mercredi 23 novembre 2011

GTD Ultra simple guide to management system (2éme partie)

Bonjour,

Aujourd'hui, nous restons dans le contrôle des information façon GTD.

Il y a 5 mois je vous parlais de cette méthode assez géniale, parce que simple et efficace : celle de l'ultra simple guide to management system.  C'est Ici

En fait je vous disais qu'on pouvait tout gérer à partir d'un simple bloc à spirale. Notes, taches façon GTD et j'ai pensé qu'il ne serait pas idiot de faire un petit point avec vous sur la façon dont cela a marché pour moi et pourquoi pas de vous faire profiter de mes derniers trucs et astuces ! 


Quand à la méthode : Je ne peux plus m'en passer !. C'est vraiment génial. J'en suis ravis. Et elle fonctionne parfaitement avec GTD.

C'est 
- Simple
- Rapide
- Efficace
- Pas de synchronisation
- Pas de bug
- Pas de programme compliqué 
- Super adaptable
- Immédiatement opérationnel
- Cela résiste très bien au vagues de stress et au coups de grisous ;-)
- bref après ma période Geek ;-) je redécouvre l'eau chaude (LOL !) 

Mais pour que cela, il faut respecter certaines règles simples :
Et la première essentielle chaque page de mon bloc est numérotée au fur et à mesure.


Fonctionnement de la méthode :


I. Je retrouve mes projet et taches très vite grace à mon sommaire en P1 qui est organisé comme ceci : 

NOTE (Verso)                                           TACHES (Recto)
immeuble Rueil P4                                     Liste des négociation P2
Organisation informatique P5                Liste des opportunités P3
Immeuble Courbevoie P7                            Liste des Obligations P4
Immeuble XXX                                           Liste des Appels P6
                                                                 Liste Mac, Mails, Web P7
                                                                 Liste des attentes P8
Comme vous le voyez :
La page est divisée en deux.
Chaque projet ou tache est sur une page numérotée.
J'ai numéroté mes projet de 1 à xxxx
J'ai numéroté mes Taches de 1 à XXX
La numérotation n'est pas un soucis car cela fonctionne par colonne. 
C'est tout de même plus facile pour retrouver mes informations...

II. Les taches et listes d'actions commencent en début de mon bloc.
Elles suivent le sommaire
Il y a une page par tache ou par liste d'action (Cf plus bas)
Certaines pages ont des marqueurs (appels, Wait)
Chaque page de taches est aussi divisée en 2 la colonne de droite sert taches urgentes et non terminées celle de gauche au taches non urgentes.
Dans l'action, chaque page de taches est traitée façon SUPERFOCUS (Cf mon blog) et en double reading.

III. Les projets commencent par la fin du bloc en verso du bloc.
Dans la méthode traditionnelle on préconise de retourner le bloc. Je trouve que ce n'est pas pratique.
J'ai donc commencé simplement par la fin et mes pages remontent vers le début.
Je n'ais donc pas besoin de retourner mon bloc. Il me suffit de suivre le sens de la lecture c'est beaucoup plus rapide.
Il y a un projet par page. Chaque page est numérotée. Les pages de taches à partir du début du bloc, les pages de Projets à partir de la fin du bloc.

Mes Résultats :
Depuis que j'utilise cette méthode (et bien que j'ai aussi testé d'autres méthodes, elles informatiques, Evernote, Omnifocus etc... ) je constate que j'ai bien meilleur contrôle de mes informations ceci, grâce au papier. J'ai accru mes capacités de  négociations, ma concentration et ma créativité. Cette méthode m'a libéré. Tout me semble désormais fluide, simple, rapide et efficace. 

Je me sens plus performant et beaucoup moins stressé. Et cela se ressent. Mes clients apprécient. Je suis aussi beaucoup plus Zen à l'écoute des autres. Je sais où se trouvent mes informations.

J'ai aussi constaté que le système favorise la gestion des interruptions. Il suffit de noter sur la 1ere page (au crayon) le sujet et on y retourne aussi vite qu'on a été interrompu et avec un délai de latence beaucoup plus rapide que sur informatique car il suffit de relire ma fiche projet pour être immédiatement au coeur de mon sujet, même si j'étais sur autre chose... 

Quelques trucs et astuces :
Je remarque que j'utilise souvent mon crayon a papier pour mes projets afin de noter des informations qui ne sont pas permanentes et qui ont vocation a être effacées. 

Attention je ne dis pas que je n'utilise pas mon informatique mais je l'utilise mieux. Je ne m'en sert que pour la gestion de mes dossiers et pour mes émails ainsi que pour trouver des informations exploitables.  dans mes dossiers ou mes émails qui seront reportées sur mes listes GTD. Donc j'y passe moins de temps et c'est super éfficace !.

