujet. Aussi je les traite en priorité quitte à bloquer un moment pour le faire. 

Apres les avoir longtemps édités sur feuille volant, puis reportés sur mon cahier journalier, j'utilise la puissance d'Omnifocus et sa vue projet détaillée Omnifocus (View expand all+ tous les projets restants) qui me permet de tout voir et de me concentrer sur mes projets actifs (projet/actifs). Je n'hésite pas à mettre en attente les projets sur lesquels je ne souhaite pas travailler immédiatement quitte à perdre un peu de temps ultérieurement à les pointer, un par un.

Comment les projets s'intègrent ils dans les horizons ?
La liste des projets et les projets sont intimement intégrés dans le processus des horizons GTD. J'expliquerai comment, un peu plus tard, lorsque je passerai en revue les autres horizons. Cependant je peux déjà dire que certains projets ne se classent pas dans la liste des projets actifs. Il s'agit des projets à un ou deux ans qui sont classés en 15 000. Bien entendu, ils sont moins détaillés. J'ai même intégré certains projets en 20 000 (3 à 5 ans) mais ils sont peu nombreux.

Bonne journée à tous et à toutes



8 commentaires:

smn a dit…

Bonjour,

Merci pour ce partage notamment la copie d'écran. Très intéressante, elle permet de bien mieux comprendre le système des "Altitudes".

Pour ma part, je pratique la GTD depuis août 2009.

Je me permets de faire une remarque sur ton système. Ma critique se veut constructive.

La gestion des Altitudes à moyen et long terme est un point crucial dans la réussite du projet de vie. Or, la visualisation par section que tu développes dans ton article et que l'on voit très bien sur la copie d'écran gagnerait à être présentée différemment.
Pour ma part j'utilise une représentation des altitudes sur une carte heuristique (midmapping) et ça a complètement changé la façon de me projeter dans mes projets à long, moyen et court terme. En effet, ce qui est d'une efficacité redoutable ce sont LES LIAISONS ! Les traits que je trace entre les années et qui me permettent d'un point de départ très éloigné (à 10 ans) de voir comment ces objectifs influencent ma vie au quotidien. Je garde constamment le fil ! Ça change tout !

En ce qui concerne les contextes, j'ai moi aussi le même problème que toi. Je n'arrive pas à travailler par pôle de moyens ( @telephone, @Réunion,...). J'applique bien les pôles à mes taches, mais je ne les regarde jamais sauf lorsque j'attribue des taches en attente à des personnes (@noimdelapersonne). Du coup, je ne travaille que par projet. A mon avis ce n'est pas très optimal, mais je ne vois pas comment je peux faire pour passer d'une tâche à une autre. Je dirige une société et mes taches sont très différentes. Je ne vois pas comment je peux appeler un prospect pour le relancer sur un devis, puis appeler ma comptable pour la clôture de mon bilan, puis appeler ma femme pour le diner de ce soir... Passer du coq à l'ane (désoler ma chérie) tout ça juste parce que c'est en @telephone !!!
Bref, si tu as des idées ou si tu peux détailler un peu plus ta gestion ça serait pas mal. Je vois par exemple que tu as un "Obligations" dans les projets 5000 et aussi dans les contextes... est-ce voulu ?

Sinon en pratique, je fonctionne aussi par le téléphone en m'envoyant à moi même des taches. J'organise le tout sur Thunderbird en me servant des étiquettes pour les contextes et des recherches créées sous forme de répertoire pour les projets. J'aime bien ta gestion des 5000. Je vais étudier cela de plus près.

Bonne continuation. Ce blog est génial.

Jupiter a dit…

Merci pour ton commentaire. Ta remarque sur les shémas heuristique est très intéressante. J'aimerais beaucoup voir un exemple. Tu peux me l'envoyer si tu es ok a jupiter123@wanadoo.fr. Merci d'avance.

Pour les contextes j'ai exactement le même soucis que toi. En tant qu'entrepreneur, je pense que ton approche par projet est excellente. Les contextes sont malgré tous mes efforts toujours mon talon d'Achille. Mais j'y travaille !.

Merci pour ton commentaire sur mon blog. J'essaye de faire du bon boulot. Cela me fait très plaisir de voir que ma passion pour GTD vous intéresse et j'adore quand les internautes participent. GTD c'est compliqué. Il y a plusieurs façon de l'appréhender. Et avec l'aide de chacun d'entre nous on peut progresser. N'hésites pas à laisser d'autres commentaires.

Jupiter a dit…

@Smm
Concernant les contextes il me parait important que tu puisse distinguer ce qui est activable ou pas. Peut être un contexte comme @Gelé placé en attente et un fonds grisé te permettrait de distinguer immédiatement cela.
Par ailleurs je te conseille de tout centraliser dans un même système. Car il y a une perte de temps énorme à multiplier les supports. Sans t'influencer essayes Omnifocus et choisi le theme night lion il est génial. Enfin pour tes action commencées mais non achevées les drapeaux sont utiles. Ils me permettent de ne rien oublier.

M a dit…

Sorry, I'm going to comment in English. My French is sort-of-okay-enough to read and get the idea with the visuals and a bit of prior knowledge about Jupiter.

Thanks for the idea to re-introduce the higher altitudes into OmniFocus! I am using SuperFocus for my 'doing' part of things. And I'm using OmniFocus for my projects, and some reference items that I want with me on any device (MBP, iPad, iPhone). Also my dismissed SF items and my SDMB. I think I'll rename that "Un jour peut être".

I love the hierarchical abilities of OF, but I found when I was trying to use it for my 'doing', the folders etc. just got in the way. I tried using someone's 'flatten' script, but that was just another thing to do.

