Operation déstockage massif

Aujourd'hui je vais vous parler de l'esprit Zen.

C'est fou ce qu'on peut accumuler dans une vie.

Quand mes grands parents sont morts, nous avons vidés des caves entières et nombre de placards de vetements. C'était émouvant et cauchemardesque. Je suis retombé sur plein de trucs que je croyais avoir oublié. Des vieux livres, des ustensiles de cuisine, des vieux album etc...

L'émotion passée cela m'a donné à réfléchir. Finalement, à la maison comme au bureau c'est un peu toujours pareil, on stocke, on stocke, on stoke et finalement on accumule plein de trucs inutiles. Et puis chaque chose correspond aux personnes. Il est illusoire de se dire ma fille, mon fils voudra cela plus tard... La vie change trop vite. Regardez nos enfants il ne jurent que par les game boy et de "mon temps" c'était les mécanos et les jouets.. en bois...

Avant que ma fifille (dans quelques années j'espère) se tape ce travail ingrat, ma femme et moi avons décidé de tout basarder. C'est l'opération destockage massif. Livres d'ésotérisme, d'organisation, de toutes sorte de sujets, électronique, vieux dossiers, et ma fille s'y est mise aussi vieux jouets, peluches , bouquins d'enfance tout va disparaître. Si il y a des choses qui vous intéressent prévenez moi sinon cela finira sur Ebay et les bouquins chez Gibert dans le meilleur des cas...

Au bureau c'est pareil. De quoi avez vous vraiment besoin ? Qu'est ce qui est vraiment indispensable ? Qui vous manquera tellement ?

A force d'accumuler des trucs inutiles on fini par devenir dingue. Et qu'est ce qui restera lorsque nous ne serons plus ? La vie n'est qu'un passage...

Donc moi j'ai décidé de commencer par le bureau. Vieux dossiers, papiers, livres journeaux, dossiers référence, dossiers projets, vieux classeurs etc. Tout va disparaître. Il ne restera que Jumbo (mon imprimante) et mon imac !!!

Mon conseil du jour :

Autant faire le trie ici et maintenant que plus tard...

Faites l'opération destockage massif !!!!

Et pendant qu'on y est évitez d'acheter des choses inutiles et si cela fait double emploi avec ce que vous avez déjà débarrassez vous du double emploi.

Pour quels résultat ? Vous verrez lorsque tout sera fait votre pensée sera limpide et précise (mind like water) finalement on en revient toujours à GTD !!!

Mes Jouets GEEKS - Imprimante

Juste dans mes nouveaux jouets GEEK je viens de me faire un joli cadeau.

Je me suis acheté une imprimante brother Laser Couleur une MFC 9840 CDW (photo).

Ah, ce n'est pas le modèle réduit mais plutôt le modèle "Maouse costaud". Je l'ais appellé JUMBO ! . Du matériel professionnel neuf de qualité que j'ai payé pas cher du tout (550 HT).

C'était pas du luxe je tournais avec une vieille HP jet d'encre 5510 depuis 5 ans...

Celle là est extraordinaire. Elle fait tout (sauf le café !).

Imprimante, fax, copieur, Scan. et elle est silencieuse.

C'est important le bon matériel. A acheter des trucs qui ne tiennent pas la route on fini par avoir des problèmes et cela coûte beaucoup, beaucoup plus cher...

Par ailleurs ma priorité n°1 c'est la qualité de mes services. L'impression c'est tout aussi important que le service. C'est l'image que vous donnez de votre entreprise. Dans l'esprit du client : "mauvaise qualité = mauvais service". Vous vous souvenez ce que disait notre maitresse à l'école "les mauvais ouvriers ont de mauvais outils".

Donc ne lésinez pas sur la qualité. D'autant plus que ce n'est pas si cher que cela pour faire "bonne impression".

Par contre elle est encombrante. 50cm X 50 X 50, un vrai cube !

Et 40 Kgs je parviens à peine à la déplacer. Quand on me l'a livré je me suis tapé les étages à pied avec le livreur, j'ai cru que je n'y arriverai pas le carton faisait 1 m x 1 x 1.

Quand au poids du carton peut être 60 kgs. Ils sont fous !!!!

Si vous saviez tout ce que j'ai du jeter comme papier j'en étais malade pour la planète. Heureusement qu'il y a le recyclage et j'espère bien que tout le papier que j'ai dû jeter servira à quelque chose.

Au fait, elle imprime bien !!!! Quand au scan c'est instantané, comme le fax...

Autofocus / Petit bilan après + d'1 mois d'utilisation d'utilisation

J'ai déjà parlé d'Autofocus plusieurs fois. Donc je ne vais pas en rajouter mais il faut quand même que je vous dise :

Source photo flick (merci pour l'emprunt) Flickr : Rechercher Voir les exemple 3 pages interessantes et aussi Flickr: Autofocus time system by Mark Forster

Vous n'allez pas y croire ! Ce truc que j'ai essayé comme cela, juste pour voir à complètement transformé ma vie depuis un mois. Autofocus est devenu mon nouveau jouet papier.

Après des début pas faciles, j'ai eu un peu de mal à m'approprier la méthode ma raison n'était pas du tout d'accord mais mon intuition a réussi - non sans mal - à la convaincre. Posément elle lui a posé les résultats comme on abat un carré d'as au poker. Du coup elle est repartie la "queue entre les jambes" en ce disant que vraiment il y a des choses qui nous échappent...