Cela me perturbe moins aussi. L'informatique à tendance à haute dose à me donner mal à la tête.

Quand à Ical je n'y met que les échéance essentielles. Façon GTD. Et je garde ma gestion de mes adresses sur mon Mac. 

Mon bloc devient maintenant le centre de triage de toutes mes informations essentielles. Il me force à me concentrer sur mes taches à haute valeur ajoutée et sur mon coeur de métier. Une par une. Sans distraction.

Je sais aussi que tous les détails d mes projets sont ailleurs. sur mon Mac Evernote, .page etc... bien décentralisés, accessibles sur demande. C'est très rassurant.

Ils sont parfois aussi dans mes dossiers papiers car lorsqu'une page note n'a plus aucun intérêt elle est brutalement arrachée et archivée dans un dossier papier ou scanée puis archivée dans un dossier informatique selon l'usage, car j'essaye d'avoir de moins en moins de papier hormis mon bloc à spirale.

Un dernier truc : Je vous déconseille les blocs collés ils se désolidarisent. Les blocs à spirale de base sont les meilleurs. Et vous verrez : Arracher une page de bloc à spirale ou barrer une tache à la main procure un sentiment jouissif ! Essayez ! C'est pas génial ? !!!!....

Bon c'est pas tout cela mais il faut que je scan un peu tout cela....
C'est le seul inconvénient que j'ai trouvé...

Et vous avez vous testé cette méthode ? Qu'en pensez vous ? 


jeudi 10 novembre 2011

Amélioration de GTD et Ultra simple guide to management system.

Bonjour à tous,

Ces quelques lignes pour vous parler de ma dernière découverte toujours dans ma recherche de la 3 éme voie dont je vous parlais dans

GTD et Ultra simple guide to management system.

http://gtdway.blogspot.com/2011/06/gtd-et-ultra-simple-guide-to-management.html

Il faut vous dire que je n'ais vraiment pas eu le choix. En cette fin d'année l'administratif m'es tombé dessus, soudain, sournoisement et sans crier gare, alors que j'étais en plein appel d'offre d'un petit contrat bien sympathique pour une grosse boite avant la fin de la course au CA. Sympa la vie d'entrepreneur :( non je rigole !!! ;), même si je bosse comme un taré,  j'échangerai ma vie contre rien au monde :))

Bref, heureusement que j'ai conservé ma base de travail papier quotidienne sur mon bloc papier que j'ai troqué contre un classeur à deux anneaux A4 de chez Muji très très bien... Puis j'ai simplement adapté mes projets sur EVERNOTE.

Concrètement, j'ai finalement réussi à transférer l'essentiel de mes dossiers en créant des carnets sur EVERNOTE (Y compris omnifocus) ce sont mes bigs rocks et j'y ai glissé des notes spécialisées.


Pour mieux comprendre, voici à quoi cela ressemble, vous voyez c'est déjà beaucoup plus clair :) et pas bien compliqué...


L'idée c'est de pouvoir garder le contrôle de mes projets et ce qui est génial dans EVERNOTE c'est que tout est mobile. EN est synchronisé en temps réel sur mon Imac, mon Ipad, mon iphone et bien sur mon vieux powerbook G4 qui n'en a plus pour très longtemps (dès que je gagne un peu de fric j'achète un mac book air car ok je bosse, je bosse... mais je me fais aussi plaisir :) Peut être mon cadeau de Noel ? 

Pour le reste je conserve ma structure papier et je vais chercher mes informations sur mon ipad qui contient une grosse partie de mes REFERENCES (GTD) comme des articles de presse, d'organisation, des idées, des notes, des chiffres, bref tout ce qui faut pour bien travailler...

Ensuite je reporte cela sur mes listes papier, cela va très vite et ça marche.
Parceque finalement dans l'action le papier c'est vraiment bien. 
Elle est pas belle la vie :))

13112011 J'ai fait une tentative de mettre toutes mes taches (avant sur papier)  sur EVERNOTE  j'ai donc crée un nouveau carnet appellé TACHES. J'y jette toutes mes notes une par une, une tache par note et j'ai crée des tags mélangeant les contextes GTD personne, lieu, temps (jour, semaine, mois, année) ce qui me permet de croiser les trois méthodes de Brian TRACY, de FORSTER, et d'ALLEN. Le résultat est assez stupéfiant. Gros avantages mobilité, efficacité, orienté action, tactile. Inconvénient je passe ma vie sur mon Ipad ou mon Mac. Mais bon. On peut pas tout avoir !