mardi 28 septembre 2010

Comment définir et tenir ses objectifs hebdomadaires (Papier)

Je ne sais pas si vous êtes comme moi mais tous les jours je rencontre le même soucis. Je reçois des centaines d'informations par mail, tel, courrier, rdvs etc.... je dois gérer des projets tous différents qui n'ont souvent rien à voir les uns avec les autres, et je dois aussi faire "avancer les chose" 

Voici un résumé rapide de mes petits trucs du moment qui me facilitent la vie et qui me permettent de tenir mes objectifs. 

D'abord pour tenir des objectifs, il faut déjà en avoir. Soit on vous les impose, soit vous vous les fixez vous même.  Je passe donc du temps à faire un point régulier sur ce que je veux faire,  à contrôler l'avancement de ce que j'ai fait et à corriger ce qui doit l'être...

Pour cela j'ai un petit secret que je partage avec vous (on est entre nous). 

J'ai deux cahiers A4 à spirale. L'un sert à prendre des notes, l'autres sert à noter mes taches  (autofocus). J'ai tellement parlé de cette merveilleuse méthode que je n'y reviens pas. Je vous laisse relire les pages de mon blogs si le sujet vous intéresse. 

Mais je n'ais pas parlé ou peu de mon cahier de note. C'est un cahier qui ne me quitte jamais. J'y note toutes les information qui m'arrivent par tous moyens ainsi que les entretiens avec mes clients lors des rdvs. C'est une méthode qui j'applique depuis que je travaille (plus de 25 ans) et qui me réussit bien. 

Tous les jour je note la date en haut au milieu et je saisi tout ce qui m'arrive que cela soit au téléphone (n° etc...) ou des réflexions et des idées. Je considère ce cahier comme un entrepôt à informations. Je me moque de savoir si elles sont organisées ou pas l'important c'est qu'elles soit saisies pour être exploitées.

Chaque semaine je réserve une page pour noter mes bigs rocs de la semaine mais sur une page dédiée. 
Voici la présentation de ma semaine :

Lundi 27/9/10
Wait : dossier de l'investisseur X (échéance Jeudi)
Travail dossier XXXXX
Travail dossier YYYYY
Travail dossier ZZZZZ
Travail demande DDDDDD

Mardi 28/9/10
Wait : Client ZZZ doit me donner une réponse
Travail TVA (doit être remise Vendredi)
Comptabilité : remplir le ficher comptable remise au comptable mercredi pour vérification

et c'est comme cela toute la semaine...

A droite de la page il y a une liste de mes principaux projets sur lesquels j'ai décidé de travailler cette semaine avec l'objectif que je me suis fixé. 

ex. Dossier CERGY - Organiser rdv avec clients
Comptabilité Finir la TVA (vend. 1/10)
Vacance réserver la maison (attention vacances dans 1 mois !) 
etc...

Tous les détails de ces projets sont repris dans mon cahier de taches Autofocus et effectué petit à petit mais de façon très focus par tache. 

Avec ce système très simple je contrôle ma semaine de façon rationnelle. Je défini mes objectifs de la semaine souvent en fin de semaine (le vendredi) et je peux compléter ma liste générale de la semaine au fur et à mesure de son avancement. Je ne perd rien et cela me donne une grande sérénité. Pas besoin de tableau de bord complets de dossiers compliqués. Une simple séance en fin de semaine suffit pour voir ce qui s'est passé, corriger les erreurs et définir de nouveaux objectifs pour la semaine suivante. Dernier avantage j'ai un historique des bigs rocks aussi bien sur mon cahier de note que dans le détail sur autofocus.

Je vous avoue que depuis que j'ai testé cette méthode cela fonctionne bien. 

ET vous comment définissez vous et contrôlez vous vos objectifs hebdomadaires ? 

3 commentaires:

gtd a dit…

For implementing GTD you can use this web-based application:

Gtdagenda.com

You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
Comes with a mobile version too, and with an Android app.

Olivier a dit…

GTD est une méthode très puissante, qui nécessite une certaine rigueur.

C'est pourquoi j'ai créé l'Orgabook, un cahier qui facilite la mise en oeuvre de la méthode.
Le papier a un impact psychologique très fort, bien plus puissant que les produits électroniques actuellement.

Venez découvrir toute l'actualité de l'organisation personnelle et GTD sur http://blog.orgacity.com

Et découvrez l'Orgaboook sur http://www.orgacity.com

- Olivier

Anonyme a dit…

c'est précisemment la méthode que j'utilise ! mes petits soucis :
dans la semaine il m'arrive des événements, des tâches qui font passer au second rang celles déjà programmées, et je me retrouve en fin de semaine en ayant fait pas grand chose de ce que j'avais prévu ! Grande frustration !
je pense que je dois surtout revoir mon sens des priorités :.)


Saturne