Dire qu'il y a des gens qui créaient des logiciels sophistiques et qu'on peut obtenir 10 fois plus de résultats avec un simple cahier à 2 euros semble impossible ? Eh non....

Alors quels résultats ? :

- Excellent contrôle de mes actions, même dans des périodes de coup de feu...

- Facilité d'accès aux informations

- Utilisation de mon intuition et de ma raison en simultané,

- Appropriation et durable des informations

-Adaptabilité totale et facile à mon organisation y compris avec mes process GTD,

- Notes possible sur une page

- Timing bien contrôlé

- Possibilité d'inclusion dans le même système des Listes GTD

- et surtout, surtout pouvoir sauter du coq à l'âne sans arrêt et sans difficulté sans perdre le contrôle et avec l'esprit "Mind like water"

Quelques défauts :

- Oui cela m'a pris du temps à comprendre les règles de base de la méthode.

- Oui il y a des chose que j'ai compris au bout de 2 semaines d'utilisation ex. Les taches dissmiss c'est pas clair du tout dans l'explicatif de Mark Forster. ex. le sens des pages c'est stupide mais j'ai pris le système à l'envers pendant une semaine et pourtant cela à marché. La aussi, c'était pas clair...

- Et j'ai encore beaucoup de chose à apprendre. Tous les jours je passe au moins 1H00 à lire le forum pour m'améliorer. C'est beaucoup une heure...

Mais le forum de Mark est tellement bien fait Discussion Forum - Get Everything Done et les gens sont tellement sympa que j'ai trouvé plusieurs bonnes âme pour répondre aux nombreuses questions que je me posais et que je me pose encore.

Vous voulez en savoir plus ?

Bon eh bien j'ai encore augmenté de 15% ma vitesse d'exécution mais mieux et c'est difficile à croire mais avant lorsque j'utilisais l'informatique et notamment Omnifocus, je me noyais dans des taches secondaires et j'avais tendance à rêver et à ne pas faire les choses. Du coup je ratais parfois des choses importantes et cela pouvait remettre en cause mes objectifs principaux.

Aujourd'hui c'est fini. Je ne fais que ce qui doit être fait. Du coup j'ai abandonné Omnifocus (à mon regret) et tout logiciel informatique. Ma conviction quels qu'ils soient, c'est pas au point. Comme dit ma femme "Quand les ordinateurs parleront on en reparlera".

D'ici là le papier à de beaux jours devant lui.

J'ai aussi bien compris la méthode GTD et AUFOCUS qui pour moi ne s'opposent pas elles se complètent. AF n'est qu'une utilisation différente des contextes avec une approche particulière. Certains ont même comparés les méthodes : Si vous voulez en savoir plus plus : regardez la comparaison GTD / autofocus (Anglais) : lire tranquillement le site le gars qui a fait cela à fait un boulot formidable ! Comparing Autofocus and GTD

Mes jouets / Ma journée et 1ers outils papiers

Avant de commencer je vous remercie les lecteurs qui lisent mon blog. Merci beaucoup, cela me fait plaisir. Au moins je me dis que je n'écris pas pour rien !!!

Aujourd'hui je ne vais pas me faire des "copains" car je vais vous parler détournement GTD et les puristes vont hurler au scandale...

Mon objectif c'est d'expliquer ce qui marche pour moi et peut être de vous donner des idées.

GTD : Je ne vais pas expliquer la méthode, il y a suffisamment de sites bien faits pour cela (cf liste des blogs). Mais grosso modo GTD comme l'a dit David Allen est une collection de TRICKS c'est à dire des bout de ficelles. Après on peut les nouer comme on veut. Les puristes diront qu'il faut tout prendre, moi je dis que non. Il y a des trucs formidable et d'autres qui chez moi ne fonctionnent pas.

Je vais donc partir du terrain de l'action et remonter vers les hautes sphères. Ce sera beaucoup plus facile à expliquer

Le terrain : Autofocus remplace mes contextes. J'ai un simple cahier sur lequel je note toutes mes taches et mes notes au fur et à mesure de la journée. C'est mon guide pour l'action. Je suis scrupuleusement la méthode et je vous conseille de surtout la suivre point par point. Pas de tags, pas de couleurs, pas de contextes, rien de rien...

Ma journée est compartimentée en fonction de PROCESS GTD.

A certains moment je suis dans l'action. Je travaille donc sur mon cahier. J'acquière de l'information. Je passe des appels, envois des emails, effectue des rdvs, envoi des courriers, fait de la compta, rédige des contrats etc... Bref tout ce que nous faisons tous.

• J'essaye de faire ces actions par "compartiment". Très simplement.

Ex. je sais que j'adore faire l'administratif le matin tôt (7H30-8H00>9H30). Presque au réveil. C'est le moment idéal pour moi pour faire les factures, rédiger les contrats, réfléchir à des affaires ou lire très vite mes mails qui sont arrivés pendant la nuit. Si je suis débordé et que je risque de ne pas y arriver je décale au soir et je ne regardes pas la télé. Si un programme m'intéresse j'enregistre et le verrai plus tard. Si j'ai vraiment une urgence administrative ou un sujet qui me préoccupe énormément je bloque une matinée pour le résoudre.

