A la question faut il travailler sur un système très structuré ou pas je répondrais comme les normands "ça dépend" !.
En fait, Il n'y a pas une méthode d'organisation (ça se saurait !) mais des méthodes d'organisation qui s'adaptent aux besoins de chacun d'entre nous.
Mais grosso modo pour simplifier il me semble qu'il y a cependant deux façons de gérer ses taches.
La première est d'organiser un système très structuré qui vise un inventaire exhaustif des informations quotidienne. Bref une maîtrise totale des informations. GTD rentre dans cette philosophie. Cela implique un système très élaboré de projets, de contextes, d'horizons, bref une maîtrise parfaite du Contrôle des informations et de la perspective des informations (cad des Horizons et des buts de nos actions- goals).
L'avantage du système structuré est de ne rien négliger et de structurer toute information dans une boite qui comme les poupées russe va s'impliquer dans une plus grande, qui elle même s'impliquera dans une plus grande.
L'inconvénient d'une méthode structurée est de nécessiter une grande force de caractère, de s'accrocher au système car le moindre découragement conduit le système à partir en vrille, même s'il est toujours possible de s'y remettre et de "rattraper le coup".
Les meilleurs outils pour GTD sont digitaux. Il est difficile d'avoir un système très structuré sur papier. Omnifocus sous Mac, et Todleddo sous mac ou pc en ligne et bien sûr Onenote sous pc et evernote pour les notes.
(Nb le soft de todleddo sur iphone est light. Pas de fonction de recherche)
En résumé GTD c'est bien pour les gens qui ont profession cadrée ou les informations ne se croisent pas dans tous les sens mais c'est un formidable outil si on sait l'utiliser à bon escient.Elle correspond bien à ceux qui ont un esprit scientifique.
En ce qui me concerne j'ai un peu de mal. Je me suis rendu compte que je préfère une méthode plus souple car mes informations se croisent de partout et j'ai besoin d'être très réactif.
La deuxième méthode consiste en une approche différente dite "peu structurée".
Elle ne consiste pas à vouloir maîtriser l'information à tous prix mais à créer des réceptacles pour collecter cette information globalement et intuitivement, puis à l'exploiter ultérieurement.
C'est l'approche d'autofocus de Mark Forster et de ses différents systemes tous différents mais si proches dans leur philosophie. http://www.markforster.net/blog/2010/12/16/review-of-the-systems.html
L'avantage du système est de pouvoir gérer cette information au jour le jour et de faire avancer les choses.
Les meilleurs outils sont un bon cahier ou un bloc note, un stylo et une règle pour barrer les taches.
Il est également possible d'utiliser des outils informatiques comme taskpaper sous mac ou simpletext sur le web et beaucoup d'autres encore (Evernote)
Les avantages d'une méthode peu structurée :
Ici l'outil importe peu l'important c'et d'avoir une bonne vision de ses bigs rocks (les gros sujets les plus importants) et de trouver un moyen de les contrôler. La méthode est également moins rigide que GTD elle est donc beaucoup plus réactive et nécessite peu d'effort. Les revues des informations sont très rapides, l'intuition est favorisée. Le système est très addictif (AF1, AF4, AF4R). Le système peut aussi paraitre perturbant pour les gens très structurés, mais il est très facile à comprendre pour ceux qui ont une culture plus "humaine" que scientifique. Pour les artistes les commerciaux en bref ceux qui se prennent moins la tête et qui sont plus tournés vers l'action immédiate.
Inconvénients d'une méthode peu structurée :
Le système est beaucoup moins structuré que GTD. Il nécessite donc une vraie réflexion sur nos méthodes de travail. Sur ce qui fait que nous réussissons et pourquoi. Le système est donc moins cadré, il peut partir en vrille très vite mais il est tout aussi rapide à reprendre. Le choix de l'outil est aussi déterminant car l'outil n'est ici qu'une fonction support et en aucun cas un guide, un passage obligé comme peut l'être la méthode structurée.
En résumé choisissez cette approche si vous ne voulez pas un système trop cadré mais complétez le avec un système parallèle qui vous permet de croiser les informations dans tous les sens et de les regrouper par projet sinon vous risquez de vous planter pour n'avoir pas mis en place les bon outils vous permettant de suivre vos informations et vos objectifs.
Une solution digitale peut être d'utiliser taskpaper pour l'action et evernote pour le suivi et les notes des projets et des contacts groupes selon votre approche logique des informations afin d'y avoir un acces instantané sans vous prendre la tête. Cette solution est intéressante car elle permet d'avoir une synchronisation sur ordinateur et iphone et est peu onéreuse. Evernote est gratuit, taskpaper n'est pas cher du tout et au pire il existe des alternatives gratuites sur le web. Cependant je conseille vraiment taskpaper. Le développer est génial et il répond toujours aux question des utilisateurs.
Une solution sur papier peut être d'utiliser un cahier pour les taches, un classeur pour ses projets classes alphabétiquement et ses notes. Ou un cahier avec sur la page de gauche ses taches et la page de droit ses notes du jour et un suivi de projet sur ordinateur ou dans un classeur.
En résumé choisir un système structuré ou pas dépend grandement de son tempérament mais aussi du type de travail que l'on fait.
Si vous avez un système de travail de type "taylorisé" et que vous êtes vous même très structurés dans votre tête l'informatique et GTD peuvent vous faire le plus grand bien.
Si vous êtes comme moi beaucoup plus instinctifs que rationnels, sans être irrationnel non plus mais disons un peu plus artiste, un peu plus humain et réactif, et que vous trouvez le moyen de croiser les informations par un système complémentaire de type Evernote (sorte de grosse boite à chaussure qui gère des carnet comprenant des notes) alors sans hésiter choisissez Autofocus ou votre propre système et allez quand même vous inspirer de GTD pour sa formidable façon de gerer ses projet et de gerer ses perspectives.
En ce qui me concerne j'ai encore décroché d'omnifocus et de todleedo car ce système structuré est décidément beaucoup trop rigide pour moi. Il tue littéralement mon intuition.
Mais bon moi je suis comme ça. Si cela me plait pas je change et c'est valable pour tout ou presque. Je n'ai jamais pû supporter l'inaction, ni les système débiles qu'on nous impose dans certaines entreprises, alors qu'on pourrait faire beaucoup mieux que cela et c'est bien pour ça et pour de nombreuses autres raisons plus rationnelles que j'ai finalement crée mon entreprise il y a 4 ans !.
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