Thanks again. I'm working on Spanish now, but I'll read here to try to bring my French back up to speed.

M a dit…

Sorry, I'm going to comment in English. My French is sort-of-okay-enough to read and get the idea with the visuals and a bit of prior knowledge about Jupiter.

Thanks for the idea to re-introduce the higher altitudes into OmniFocus! I am using SuperFocus for my 'doing' part of things. And I'm using OmniFocus for my projects, and some reference items that I want with me on any device (MBP, iPad, iPhone). Also my dismissed SF items and my SDMB. I think I'll rename that "Un jour peut être".

I love the hierarchical abilities of OF, but I found when I was trying to use it for my 'doing', the folders etc. just got in the way. I tried using someone's 'flatten' script, but that was just another thing to do.

Thanks again. I'm working on Spanish now, but I'll read here to try to bring my French back up to speed.

smn a dit…

Salut Jupiter,

Merci pour cet échange.

Je suis sur Windows, je ne peux donc pas utiliser Omnifocus. Cependant, j'ai une organisation que je trouve très efficace sur Thunderbird. Tout se passe par email. Je m'envoie des emails à moi-même pour la collecte et bien entendu (je fais un métier en relation avec l'internet), je reçois beaucoup de mail que je gère comme des taches.
J'utilise un système simple avec des étiquettes (Plugin Tag Toolbar). Je classifie mes emails (taches) dans la boite de réception selon plusieurs types. Petite remarque, dans la méthode GTD la boite de réception doit être vide. J'ai utilisé ce système pendant 9 mois et puis au fil de l'eau je me suis rendu compte que je n'allais finalement pas voir les tâches dans les boites comme "Action"...
La raison est simple, je laissais petit à petit des emails dans la boite de réception, car comme je classe par fil de discussion c'était plus clair de laisser les messages dans la file quand j'attendais une réponse.
J'ai donc décidé de ne plus travailler de cette façon et de classer mes emails (tâches) directement dans la boite de réception.

Voici le détail de ma gestion :

1) J'ai configuré Thunderbird pour qu'il garde toujours les messages comme "non lu" sauf avis contraire de ma part notamment pour l'archivage (Références). Cela me permet de toujours avoir le décompte de mes emails (tâches)

2) J'ai plusieurs étiquettes :

2 étiquettes principales obligatoires et toujours en tête de la liste des étiquettes pour une même tâche :
[ACTIF] (taches actives qui vont se mettre en fond rouge sur l'objet du mail dans la boite de réception. Cela fait donc des lignes rouge pâle)
[ATTENTE] (tâches en attente qui vont se mettre en fond vert sur l'objet du mail dans la boite de réception. Cela fait donc des lignes vertes pâles)

Contexte (revu après ton poste)
#Administratif
#Commercial
#R&D
#Network
#Dév

Personnes (affectation à mes collaborateurs)
@Moi
@Isa
@Elsa
@Bruno
...

Projets
_PROJET1
_PROJET2
_PROJET3

Exemple de l'affectation des emails (tâches) :
[ACTIF] _PROJET1 #Dév @Bruno



3) Ensuite, je créé des répertoires virtuels avec la fonction "recherche" en clic droit sur la boite de réception et je fais autant de répertoires que d'étiquettes. Cette technique me permet de classer automatiquement les emails (tâches)et de savoir combien j'ai de tâches dans chaque étiquette.



Lorsque je regarde ma boite de réception, j'ai des lignes vertes et rouge que je peux classer par étiquette si besoin.


Conclusion :
La gestion de ma vie avec les altitudes ( 2020, 2015, 2012, 2011) sur une midmap (je vais t'envoyer cela prochainement... mais c'est très personnel alors faut que j'arrive à franchir le pas )
+
Le système de gestion des tâches tel que présenté ci-dessus
=
Doubler le CA de ma société chaque année depuis 2009. (Petite remarque : ma boite n'avait jamais décollé depuis sa création en 1997)

Je suis certain, car je le vois TOUT les jours que la mise en place de ce système de fonctionnement a complètement changé ma vie professionnelle et personnelle.

Maintenant je ne dis pas que cela correspond à tout le monde et que c'est simple à mettre en place. C'est un fonctionnement qui nécessite beaucoup de réflexion surtout sur le "projet de vie" (Altitudes > 10000), de la mise en place et un suivi régulier. Mais franchement ça vaut vraiment la peine.

Voilà ma modeste contribution. Bonne continuation Jupiter et encore bravo.

Jupiter a dit…

@M Hi Thanks for your comments. I love superfocus I think it's one of the best ways to do things. But Omnifocus is great as your say for hierarchicals plans and thinking. I guess it's a left if Omnioutliner which is indeed a great software.

Jupiter a dit…

@Smm Merci à toi pour tes commentaires. Cela me semble une bonne maniere de gerer les choses si elle te convient. Finalement tu a refait un peu ton propre GTD avec ce syteme. Tu gagnerais peut etre a utiliser puisque tu es sous window le plug in pour outlook ont parle david allen sur son blog et qu'il utilise. Il parait qu'il est tres puissant. Sinon tu as aussi d'excellent soft sous windows et une soltion enn ligne gratuite pas idiote toodledo.

Quoiqu'il en soit ton systeme fonctionne puisque il te permet de realiser ton objectif doubler ton CA tous les ans et ça cela prouve la puissance de GTD.

Ceci dit c'est une methode exigeante qui necessite du temps et du travail. Mais on ne fait pas d'omelette sans casser des oeufs LOL !