Je n'interroge jamais mes émail plus de 3 fois par jours. J'ai désactivé la fonction reception automatique pour rester en manuel.

Ma production :

Je ne suis pas un coureur de fond mais plutôt un sprinter. J'adore travailler vite, court mais de façon hyper intense et entre ces moment ? ... Je me détend. J'ai donc des succession de moments de travail assez intenses et de moments de détente ou de plaisir.

• Mes appels ont lieu tout au long de la journée. Je suis assez direct avec les démarcheurs. Je vais droit au but et le plus vite possible. S'il n'y a pas de sujet je leur dis que je suis débordé et je clos gentiment la conversation. 5 appels à 3mn l'appel = 15 mn + 5 mn de récupération totalement perdus et sans aucun intérêt. Mon temps étant ma ressource la plus précieuse je préfère m'excuser et les envoyer aux pelotes qu'en perdre...

• Je soigne mes clients et mes partenaires. J'essaye d'être le plus efficace possible et de poser les bonnes questions pour bien comprendre leur problème et y apporter des solutions. J'essaye d'être le plus direct possible.

• J'effectue mes rdv l'après midi dans la mesure du possible en fonction de l'énergie qu'ils vont me demander et disponible. S'il s'agit d'une négociation je sais qu'il vaut mieux que je prenne un rdv à 9h00 (au pire) ou à partir de 15H00 car je ne suis pas très vaillant en début d'après midi (même si je ne bois pas une goutte d'alcool !!!..." C"est simplement pas mon heure c'est tout.

Vers 16H30 je fais une pause thé. 30 mn rien que pour souffler un peu. Le plus souvent avec mon épouse ce qui permet de se retrouver un peu avant le diner.

Le soir je m'arrête vers 18h30 /19h00. C'est avant le dîner et le moment idéal pour ma créativité et me former. Je dispose entre 30 à 60 mn de temps pour lire les blogs, écrire, m'amuser, me détendre, bref me faire plaisir. Après tout j'ai bien travaillé.

Après je dîne assez tôt et assez leger. Et je me remet à bosser.

Cette période est assez particulière. Je fais ma daily review des choses importants qui se sont passées et qui vont se passer, réfléchis à mes priorités du lendemain, mes bigs rocs. Mes rendez vous et surtout je travaille sur mes projets façon GTD. L'objectif étant d'avoir une pré liste des mes bigs rocs pour le matin que je relirai le matin histoire de voir si je peux éliminer des choses inutiles.

J'élimine aussi les taches inutiles sur autofocus, en rajoute, les reformule. Bref je fais du nettoyage. Bien entendu ma bigs rock list (complémentaire à autofocus) ne contient aucun détail. Toutes mes listes et détails sont sur autofocus. Je met aussi sur autofocus les mots clefs de mes conversation avec certains clients pour ne rien oublier.

Certains soir je n'ais pas besoin de daily review. Ni de travail sur mes projets. Le plus souvent parceque j'ai travaillé mes projets pendant la journée ou en tout début d'après midi à un moment ou je me sentais d'attaque. J'en profite pour me détendre, faire de la guitare ou toute autres activités de loisirs comme voir des copains...

Mes jouets GEEKS

Lors de mon dernier article j'ai parlé de l'importance de votre état d'esprit. Innovation, ouverture d'esprit en sont les mots clefs. Faire les choses plutôt qu'y (trop) penser la règle d'or.

j'ai aussi évoqué à mot couverts l'inertie qui existe dans certaines sociétés, le changement qui est une constante de la vie et la difficulté qu'on la plupart des gens à se mouvoir et à vivre dans cet environnement hostile.

Aujourd'hui je commence à vous révéler quelques un de mes petits secrets qui marchent pour moi. J'espère qu'ils vous seront utiles et n'hésitez pas à ajouter des choses j'adore les commentaires et même les critiques qui me forcent à me remettre en cause.

Mon jouet n°1 c'est mon Macintosh un 20 pouces de bureau classique et un petit powerbook 12 pouce quand je pars en vacances. J'aime l'utiliser et surfer c'est vraiment l'outil ideal. En plus il est beau et puissant. Cela fait 20 ans que je suis sous mac et je n'ais jamais eu de soucis (grave). Quand je pense que dans mon ancienne boite les informaticiens PC passaient au moins tous les deux jours, vous comprenez mon choix. Et puis Mac c'est une passion et un état d'esprit. La communauté Mac est vraiment extraordinaire il y a un sentiment d'appartenance, je dirai même plus presque une confrérie.

A part cela ? Le père Noel doit m'apporter via Bouygues le dernier Iphone que j'attends depuis des mois... A priori fin avril... On verra. De toute façon c'est vraiment accessoire c'est simplement pour me faire plaisir mon vieux téléphone mobile me suffisant largement. Je l'achete uniquement pour communiquer. Je ne sais pas encore si j'utiliserai omnifocus dessus. J'ai été un des premier "palmipedes" j'ai géré mes taches sous Palm et palm desktop j'avais une quantité de notes de projets de "projets" et pourtant c'était pluys un handicap qu'autre chose...

