mardi 19 janvier 2010

Avancement AF4 & GTD ma méthodes en 10 points

Cher Lecteur,

Mon activité est devenue de plus en plus chaude ces temps ci. Je commence à avoir bcp de mal à poursuivre ce blog. Il est fort probable que je vais mettre la pédale douce pour me consacrer à mon métier qui devient de plus en plus prenant. J'espère vous avoir apporté un peu jusqu'ici mais je ne suis pas sur de vouloir poursuivre l'aventure. 

Cependant, je ne voudrais pas arreter ce blog sans  vous faire part de mes dernières découvertes. J'ai enfin réussi à concilier les 2 méthodes GTD et autofocus4. Je vous en livre les grandes lignes à vous de l'adapter et de la compléter. J'ai aussi abandonné tout système de gestion de taches digital pour me consacrer au papier bcp plus facile à mettre en œuvre et efficace, en tous cas pour moi.

Je vous présente ma méthode papier :

I / Pour autocus il vous faut un cahier, une règle et un bic rouge.

1. Saisissez toutes vos taches une par une telles qu'elles se presentent en bleu ou noir.
2. Quand vous n'avez plus rien en tête tirez un trait rouge  c'est votre BACKLOG.
3. Continuez à saisir vos taches après la ligne c'est votre LISTE ACTIVE.

Pour la mise en oeuvre le matin commencez par lire toutes les taches de la 1ere page à la derniere sans avoir l'intention de faire quoique ce soit. Avec le stylot rouge reperez tout ce qui est urgent dans le sens normal p1 etc...

4. Au début de la journée faites le contraire ! ;  Commencez par la derniere page de la liste active vers la 1ere page (backlog). Lisez Page par page. Du bas de page vers le haut de page.  Toutes les taches les plus urgentes et importantes sont à la fin,  aussi commencez par elles.

Pour le reste on en reste à la méthode. Taches terminées ?  barrez les en rouge. On les repère mieux mettez la date à coté. ex. Fait le 18/1

Non terminées ? Barrez la et reformulez la en la réintroduisant à la fin de la liste active.

5. Après reprenez la méthode traditionnelles à partir de la backlog d'abord puis lorsque rien ne saute aux yeux passez à la liste active. Travaillez, tache par tache. Tout ce qui saute aux yeux est fait au fur et à mesure. Si ce n'est pas terminé est reformulé et inscrit en derniere page de la liste active.

Vous voyez c'est simple et assez addictif.

Un truc : Lorsque vous commencez une nouvelle journée mettez en marge la date
ex Mardi 19/1 --- Nouvelle tache.

Vous saurez ainsi tout ce que vous avez ajouté jour par jour.

6. A la fin du cahier notez tous vos projets à la suite les uns des autres personnels, professionnels, obligations sans ordre particuliers. Relisez les et raitez vos projets à la manière d'AF4. (backlog liste active Double lecture elimination, reformulation).

7. Pour vos listes clients, prospects, tableaux de suivi mettez le tout dans un petit classeur A4 sous feuilles plastiques vous avez là vos checklist et tout ce qui vous permet de suivre vos informations essentielles d'EVERNOTE. ex. J'y ai la liste de mes offres, de mes demandes, mes listes d'immeubles avec rendements, mes listes des clients , mes listes des confreres avec qui je travaille,  mes listes de mandants (les meilleurs), mes listes de prospects, mes liste d'indicateurs, mes listes de fournisseurs, mes checklist de process matinaux, ou du soir,  Rajoutez y aussi vos notes concernant vos méthodes et tout ce qui marche pour vous sur une seule page.

8. Pour vos projets ayez les sur une feuille word ou evernote ou sur feuille volant classées dans un classeur de votre choix. Dans vos projets ne mettez que les bigs rocks et MIT toutes les taches vont dans AF4.

Enfin vos projets et leur documentations lorsqu'ils sont essentiels peuvent etre mis dans une chemise classée dans votre boite de projets actifs,  alphabetiquement.

II/ 9. Dans la journée il vous faut un outil pour collecter toutes les infos et les retrouver afin de prendre les bonnes décision. Un simple cahier A4 suffit. Accrochez y les cartes de visites des gens que vous rencontrez au fil des pages cela permettra de les revoir et prendre les bonnes décisions les concernant.
Ne notez pas trop. Faites des synthèses.

Ayez aussi une paniere INBOX et traitez les infos à la maniere GTD sauf que vous reportez tout ce qu'il y a à faire sur AF4 si cela dure plus de 2 mn.

10. Dans la journée travaillez par blocs de travail. Je m'explique :
AF4 - TRAVAIL PROJETS - DETENTE - PROSPECTION - OBLIGATION - TACHES DISSMISS ou tout bloc de votre choix. Restez attentif aux opportunités et traitez les immédiatement si vous les estimez cruciales en abandonnant tout ce qui peut attendre.

Traitez tout en parallèle mais une seule tache à la fois. restez concentré sur ce qui vous faites au moment ou vous le faites. Travaillez vite mais précisément. Sachez exactement ce que vous voulez faire, comment, pourquoi et avec qui.

En conclusion, avec tout cela vous devriez comme moi être un peu plus Zen et heureux. 

Le système fonctionne de lui même AF4 régularise au fur et à mesure les taches, votre cerveau élimine ce qui est inutile et vous avancez "petit à petit mais souvent" Il ne reste que la weekly review qui consiste à completer AF4 avec les informations que vous avez collectées non encore saisies, ex. Mails, cahier inbox (II)  mettez sur AF4 vos projets même les someday may be  et tout ce qui vous passe par la tete dans AF4 sans chercher à rationaliser le systeme se nettoyera de lui même et à planifier sur votre agenda les projets essentiels qui doivent absolument être faits ce qui prends env.......... 1/4 heure !

Petit à petit vous vous rendre compte que les informations tombent en désuétudes d'elles mêmes , que l'on va à l'essentiel sans pour autant qu'il y ait un système de priorités et que le systeme s'auto-régule.

Utilisez bien la règle dissmiss en stabilossant les taches qui ne veulent pas se faire et traitez les comme un process. 

Avec cela pas d'usine à gaz type GTD, GTD ZEN etc mais un système simple qui fonctionne en tout cas pour moi depuis plus de 2 mois, ce qui est un record dans mon organisation.

Vous trouverez dans mon blog beaucoup d'informations sur GTD. J'ai fait de mon mieux pour être le plus transparent possible. J'espère que vous y trouverez ce que vous cherchez.

A bientôt

Jupiter.







3 commentaires:

isolde a dit…

Bonjour,

merci pour ce retour d'expérience bien stimulant et pas du tout technophile !
Oui, Autofocus ça marche : dire qu'au tout début je prenais cette méthode pour un canular). Oui, GTD est une usine à gaz : mais la démarche-projet pour tout et n'importe quoi est épatante car elle permet d'avancer tranquillement.
Chacun à petits pas fait sa méthode bricolée, les choses sont faites : c'est le principal !

Claudia Volkman a dit…

Thanks for this - it's great (even though poorly translated into English, I still "get" it). This is similar to the conclusions I've come to integrating GTD and AF! Brilliant!
Claudia

Jupiter a dit…

@Isolde Merci. Moi aussi au début j'ai pris AF4 pour un canular. Surtout que je venais de GTD et AF4 cela parait trop simple... Mais ça marche...
@Claudia Thanks happy you've enjoyed it.