jeudi 21 mars 2013

News sur GTD & mon utilisation d'Omnifocus



Bonjour à tous, 

Enfin, mon organisation GTD fonctionne bien !.

Après avoir pas mal tergiversé entre le papier et l'informatique, je suis resté sur l'informatique. je ne me sert aujourd'hui du papier que pour saisir mes notes au vol en rendez-vous ou au bureau. 

J'utilise toujours Omnifocus et j'attends avec impatience la version 2 qui doit bientôt sortir. La raison est assez simple. Le logiciel est puissant, très efficace, plutôt facile à utiliser au quotidien, les perspectives permettent un certain confort d'utilisation et mes données sont sauvegardées régulièrement. Je me suis aussi inspiré de Things, qui est tout de même moins puissant qu'omnifocus, en gardant l'aspect temporel en plus des contextes (@). Cette logique me convient bien. 

J'ai conservé l'idée de saisir toutes mes informations dans un seul système y compris mes notes. Finalement je gagne pas mal de temps mais surtout je suis assuré de tout retrouver à chaque instant. J'ai aussi une vision claire de chaque projet actionnable et de leur avancement. Le systeme permet aussi une élimination rapide des taches et une synchronisation efficace notamment avec mon iphone.

La version iphone d'Omnifocus me sert principalement à consulter mes projets et liste lorsque je suis dehors, mais tout mon travail s'effectue sur la version Mac. Je n'utilise pas la version Ipad que je n'aime pas du tout. Il est vrai que je n'aime pas l'Ipad pour travailler, c'est pour moi une liseuse améliorée. 

Concernant les contextes, ils ont un peu évolués. Vous constaterez qu'ils mélangent le temps, des listes de contrôle et quelques contextes GTD. Cela me convient bien. Je me contente d'integrer dans mes taches mes sous contextes ex. @Call / Today, @Wait Next et d'y rajouter une note si nécessaire. 
  • @Wait
  • --Today--
  • --Next--
  • --SomedayMb--
  • @People :
  • @Errands
  • @Home
  • @Think
  • --Notes--
  • --Tickler--
  • Ref. 
  • --Following--
Today est un réservoir à actions, pour celles que je souhaite réaliser aujourd'hui. Bien sur je pourrais utiliser les flags mais je ne les aime pas.
  • Une variante peut être de spliter --Today-- en 4 pour ces contextes :
@Routines pour les choses que je dois faire tous les jours,
@Waiting pour les choses que j'attends des autres,
@Short burst today pour les choses à faire en rush,
@Full attention today pour les projets sur lesquels je veux bosser qui nécessitent une forte attention. L'étude de mes immeubles par exemple ou la rédaction d'un contrat ou d'une proposition commerciale. 

  • Next regroupe les taches que je souhaite faire apres celle d'aujourd'hui. Someday may be celles que j'hésite à faire.
  • Note, Ref concerne les informations auxquelles je souhaite avoir accès partout.
  • Following concerne les sujets que je veux suivre
Tout ces contexte sont tres naturels dans mon mode de fonctionnement. Ils sont sélectionnés au fil de l'eau.

J'utilise beaucoup les date de départ pour planifier l'exécution de mes taches ou de mes projets. Je n'utilise presque pas les dates limites sauf lorsqu'elles sont impératives. 

Quand à l'organisation de mes projets ils n'ont pas beaucoup changés. Ils sont toujours groupés par Dossiers, chacun, contenant mes projets actionnables ou pas (ceux qui ne le sont pas où sur lesquels je ne souhaite pas travailler sont simplement mis en attente).  

Les voici
  • Listes
  • Etudes en cours
  • Home
  • Work
  • Ref.
Quand à GTD, après 6  ans d'utilisation, je suis toujours étonné de l'efficacité de la méthode. Certes, elle peut sembler compliquée à mettre en oeuvre pour le débutant, mais finalement ses principes sont très simples. Tout collecter, clarifier chaque information, organiser les infos dans des projets et choisir la 1ere action concrète à réaliser, revoir les information avant d'agir, enfin agir tout cela n'est pas si difficile et assez naturel. Une règle m'a énormément aidée : celle de faire les actions actionnables en moins de 2 mn immédiatement. Cela peut sembler idiot mais qu'est ce que c'est bien !

Par rapport à d'autres méthodes comme Covey ou Mark Forster, GTD est plus solide pour une utilisation professionnelle. Le Contrôle et la perspective (Horizons), les deux piliers de GTD, apportent à cette méthode une véritable unité qui la rendent redoutable au quotidien. A deux conditions : Persévérer et Simplifier.

Le vrai risque est de compliquer la méthode, de trop la détailler puis de se noyer dans les détails d'ou une vraie nécessitée de REVOIR ses informations tous les jours et une fois par semaine (Weekly review). La mienne est le vendredi ou au pire le samedi lorsque la semaine est très chargée.