Et ensuite ? Rien ! Tout le reste est sur papier. Pourquoi ? Parceque je vise l'efficacité et que l'informatique c'est bien pour communiquer mais c'est désastreux pour s'approprier l'information. Malgré Omnifocus, ma bonne maîtrise de la suite iwork, office en tant qu'utilisateur je dois vous faire une confidence mon meilleur ami c'est le téléphone ! Pourquoi ? Parcequ'on a l'information immédiatement et qu'en plus on a la possibilité d'en recueillir d'autres à exploiter ou pas.

J'adore aussi SKYPE que j'utilise aussi bien en clavardage qu'en téléphonie. Skype c'est génial et il parait assez sécurisé. Quoique...

Et le mail ? Je l'utilise le moins possible. Uniquement pour les échanges de documents et lorsque je pense qu'il sera plus utile de contacter mes interlocuteurs par mail car je n'ais pas besoin d'une réponse immédiate ou que celle ci pourra être traité pendant la nuit.

Bien entendu j'ai un site internet mais il est encore "perfectible" et je pense m'en servir comme d'un outil de communication. Si cela vous amuse allez voir... ARISTONE CONSEIL®

Et puis j'aime bien Twitter et Facebook et quelques réseaux sociaux bien que pour l'instant je n'ais pas constaté d'utilité extraordinaire à part facebook qui m'a fait retrouver des copains de ... 30 ans !.

Bref, vous avez compris pour moi l'informatique c'est un outil. On a bien inventé le téléphone mon Mac c'est un peu pareil sauf que j'entretiens des relations affectueuses avec lui car j'adore l'outil mais j'ai beaucoup de mal avec les applications de taches.

Voilà c'est un peu près tout pour le moment. La prochaine fois je vous parlerai de mes outils papier c'est beaucoup plus intéressant pour gérer l'essentiel de ma vie mes projets et mes taches et au moins c'est efficace. Je ne perds pas de temps ni sur écran, ni à rechercher l'information.

Votre état d'esprit un élément essentiel.

Jusqu'ici je vous ai parlé de GTD / Omnifocus et d'autofocus mais je n'ai pas encore évoqué ce qui marche pour moi et la manière dont je parviens à me rendre la vie un peu plus facile en en faisant le moins possible. Cela commence par un état d'esprit puis je vous parlerai dans mes prochains articles de mes jouets.

Mes copains disent que je suis un bourreau du travail. C'est vrai. Mais pas par ce que j'en ai l'obligation, c'est simplement par ce que j'aime ça !. Je prend le boulot comme un jeu, un jeu permanent ou tout ce que je fais n'a qu'un seul but et trois objectifs : m'amuser, m'amuser et m'amuser !.

Eh oui à 47 ans je suis resté un grand enfant. La vie me donne l'occasion de trouver des nouveaux jouets et les loisirs ne sont là que pour me laisser souffler entre deux challenges. Alors comme disait je ne sais plus qui, plus je m'entraîne, plus je réussi. C'est normal. Un peu de chances de temps en tant mais avant tout beaucoup de persévérance et d'idées nouvelles. Je n'hésites pas à changer à 180° de cap si je me rends compte que je me suis trompé. Comme disait un de mes patron "il n'y a que les imbéciles qui ne changent pas d'avis".

Quand je travaillais en tant que salarié j'avais souvent quelques difficultés avec mes collègues. Par contre mes patrons me comprenaient très bien !, mieux, ils m'encourageaient à aller plus loin et plus vite; C'est ainsi que j'ai beaucoup appris...

Beaucoup de mes collègues ne pensaient qu'aux vacances, à la politique, à en faire le moins possible. Certains ne comprenaient pas pourquoi je changeais de système si souvent

Plus tard j'ai aussi compris que j'agissait ainsi par la nature même des problèmes que je rencontrais et que certains sujets nécessitaient des méthodes simples et d'autres beaucoup plus complexes et adaptées. Je ne changeais pas de système, je l'adaptais à mes besoin et accessoirement à la situation.

J'observais mes camarades de jeu et je les voyais s'enliser dans des problèmes mineurs sans même pouvoir les aider. comment le pouvais je ? Leur ennemi intime, c'était eux même. Il s n'acceptaient aucune aide, aucun conseils. Je constatais qu'ils étaient incapables de se remettre en cause ou de remettre en cause leur organisation et leurs méthodes de travail. Quand à innover et mettre en oeuvre des solutions nouvelles et adaptées c'était bien au dessus de leur force; Comment lutter contre le courant ? Et le pire dans tout cela, c'est que je ne pouvais rien faire pour eux. J'en parlais à un de mes copain grand patron d'une structure équivalent. Il me répondit : comment faire boire un âne qui n'a pas soif ? Dommage...

Pour finir, j'ai quand même reussi à me faire virer d'une grosse boite pour "excès de zèle" (celle là on ne me l'avais jamais faite) et quand j'ai (enfin) compris cela, je suis devenu... patron.

Donc, pour revenir à nos moutons et en résumé : aux problèmes il n'y a souvent pas seulement une seule solution ou réponse possible, mais plusieurs solutions et au moins une, adaptée et circonscrite à chaque problème.Et si elle ne fonctionne pas ? Trouvez en une autre !

