News sur GTD & mon utilisation d'Omnifocus

Bonjour à tous, 

Enfin, mon organisation GTD fonctionne bien !.

Après avoir pas mal tergiversé entre le papier et l'informatique, je suis resté sur l'informatique. je ne me sert aujourd'hui du papier que pour saisir mes notes au vol en rendez-vous ou au bureau. 

J'utilise toujours Omnifocus et j'attends avec impatience la version 2 qui doit bientôt sortir. La raison est assez simple. Le logiciel est puissant, très efficace, plutôt facile à utiliser au quotidien, les perspectives permettent un certain confort d'utilisation et mes données sont sauvegardées régulièrement. Je me suis aussi inspiré de Things, qui est tout de même moins puissant qu'omnifocus, en gardant l'aspect temporel en plus des contextes (@). Cette logique me convient bien. 

J'ai conservé l'idée de saisir toutes mes informations dans un seul système y compris mes notes. Finalement je gagne pas mal de temps mais surtout je suis assuré de tout retrouver à chaque instant. J'ai aussi une vision claire de chaque projet actionnable et de leur avancement. Le systeme permet aussi une élimination rapide des taches et une synchronisation efficace notamment avec mon iphone.

La version iphone d'Omnifocus me sert principalement à consulter mes projets et liste lorsque je suis dehors, mais tout mon travail s'effectue sur la version Mac. Je n'utilise pas la version Ipad que je n'aime pas du tout. Il est vrai que je n'aime pas l'Ipad pour travailler, c'est pour moi une liseuse améliorée. 

Concernant les contextes, ils ont un peu évolués. Vous constaterez qu'ils mélangent le temps, des listes de contrôle et quelques contextes GTD. Cela me convient bien. Je me contente d'integrer dans mes taches mes sous contextes ex. @Call / Today, @Wait Next et d'y rajouter une note si nécessaire. 

• @Wait
• --Today--
• --Next--
• --SomedayMb--
• @People :
• @Errands
• @Home
• @Think
• --Notes--
• --Tickler--
• Ref. 
• --Following--

Today est un réservoir à actions, pour celles que je souhaite réaliser aujourd'hui. Bien sur je pourrais utiliser les flags mais je ne les aime pas.

• Une variante peut être de spliter --Today-- en 4 pour ces contextes :

@Routines pour les choses que je dois faire tous les jours,
@Waiting pour les choses que j'attends des autres,
@Short burst today pour les choses à faire en rush,
@Full attention today pour les projets sur lesquels je veux bosser qui nécessitent une forte attention. L'étude de mes immeubles par exemple ou la rédaction d'un contrat ou d'une proposition commerciale. 

• Next regroupe les taches que je souhaite faire apres celle d'aujourd'hui. Someday may be celles que j'hésite à faire.

• Note, Ref concerne les informations auxquelles je souhaite avoir accès partout.

• Following concerne les sujets que je veux suivre

Tout ces contexte sont tres naturels dans mon mode de fonctionnement. Ils sont sélectionnés au fil de l'eau.

J'utilise beaucoup les date de départ pour planifier l'exécution de mes taches ou de mes projets. Je n'utilise presque pas les dates limites sauf lorsqu'elles sont impératives. 

Quand à l'organisation de mes projets ils n'ont pas beaucoup changés. Ils sont toujours groupés par Dossiers, chacun, contenant mes projets actionnables ou pas (ceux qui ne le sont pas où sur lesquels je ne souhaite pas travailler sont simplement mis en attente).  

Les voici

• Listes
• Etudes en cours
• Home
• Work
• Ref.

Quand à GTD, après 6  ans d'utilisation, je suis toujours étonné de l'efficacité de la méthode. Certes, elle peut sembler compliquée à mettre en oeuvre pour le débutant, mais finalement ses principes sont très simples. Tout collecter, clarifier chaque information, organiser les infos dans des projets et choisir la 1ere action concrète à réaliser, revoir les information avant d'agir, enfin agir tout cela n'est pas si difficile et assez naturel. Une règle m'a énormément aidée : celle de faire les actions actionnables en moins de 2 mn immédiatement. Cela peut sembler idiot mais qu'est ce que c'est bien !

Par rapport à d'autres méthodes comme Covey ou Mark Forster, GTD est plus solide pour une utilisation professionnelle. Le Contrôle et la perspective (Horizons), les deux piliers de GTD, apportent à cette méthode une véritable unité qui la rendent redoutable au quotidien. A deux conditions : Persévérer et Simplifier.

Le vrai risque est de compliquer la méthode, de trop la détailler puis de se noyer dans les détails d'ou une vraie nécessitée de REVOIR ses informations tous les jours et une fois par semaine (Weekly review). La mienne est le vendredi ou au pire le samedi lorsque la semaine est très chargée.

La vraie bonne habitude, que j'ai mis un peu de temps à comprendre, est de mettre en attente tout projet et toute tache qui n'est pas vraiment actionnable maintenant. Donc il faut conserver dans le système uniquement comme actionnables et laisser apparaitre dans le logiciel uniquement les taches et projets sur lesquels on souhaite, vraiment, travailler à très court terme (moins d'une semaine). C'est un des secrets de GTD; sinon cela devient vite le bazar !

Et vous quel est votre bilan de GTD ? Qu'aimez vous et détestez vous dans cette méthode ? Qu'avez vous découvert ?