Aujourd'hui je vous parles des projet. De leur définition, nature, mais aussi de la façon de les organiser.
Mais qu'est ce qu'un projet au sens GTD ?
Il s'agit simplement de tout travail pour obtenir un résultat qui nécessite plus d'une action concrète.
Le projet répond à deux questions :
1. Qu'est ce que je dois achever à très court terme
2. Quelle est la prochaine action à réaliser (lien avec la piste de décollage)
Nature des projets
Un projet peut être "actif" (c'est à dire opérationnel immédiatement). Il comporte des actions concrètes, des contextes opérationnels, des listes d'action sans contextes en attente d'exécution.
Essentiellement, David Allen préconise de n'y mettre que des éléments actionnables ou pouvant être actionnés. Exit donc tous les éléments de références tels que les plans, les photos, les historiques etc... Tout cela va dans un autre dossier distinct de vos projets actifs. En général sont inclus dans les projets "actifs" les projets réalisables à moins d'un an et qui sont révisables hebdomadairement. Aussi, our ne pas alourdir le système il est préférable de n'inclure dans ces projets que des projets que vous vous engagez réellement à réaliser. A défaut le système devient vite ingérable.
Essentiellement, David Allen préconise de n'y mettre que des éléments actionnables ou pouvant être actionnés. Exit donc tous les éléments de références tels que les plans, les photos, les historiques etc... Tout cela va dans un autre dossier distinct de vos projets actifs. En général sont inclus dans les projets "actifs" les projets réalisables à moins d'un an et qui sont révisables hebdomadairement. Aussi, our ne pas alourdir le système il est préférable de n'inclure dans ces projets que des projets que vous vous engagez réellement à réaliser. A défaut le système devient vite ingérable.
Un projet peut être "gelé ou en attente" (cad bientôt opérationnel mais en attente d'un élément de déclenchement). des solutions comme Omnifocus permettent de geler des projets soit par ce que vous ne voulez/pouvez pas les réaliser ou par ce que les circonstance ne sont pas favorables à leur exécution immédiate. Ex. Votre patron vous demande de mettre en place un projet. Mais sa mise en oeuvre concrète dépend d'un événement extérieur dont l'avénement est attendue dans un mois. D'un point de vue concret il suffit de mettre une date de contrôle sur votre agenda ou sur Omnifocus une échéance à dans un mois. D'ici là un bref coup d'oeil hebdomadaire sur la liste de projet gelé ou en attente vous permettra de savoir ou vous en êtes et de l'inscrire sur votre liste active si besoin est.
Un projet peut être aussi "Un jour peut être" (someday may be) ce qui signifie que vous envisagez de réaliser un projet mais que pour le moment il n'y a pas d'élément opérationnel qui permette sa mise en oeuvre concrète. Dans ce type de projet, j'inclue souvent des souhaits ex. Faire de la Montgolfiere (j'en ai toujours rêvé et je n'ai jamais pu le faire), lancer une nouvelle activité professionnelle (je n'en ai pas le temps pour l'instant et ne suis pas sur de vouloir le faire je l'inscrit donc sur ma liste pour y penser et me permettre d'y réfléchir. Eventuellement je prévois même une date sur mon agenda pour faire un point et décider, date qui pourra être reportée si je décide de renégocier cet engagement)
Comment gérer vos projets ?
Informatique ou papier GTD n'impose pas de méthode. Moi j'ai longtemps travaillé sur papier. Je travaille aujourd'hui sur Omnifocus. Mes projets sont organisés par Altitude la 5000 étant les projets actifs ou pas. Comme un petit dessin vaut mieux qu'un long discours je vous ai mis une copie de mes projets et contextes.
Un petit mot rapide au sujet de mes contextes GTD. C'est peut être ce qui évolue le plus chez moi. Je les gère de façon très particulière car j'ai toujours un téléphone sous la main et je fonctionne énormément par émail. Je préfère donc, travailler par "pole d'activité" plutôt que par pôles de moyens (@téléphone, @ordinateur etc...).