Aussi, maintenant en affaire, j'ai compris qu'il vaut mieux ne pas se poser de questions dans l'action. Ainsi, je préfère faire et on discute après.

Cela ne veut pas dire que je ne prends pas de recul à 10.000 > 50.000 mais, les grandes théorie, les plans sur la comète m'em...

Lorsqu'il s'agit d'affaire j'ai beaucoup de compassion à voir certains de mes contemporains qui se prennent la tête sur des idées idiotes, des théories fumeuses, ou des calculs à la c... alors qu'il y a des choses tellement utiles à faire et des gens tellement intéressants à rencontrer. Car finalement pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Et les autres ont téllement de choses intéressantes à nous apprendre...

AUSSI MON CONSEIL DU JOUR EST CELUI CI : FAITES LES CHOSES D'ABORD, DISCUTEZ APRES !

Les grands penseurs, les grandes théories c'est bien mais lorsque la plupart des penseurs se décident à passer à l'action en fonction des paramètres qu'ils avaient en leur possession à l'époque ou il y on réfléchi le problème à changé et les solutions à mettre en oeuvre ne sont plus adaptées ou dépassées.

La seule chose qui ne change pas, c'est le changement !!!.

Contextes méthode Omnifocus.

J'ai déjà parlé des contextes dans ce blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contextes

Aujourd'hui je vais un peu plus loin en vous parlant de leur application pratique dans Omnifocus.

Dans la conception et l'utilisation des contextes, il y a deux écoles.

Lorsqu'on lis le livre de David Allen il n'y a pas de mode d'emploi précis des contextes. David reste général et les définit comme l'OUTIL, LE LIEU ou LA PERSONNE qui va servir à déclencher l'action.

Mais en pratique quelles sont ces "écoles" ?

La 1ére c'est le détail. Un maximum de détails pour un usage précis d'Omnifocus.

Pour avoir un exemple précis allez voir le site en anglais que j'ai vu aujourd'hui. Concision and Concinnity: How I Use OmniFocus Bon, l'auteur va un peu plus loin parcequ'il parle aussi des perspectives mais c'est intéressant de constater jusqu'à quels point certains utilisateurs détaillent les contextes !.

La 2éme c'est la synthèse. Le moins de contextes possibles pour un usage général et la conservation globale du fonctionnement GTD. Ex. @Appels, @Mail, @Web ou un contexte plus global du style @l'ordinateur ou @Mac ou @PC...

Après avoir testé la 1ére solution sans succès, j'ai appliqué la deuxième et cela marche plutôt bien. Mais je suis allé un tout petit peu plus loin. Comme je suis souvent au bureau et que j'ai tout sous la main j'ai crée mes contextes comme vous le voyez sur l'image ci dessus.

Voici pourquoi :

1. Omnifocus se syncronise avec les calendriers ical. Moins vous avez de contextes plus c'est facile à utiliser.

2. Mon expérience d'autofocus m'a fait comprendre que les systèmes compliqués ne marchent pas. Nous ne sommes pas des ordinateurs. Aussi mieux vaut perdre quelques minutes à réfléchir sur certaines taches qu'être prisonnier d'un contexte étroit qui me cache la vue de mes autres taches car en matière de gestion d'information mieux vaut avoir une vue générale de la foret pour choisir son chemin car une fois qu'on y est les arbres cachent la foret...

3. Enfin pour ceux qui ont des difficultés de synchro avec les palm et autres vieux systèmes les catégories ne se synchronisent pas toujours. Avoir un contexte général permet au moins de comprendre ce que l'on doit faire du style apeller M. X...

J'ai constaté depuis que j'utilise des contextes généraux très GTD que je travaille plus facilement et que j'ai une plus grande efficacité dans ce que je fais.

Ce n'est pas aussi clair et adaptable que le papier mais cela marche assez bien dans mon organisation globale.

Ajout du 12/03/2009 : Lien sur un article intéressant que je viens de lire sur Omnifocus :

Cuk.ch - Imprimer un article il explique bien sa philosophie les projets, les contextes et l'inspecteur.

Ajout du 01/04/2009 interessante utilisation d'un internaute de l'onglet contexte dans Omnifocus.

C'est pas idiot car il n'utilise pas les contextes remplacée par un suivi temporel. La fonction du suivi de taches dans le temps n'existe pas dans Omnifocus. Cela devrait mieux marcher.

@ Today

@ Tomorrow

@ Recurring

@ Current initiative

@ Scheduled

@ Delegated

@ Waiting for information.

Ajout du 5/04/2009 découvert l'article de Pierre Morsa sur les contextes GTD et les siens sous Omnifocus. Très intéressant !. Il me donne plein d'idées !!!

Pour la définition c'est ici La minute GTD du vendredi (soir tard) - travailler en fonction du contexte | Pierre Morsa et pour ses propres contextes c'est ici : Ma liste de contextes GTD [s’organiser pour réussir] | Pierre Morsa

Autofocus / Petit bilan après 2 semaines d'utilisation

Avant d'aller plus loin je voudrais juste vous parler d'autofocus. Après 2 semaine d'utilisation je trouve que cette méthode est finalement pleine de surprise et drôlement efficace. Petit rappel : un cahier ou une feuille de papier et vous notez toute tache active ou pas au fur et à mesure. Attention, il ne s'agit pas d'une TODO LIST c'est vraiment un système à part entière.