La vraie bonne habitude, que j'ai mis un peu de temps à comprendre, est de mettre en attente tout projet et toute tache qui n'est pas vraiment actionnable maintenant. Donc il faut conserver dans le système uniquement comme actionnables et laisser apparaitre dans le logiciel uniquement les taches et projets sur lesquels on souhaite, vraiment, travailler à très court terme (moins d'une semaine). C'est un des secrets de GTD; sinon cela devient vite le bazar !

Et vous quel est votre bilan de GTD ? Qu'aimez vous et détestez vous dans cette méthode ? Qu'avez vous découvert ? 








7 commentaires:

Babachiko a dit…

Bravo! Je trouve votre blog très intéressant. Je pratique GTD depuis environ deux ans et ai pour l'instant deux commentaires:
- Contexte: J'ai adopté quant à moi une liste de contextes plus ou moins semblable à celle du bouquin de David Allen (@Courses, @Domicile, @Téléphone, @En ligne, etc.) et finalement je ne l'utilise très peu. Il faut que je voie dans quelle mesure je pourrais m'inspirer de votre liste de contextes.
- Je m'étonne que vous mettiez "Non actionable" comme contexte, sachant que les trucs non actionables sont destinés à la poubelle, à l'incubation ou au classement. S'agissant du classement, je m'étonne que vous ne mentionnez pas Evernote que je trouve quant à moi très utile.

Mes logiciels GTD sont donc Omnifocus pour la gestion des projets et des actions suivantes, et Evernote pour les documents.

Jupiter a dit…

@Babachiko Merci pour vos précisions. J'ai modifié mon blog pour le non actionnable car j'ai trouvé une autre façon de suspendre mes projets en utilisant le context next ou en mettant une date de départ ce qui est bien pratique.

Quand aux contexte quand David Allen à écrit son livre il n'y avait pas les smartphone et l'internet tel que nous le connaissons. Ils sont pour moi un peu dépassés. Comme dit Swen il faut mieux se focaliser sur le temps et l'attention qu'on porte aux choses que sur l'outil ou la localisation. Comme je travaille chez moi et que j'y ai installé mon bureau dans une pièce indépendante, je n'ai pas l'usage des contextes classiques qui sont pour moi un handicap. Il m'a fallu des années pour comprendre que l'analyse de SWEN est bien plus pertinente, en tout cas pour moi.

Jupiter a dit…

@Babachiko et Evernote
Tout à fait ok avec vous. Evernote est la parfaite solution pour la gestion de documents. Certains l'utilisent même en solution full GTD (voir l'excellent article the secret weapon en anglais http://www.thesecretweapon.org

Mais personnellement je préfère tout stocker sur mon Mac pour des raison de confidentialité.

Anonyme a dit…

Bonjour

Je vous remercie pour vos conseils. Je me suis penché récemment sur cette méthode car je ne m'en sorts plus au niveau boulot. Je n'arrive plus à gérer les priorités et je travaille de façon non organsié et ça ne me plaît pas.
J'ai trsté Omnifocus et Things. Je me sens mieux sur Things. Je ne saurai dire pourquoi mais Omnifocus m'a semblé plus complexe à apréhender. Vous dites que vous gérez tout sur OF.
J'utilise depuis très longtemps Evernote pour noter et archiver documents important.
Pourriez vous indiquer comment vous ferez vos simples notes depuis OF. Vous créez des tâches ou il y a une option "notes" qu'il m'aurait échappé.
Autre chose. Je ne comprends pas pourquoi vous mettez le sigle @ devant les contextes.
Désolé je débute.

Merci encore et bonne journée.

Jupiter a dit…

Je vous remercie pour vos conseils. Je me suis penché récemment sur cette méthode car je ne m'en sorts plus au niveau boulot. Je n'arrive plus à gérer les priorités et je travaille de façon non organsié et ça ne me plaît pas.
J'ai testé Omnifocus et Things. Je me sens mieux sur Things. Je ne saurai dire pourquoi mais Omnifocus m'a semblé plus complexe à apréhender. Vous dites que vous gérez tout sur OF.

- Pour moi, Omnifocus n'est pas plus compliqué. Il est seulement plus adaptable que things et de loin...


J'utilise depuis très longtemps Evernote pour noter et archiver documents important.
Pourriez vous indiquer comment vous ferez vos simples notes depuis OF. Vous créez des tâches ou il y a une option "notes" qu'il m'aurait échappé.

- Tres simple
Soit creer une note comme une tache dans chaque projet. C'est ainsi que je gere l'historique et mes commentaires de mes projets. Soit/ ET creer un dossier notes qui regroupe mes notes non relatives à des projets ou mes documents en liaison avec mon mac. Je peux ainsi les ouvrir à tous moments/

Autre chose. Je ne comprends pas pourquoi vous mettez le sigle @ devant les contextes.

Jupiter a dit…

@ = at = la denomination des contextes

Anonyme a dit…

Merci pour vos réponse. Je vais me mettre au travail.