J'ai trouvé que cette façon de faire était plus efficace de par la nature même de mon énergie qui est assez cyclique. Je profite donc de mes pics d'énergie pour faire les choses qui ont le plus de plus value pour moi et ça marche bien. Avant je travaillais par contextes classiques et j'avais tendance à ne pas en faire assez. Cette méthode par moyens ne correspondait pas à ma méthode de travail. Elle était assez perturbante pour moi et m'a posée beaucoup de soucis. A cause d'elle j'ai même failli abandonner GTD. Aujourd'hui je suis beaucoup plus en harmonie avec mes nouveaux contextes qui correspondent à ma façon de faire et donc plus efficace, mais il a fallu du temps.
J'ai trouvé que cette façon de faire était plus efficace de par la nature même de mon énergie qui est assez cyclique. Je profite donc de mes pics d'énergie pour faire les choses qui ont le plus de plus value pour moi et ça marche bien. Avant je travaillais par contextes classiques et j'avais tendance à ne pas en faire assez. Cette méthode par moyens ne correspondait pas à ma méthode de travail. Elle était assez perturbante pour moi et m'a posée beaucoup de soucis. A cause d'elle j'ai même failli abandonner GTD. Aujourd'hui je suis beaucoup plus en harmonie avec mes nouveaux contextes qui correspondent à ma façon de faire et donc plus efficace, mais il a fallu du temps.
La liste des projets est un élément clef.
C'est un élément essentiel de GTD. Il est déterminant de faire une liste de vos projets et d'y avoir accès en permanence. Les projets n'ont pas besoin d'être triés par ordre alphabétique ou autre. L'important c'est de pouvoir distinguer s'ils sont actifs ou pas immédiatement. Matériellement, qu'elle soit sur papier ou sur ordinateur c'est une liste indispensable qui me permet d'éviter les oublis et de suivre au quotidiens mes "Bigs rocks" cad les activités indispensable que j'ai décidé de réaliser. En la relisant je me rend souvent compte que je n'ais pas traité tel ou tel sujet. Aussi je les traite en priorité quitte à bloquer un moment pour le faire.
C'est un élément essentiel de GTD. Il est déterminant de faire une liste de vos projets et d'y avoir accès en permanence. Les projets n'ont pas besoin d'être triés par ordre alphabétique ou autre. L'important c'est de pouvoir distinguer s'ils sont actifs ou pas immédiatement. Matériellement, qu'elle soit sur papier ou sur ordinateur c'est une liste indispensable qui me permet d'éviter les oublis et de suivre au quotidiens mes "Bigs rocks" cad les activités indispensable que j'ai décidé de réaliser. En la relisant je me rend souvent compte que je n'ais pas traité tel ou tel sujet. Aussi je les traite en priorité quitte à bloquer un moment pour le faire.
Apres les avoir longtemps édités sur feuille volant, puis reportés sur mon cahier journalier, j'utilise la puissance d'Omnifocus et sa vue projet détaillée Omnifocus (View expand all+ tous les projets restants) qui me permet de tout voir et de me concentrer sur mes projets actifs (projet/actifs). Je n'hésite pas à mettre en attente les projets sur lesquels je ne souhaite pas travailler immédiatement quitte à perdre un peu de temps ultérieurement à les pointer, un par un.
Comment les projets s'intègrent ils dans les horizons ?
La liste des projets et les projets sont intimement intégrés dans le processus des horizons GTD. J'expliquerai comment, un peu plus tard, lorsque je passerai en revue les autres horizons. Cependant je peux déjà dire que certains projets ne se classent pas dans la liste des projets actifs. Il s'agit des projets à un ou deux ans qui sont classés en 15 000. Bien entendu, ils sont moins détaillés. J'ai même intégré certains projets en 20 000 (3 à 5 ans) mais ils sont peu nombreux.
Bonne journée à tous et à toutes
La liste des projets et les projets sont intimement intégrés dans le processus des horizons GTD. J'expliquerai comment, un peu plus tard, lorsque je passerai en revue les autres horizons. Cependant je peux déjà dire que certains projets ne se classent pas dans la liste des projets actifs. Il s'agit des projets à un ou deux ans qui sont classés en 15 000. Bien entendu, ils sont moins détaillés. J'ai même intégré certains projets en 20 000 (3 à 5 ans) mais ils sont peu nombreux.
Bonne journée à tous et à toutes