Pour plus d'information voir la méthode : GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contexte AF Méthode Marc FORSTER et ses premiers résultats GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Bilan autofocus

Le travail de séparer les taches activables des non activables a été un échec. Séparer les taches personnelles et professionnelles sur deux cahiers aussi. Vouloir affecter des contextes et des couleurs pour distinguer les projets des éléments en attente idem.Je pense qu'il m'a fallu un peu de temps pour m'approprier la méthode et la mettre en oeuvre.

Alors qu'est ce qui a marché ? Le plus simple. La liste et sa méthodologie. dans son sens stricte. Pas de chichis. Du brut, éfficace. Il semble que Mark Forster ait rencontré le même problême Twitter / Home. Il a essayé aussi de faire des améliorations qui n'étaient probabalement comme pour moi que de la complication.

Il reste que la méthode est éfficace. Je n'ais jamais été aussi productif. J'ai eu des journées à 35/40 taches et j'ai le sentiment de parfaitement suivre l'évolution de mes informations. Mon intuition prend le relai de ma raison et ma raison celui de mon intuition.

J'ai constaté que à l'usage la méthode est parfaite pour les gens qui sautent "du coq à l'ane" et très souvent interrompus.

Neanmoins j'ai fait une des plus belle weekly review depuis que je travaille sur GTD. J'ai fait un PROCESS sur une corbeille IN de plus de 30 cm de haut et à une vitesse incroyable. J'avais pratiquement fini en 20 mn et reporté toutes mes taches sur autofocus. J'ai encore un peu de travail sur certains projets mais globalement je sais où j'en suis.

En me tenant à la méthode précédente (uniquement GTD+Omnifocus) cela m'aurai au moins pris 3 heures et encore... Et en plus j'ai eu le temps de faire le point sur tous mes projets sous omni et de m'en servir comme d'un super cahier de note. Honte à moi ! un logiciel si puissant ! l'utiliser comme une charette à bois alors que c'est une Ferrari !!!!.

Mais je commence à croire que la vraie FERRARI dans les taches courante (The RUNWAY dans GTD) c'est autofocus. Pas de perte de temps, un vrai contrôle des mes actions et un sentiment étrange d'avoir pour la première fois une vraie vision objective de mon travail. La seule concession que j'ai mis en oeuvre pour la semaine prochaine ce sont des ronds au lieus de case à cocher et des dates d'écheance entr parenthèse lorsque la tache a vraiment une échéance.

Mais pour le moment autofocus ne peut servir que pour le RUNWAY cad vos actions courantes. GTD reste ue méthode sophistiquée à part entière extrêmement puissante et formidablement bien pensée qui va bien au delà des actions courantes.

Omnifocus - Gestion des projets

Dans mes premiers articles j'ai évoqué la gestion des projets selon GTD. Je ne vais pas rentrer dans le détail car il existe tout un processus pour gerer les projets façon GTD.

Pour faire simple David ALLEN considère comme projet "tout ce qui nécessite plus d'une action concrète à réaliser"

En bref, au plan matériel, que cela soit sur une feuille de papier, un cahier, un filofax, un classeur, un dossier, une fiche word, excel, page, ical, fiche cartonnée, accessible en ligne par google doc ou par EVERNOTE What is Evernote? | Evernote Corporation (mon petit dada en ce moment) tout support peut contenir et constituer un projet.

Avant de choisir une solution ou une autre, il n'y a selon moi, qu'une seule question à se poser. Sachant que votre projet doit être accessible partout :

Quel support est le plus facile et le plus facilement manipulable et exploitable pour vous et tout le temps ?.

Informatique ou papier vous avez le choix...

Cette seule question m'a causé énormément de soucis et j'ai toujours beaucoup de mal à y répondre. En plus avec les Iphone et autrs téléphones mobiles qui accèdent au web, la réponse à y apporter devient encore plus compliquée qu'elle ne l'aie jamais été. Franchement je n'ai toujours pas trouvé l'outil parfait et je n'ais pas de réponse "toute faite".

Cela dépend beaucoup de votre sensibilité. Choisissez un outil que vous aimez car vous allez être obligé de l'utiliser beaucoup et Il vaut mieux qu'il vous plaise !...

Sincerement moi je gére mes projets sur tout !. Certains projets sous papiers et d'autres sous Page, d'autres sous dossiers papier et d'autres sous Omnifocus. Mais j'ai quelques principes essentiels à commencer par celui ci : ils ont tous listés dans Omnifocus comme cela je n'oublie rien ! et comme je ne veux pas me fatiguer inutilement et solliciter ma mémoire pour des choses idiotes (méthode GTD) je met presque toujours en général sur l'intilulé du projet lui même ou en note un lien (si c'est un fichier informatique) et à défaut s'il est sur papier une référence. Ainsi je sais tout de suite où le trouver. (J'ai quand même 150/200 projets !)

Quand à la gestion des projets sous Omnifocus, c'est tout un poéme.

Quand vous démarrez le logiciel voici ce que vous y trouvez : des dossiers et des projets et c'est à vous de tout créer.

La question est de savoir comment on organise tout cela. C'est d'autant plus compliqué qu'il n'y a aucune explication sur le site d'Omni et que la plupart du temps on connaît mal GTD et mal le logiciel. Les concepteurs de Omnifocus doivent considérer la gestion des projets comme évidente... Pas moi !

