vendredi 4 octobre 2013

TASKPAPER la boite à outil extraordinaire pour bosser efficace.









Bonjour à tous et à toutes  !

Que les choses sont compliquées !

Il y a quelques mois je vous avais parlé d'Omnifocus et de la façon dont j'avais réussi à organiser mes actions, mes notes et mes projets. Mais les choses ne se passent pas toujours telles qu'on les imagine. Figurez vous que je suis tombé sur un mytho. Un de mes clients m'a fait travailler comme un fou pendant des mois pour finalement disparaitre sans laisser d'adresse. Autant dire que je ne récupérerai jamais mes sous et que ce genre de situation lorsqu'elles se reproduisent souvent sont délicates pour l'avenir d'une jeune entreprise immobilière comme la mienne. Mais comme disais Montesquieu, "Faire face". Aucun rapport avec ce blog me direz vous. Et pourtant si !

Ce terrible événement m'a fait comprendre combien mon entreprise est fragile, surtout dans notre contexte économique, que la vie n'est pas un long fleuve tranquille et qu'en toutes circonstance, il faut rester simple et humble et modeste face à l'adversité. Aujourd'hui je suis en train de m'en sortir. Du moins j'espère. Mais j'ai pris du recul et je me suis rendu compte qu'une bonne organisation, des clients fidèles et une forte dose de travail acharné, cela peut vous sauver dans les pires situations.

Trouver la bonne information, organiser et déterminer les bonnes actions, réfléchir a ses choix à ses stratégies et décider puis persévérer coute que coute tout en restant opportuniste et bien open à la vie sont des recettes classiques qu'on a tous tendance à oublier, quand tout va bien...

GTD est une excellente méthode. Un peu compliquée me direz vous... Pas tant que ça. En fait, quand on pilote sa vie ou une entreprise il faut travailler sur 2 axes déterminants : Le contrôle et la perspectives. Mais ça vous le savez si bien fidèle lecteurs qui lisez mon blog avec bienveillance...

Bosser sur le contrôle des informations ce n'est pas difficile. Il s'agit d'avoir un fichier avec ses projets quelques notes sur chacun, des taches à réaliser (Listes générale+Liste du jour) et bien soigner ses  weekly review et Daily review. l'important c'est de tout compiler dans un endroit et de travailler sur ses listes et informations petit à petit tout en éliminant impitoyablement tout ce qui doit l'être.

Bosser les perpectives est plus compliqué.
Il s'agit de déterminer des objectifs à court terme et à long terme qui donnent un sens à votre vie.
C'est à ces objectifs que vos actions quotidiennes sont soumises. A défaut on perd du temps et de l'efficacité. Mais cela est difficile pour certains car cela implique des choix drastiques au jour le jour. Mark McCormack avait tout compris à cela lorsqu'il a écrit il y a près de 30 ans tout ce que vous n'apprendrez jamais à Harvard et il a bien complété sa méthode par Getting results for dummies qui est une véritable bible pour obtenir des résultats efficaces au quotidien. Pour moi cet homme était un génie !

Toutes ses méthodes (Gtd, Forster, MacCormack...) se combinent bien. Il suffit de prendre un peu le meilleur de chacune et de rajouter ses propres trucs et process. Aucun système n'est parfait et ce qui marche pour moi ne va pas forcément marcher pour vous. Hélas. Mais l'important c'est d'avoir un maximum de liberté et de ne pas se laisser enfermer par un systeme.

Coté outil Scoop ! je me contenterai de vous dire que j'ai laché Omnifocus. Le système était trop fermé pour moi et j'ai tout transféré comme je suis sur des outils Mac (tel, ipad, imac) dans taskpaper (http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper), très rapidement,  en mettant en place un système qui aujourd'hui me permet de tout gérer efficacement en fonction des 2 axes essentiels que sont le contrôle et la perspective.

Ma méthode reste GTD avec presque tout de Mc Cormack et un peu de Mark Forster.
Et ça marche. l'outil est assez génial. En bref c'est un fichier au format .txt (super compatible avec tout) qui permet de créer des projets, des notes et des taches comme on veut. Il suffit de rajouter des tags ou on veut et toutes les infos sont sélectionnées en fonction de notre recherche. On peut mettre créer des formules qui permettent d'exclure ou de trouver certaines informations.

Le résultat est une incroyable liberté, celle qu'on trouve sur des fichiers word classique mais la recherche des infos en plus et pour ceux qui sont sur Mac une synchronisation partout.
Malin et très éfficace. Après je vous conseille de faire des sauvegardes. Comme tout fichier c'est corruptible. Il faut faire attention. Mais c'est génial !

Et vous qu'en pensez vous ?
Quels sont vos trucs et astuces ?




6 commentaires:

Anonyme a dit…

Bonjour

Merci pour ce retour

J'utilise également Taskpaper après avoir essayé pas mal d'autres applis, je reviens toujours vers TP en essayant de mettre en pratique la méthode GTD.

Pouvez nous donner quelques exemples de votre utilisation de TP ( projets, tags ..)

Merci
Bruno

Unknown a dit…

Bonjour,

avez-vous essayé l'outil Todolist ? (tout simplement).

http://www.codeproject.com/Articles/5371/ToDoList-6-7-8-Feature-Release-An-effective-and-fl

Je me retrouve dans les termes que vous utilisez. Sa grande force est sa capacité a s adapter a la méthode de la personne. On peut gérer cela de façon simple, mais aussi de façon tres evoluée (champ paramétrés, recherche avancée, gantt, utiliser GTD), mais tout en restant intuitif.

A l epoque je ne trouvais pas d'outil me permettant de gérer simplement mes tâches. mais cet outil a vraiment comblé mes attentes.

Il est gratuit et en constante évolution (développé par une seule personne mais suivi par une petite communauté qui le font évoluer (dont moi ;) ).

A votre dispo pour en discuter si nécessaire.

Laurent

Anonyme a dit…

@ Laurent
Est ce que Todolist est utilisable sur Mac ?

Par ailleurs je viens d'avoir un pb sur ma liste TP, est ce Dropbox, ou ai je fais une erreur en synchronisant avec un fichier ouvert sur 2 deviced, en tôt cas c'est très peu pérenne

Bruno

Unknown a dit…

Non effectivement todolist ne fonctionne pas sur mac autant que je sache.
Il y a une version light (consulter/supprimer/ajouter des taches) pour iphone, mais c'est tout...

Todolist fonctionne aussi via dropbox, pour l instant je n ai pas eu de souci particulier.

Anonyme a dit…

Orgacity n'est plus accessible!
comment se procurer un cahier Orgabook?

Jupiter a dit…

Bonjour, Pour l'orgabook me contacter en privé son créateur est un pote je te communiquerai ses coordonnées.

Par ailleurs au 27.11.13 Taskpaper n'a pas tenu le choc j'ai du revenir a Omnifocus.