Ce logiciel dans son apparente simplicité, vous impose soudain de créer votre propre organisation. Vous êtes supposés être blackbelt en GTD pour pouvoir utiliser vraiment Omnifocus. Pas facile.

Alors voici quelques pistes, non exhaustives :

- Certaine professions nécessitent des process. Ex. On ne peut faire cela, que lorsque ceci sera fait... Il peut etre interessant de creer des dossiers (D) qui suivent alors un chemin déterminés selon un processus établi (P) façon plan : DA>P1,P2,P3,P4 puis DB>P1,P2,P3. En d'autre termes vous ne passerez aux projets contenus dans le dossier DB que lorsque tout DA sera achevé. C'est une solution assez rigide assez difficile à mettre en oeuvre.

- D'autres n'ont aucun ordre particulier. C'est ainsi que la plupart des gens gérent leur projet, si ce n'est parfois un ordre alphabétique.

- Certains aiment gérer leurs projets en OBLIGATIONS & RESULTATS ou OBLIGATION & CE QUI N'EN EST PAS. Cela marche assez bien. Un de mes amis ne les gère que comme cela.

Quel que soit le système choisi sous Omnifocus il y a au moins un avantage: Celui de pouvoir leur affecter un stade : restant, actif, arreté, en attente, à faire, terminé et abandonné. On peut ainsi sélectionner ses projets pour ne faire apparaitre que ceux qe l'on veut voir. A noter que j'ai demandé à OF de créer une nouvelle rubrique la Hotlist pour ne faire apparaitre que les projets prioritaires. L'idée semble les séduire.

Il y a aussi une fonction que j'utilise aussi en permanence c'est la fonction FOCUS (en Francais En cours) qui permet de se concentrer sur un seul projet et d'avoir en projet comme en contexte UNIQUEMENT le projet et ses éléments qui s'affichent. C'est une trouvaille je m'en sert tout le temps car je saute de projets en projets et je souhaite me concentrer sur une chose à la fois sinon je suis perdu.

Et moi, voici ma façon de les organiser :

En ce qui me concerne l'organisation des projets à été une épreuve assez douloureuse : J'ai un peu tout essayé et ce qui marché, comme d'habitude, c'est comme toujours les solutions les plus simples auxquelles on ne pense pas toujours.

En relisant le livre de David Allen Getting things done (GTD) j'ai soudain constaté qu'il existe des BIGS ROCS qui sont nos domaines de responsabilité (en anglais :AREA). Ce fût un révélation.

J'ai donc classé mes projets en différents AREA les voici :

D'abord tout ce qui est PROCESS et récurent (ex. La compta est pour moi un projet récurrent, la communication, la fiscalité, le social, mais aussi l'Organisation, les PROCESS)

Il y aussi le BUSINESS ce sont tous mes immeubles classés par ordre alphabétique par propriétaire ex. AGF/Montaigne, avec une exception toutes mes négociations sont en haut de la liste avec le signe >FBG/NEUILLY, les dossiers étant à travailler comportent un + ex. +FBG/ TOLBIAC

LE PERSONNEL (Achats, Blog, Famille, Philosophie, lectures, etc...)

En dernier SOMEDAY MAYBE ce sont des projets que je ne suis pas sur de mettre en oeuvre. J'y réfléchis. J'y met un peu prés tout ce qui n'est pas actif.

Enfin il y a tout ce qui est ARCHIVE (COMPLETED). J'y met les dossiers que j'ai traité. J'ai ainsi une trace de tout projet que je n'ai pas voulu détruire soit parceque je souhaitais en avoir une trace, soit parceque je pensais en avoir besoin un jour.

Voilà je vous renvois aux sites parlant d'Omnifocus que j'ai cité précedemment mais le meilleur conseil que je puisse vous donner c'est de faire simple. Je reconnais avoir beaucoup de mal à l'appliquer moi même ;) mais j'y travaille ! :))

Ajout du 7/03/2009 lu un article intéressant sur omnifocus. How I Use OmniFocus to Help Get Things Done - Monday By Noon

Omnifocus - Présentation

Je ne vais pas réinventer la roue en vous présentant

Omnifocus l'excellent logiciel GTD de OMNIGROUP qui ne fonctionne que sur Macintosh.

Je vous renvoi simplement à leur site web en anglais The Omni Group - OmniFocus qui comporte une bonne video synthétique

et en Français au passionnant article de Pierre Morsa en Français Omnifocus | Pierre Morsa .

Pour aller plus loin, il y a aussi de chouéttes videos d'utilisation débuter sur mac: OmniFocus un chouette site de formation Mac en Francais (deux vidéos une de base et une avancée) et Mac Tutorial en anglais Mac Tutorials : ScreenCastsOnline pour les puristes qui aiment la langue de shakespear.

Ce que j'en pense : C'est vraiment un logiciel génial. D'une apparente simplicité déconcertante et extrêmement puissant.

L'écran principal comporte deux onglets l'un pour les projets (Tout ce qui nécessite plus d'une action concrète à réaliser) et l'autre les contextes.

Il est fabuleux pour organiser les projets, imaginer et planifier les solutions, se fixer des objectifs, prendre des notes globalement ou inscrire des taches à toute vitesse.

Mais il a aussi quelques défauts liés à sa prime jeunesse :

- Une ergonomie pas géniale. Malgré la mise en place récente de la possibilité de paramétrer son ergonomie grâce au menu style dans les préférence et notamment la présentation et les couleurs, il reste d'une désespérante fadeur. On voit vraiment qu'il a été conçu par des informaticien pour des informaticiens. Je comprends que beaucoup d'utilisateur se tournent vers THING (Things - task management on the Mac) qui est beaucoup plus moderne et Bien plus beau ! . Vu le nombre de post que j'ai pu lire à ce sujet, j'imagine que la prochaine version sera plus proche des critères esthétiques que l'on attend de ce type de logiciel.

- A l'usage cette présentation est tellement rébarbative que j'étais à la limite de m'endormir en lisant mes taches tellement celle ci est confuse et sans saveur. Il n'est vraiment pas ludique. C'est embêtant.

- Certains disent que c'est une usine à gaz. C'est vrai !. Il y a tellement de possibilité de trie dans tous les sens, tellement de scripts développes par des utilisateurs et une telle puissance avec un bon usage des perspectives qu'il y a de quoi dérouter les débutants. Pour votre information j'ai mis 6 mois avant de savoir l'utiliser correctement. De quoi être dégoûté.

- Enfin il n'est pas donné. Heureusement que j'ai bénéficié d'une promotion de lancement parceque 80 euros pour cela c'est cher sans compter la licence iphone 16 €

Alors pourquoi est ce mon logiciel préféré ? Suis je maso ?

J'adore omifocus !!! Je ne peux pas m'en passer. C'est mon plus fidèle assistant. Je lui confie tout et il est fidèle et me le rend bien !!!!

Voici pourquoi :

- L'équipe de Hot ligne est géniale. J'ai toujours une réponse à mes questions. J'étais tellement dégouté au début que j'ai souhaité me faire rembourser ils l'ont fait immédiatement. Quand je l'ai racheté ils m'ont appliqué la réduction. Par la suite chaque fois que je leur ai demandé un conseil, un avis ou fait une suggestion (j'en suis à ma 64éme demande d'amélioration ! ) ils ont répondu à toutes mes demandes. Positivement ou pas. Pour en avoir testé beaucoup de logiciels c'est un atout. IL est rare d'avoir une telle qualité de service.

- Il y a des widgets géniaux qui permettent de bien l'utiliser sous dashboard et des raccourcis paramétrables au clavier. On peut faire des liaisons entre tous type de document et le champs note ce qui permet de les ouvrir en cours de travail. Il y aussi des liaisons entre mail et OF qui permettent des création de taches presque automatisées. On peut synchroniser ses taches avec ical et ses agenda ce qui est génial pour ceux qui aiment la gestion des taches dans ical. Et bien entendu des synchronisations avec tout entre mac, mobileme, Bonjour etc...

- Le logiciel est super stable. Aucun soucis depuis l'origine. Sauvegarde automatisée. Exportation dans tous les sens en .txt, .html, . Csv, .txt un régal pour le travail sous excel.

- Une fois qu'on a bien compris comment il fonctionne, on fait ce qu'on veut.

Taches, sous taches, projets actifs, suspendu, terminés, abandonnés, historiques , reportings et exportations récupérables sous word une merveille pour savoir tout ce que j'ai fait et contrôler l'avancement de mes projets. Je me suis tellement planté dans mes méthodes de travail et dans l'adaptation du logiciel que j'ai finalement reussi à en tirer quelque chose quelque soit le chemin emprunté et mes éssais pour trouver une organisation qui me convienne.

- Ce n'est pas un jouet. C'est un outil professionnel. La plupart de ses concurrents sont simples, trop simples, basique et peu puissants, on arrive vite aux limites et difficile d'en tirer quelques chose au bout d'un moment.

- Et surtout, OMNIGROUP est un groupe solide avec de jeunes et brillants NINJAS qui connaissent bien le sujet. Ils se sont faits les dents sur OMNIOUTLINER The Omni Group - OmniOutliner un outil de task management passionnant en format Pro sur lequel j'ai beaucoup travaillé avant de découvrir GTD.

- Un forum très actif avec des passionnés sur le site d'Omnigroup et tellement de blogs qui parlent d'Omnifocus que celui ci ne suffirait pas.

- Et en plus il existe une application pour iphone qui semble performante. Un de mes amis l'utilise toute la journée (car le pauvre n'a pas de Mac à son travail) et il ne jure que par elle. Il se sent serein et efficace.

- Accessoirement j'ai testé ou étudié une centaine de logiciels GTD. le seul qui vraiment à tenu le choc (hormis Toodledo :: A to-do list to organize your tasks ) c'est Omnifocus. Things comme The hit list sont vraiment trop jeunes et pas assez professionnels, même s'ils sont prometteurs.

Mais pour moi, le plus important de tout c'est que : I can trust the system !!!!

Mes prochains articles seront consacrés à son application pratique. Il y aura beaucoup de choses à dire car le sujet est presque inépuisable. Je vous parlerai pour commencer des projets et de la façon de les organiser. Je devrai dire plutôt des différentes manières...