mardi 21 juin 2011

GTD et Ultra simple guide to management system (1ere partie).

Bonjour à tous.  


J'ai testé un nouveau système sur papier qui fonctionne bien. 


Il s'agit de la method "the ultra simple guide to time management" http://www.docstoc.com/docs/75306875/The-Ultra-Simple-Guide-to-Time-Management par SGTM

J'ai toujours pour objectif de trouver un pont entre Mark Forster et GTD concernant le contrôle des informations car même si je trouve les deux méthodes intéressantes dans la vie pratique elles conviennent mal, dans leur application stricte à mon activité. 

Si la première favorise l'intuition et un parfait contrôle des taches, elle a pour énorme inconvénient de contrôler difficilement l'avancement des projets.

Quand à GTD même si j'adore cette méthode, j'ai toujours du mal à la suivre, surtout sous Omnifocus,  car elle est trop contraignante pour moi par son inventaire systématique, même si je reconnais que certains éléments de son architecture tels que la INBOX, Le traitement, la revue hebdomadaire, le Tickler, le suivi des projets et leur classement, l'inventaire de certains contextes tels les appels, les someday maybe list, les horizons, le travail des projets  sont de véritable trouvailles qui marquent d'une pierre blanche l'organisation. 

Mais la vraie difficulté de cette méthode c'est de s'y accrocher. C'est lourd et dans les jobs commerciaux comme le miens on a vite fait de décrocher au profit de l'action. 

J'ai donc cherché une 3 éme voie (MIXTE) avec le cahier des charge suivant :
1. Que la méthode soit sur papier (c'est plus rapide, plus efficace et le contrôle est bien meilleur)
2. Qu'elle soit facilement exploitable et adaptable. Les listes et les projets changent sans arrêt. Il faut donc un système facile à mettre en oeuvre et pas compliqué. 
3. Que je puisse tirer profit de toutes les recherches que j'ai faites aussi bien sur autofocus, superfocus, GTD et sur d'autres méthodes parfois très pertinentes. 
4. Que l'outil que j'utilise soit facile à trouver et ne tombe pas en panne
5. Que les modifications soient instantanées et surtout rapides. 
6. Que mon cerveau et mon  intuition ne soient pas perturbés par la mise en oeuvre de la méthode, 
7. Que je sois heureux de l'utiliser tous les jours sans passer des heures à comprendre son fonctionnement.

Voici donc l'outil que j'ai mis en oeuvre qui pour l'instant est d'une redoutable efficacité. Vous constaterez qu'il est malgré tout très GTD dans son approche et son fonctionnement.

I. Matériel 
- Un bloc petit carreau,
- Un stylot (bic, feutre, rollier ce que vous voulez), (j'ai abandonné le cahier à spirale car trop contraignant)
- Quelques post it dont un pour faire un sommaire de votre bloc, 

II. MEO 
- Grouper les listes qui vous sont utiles (une page par contextes et numéroter les pages + report sur un post it en sommaire) .
Mes contextes sont 
1. @Listes des appels
2. @Résultats à suivre
3. @Bureaux et administatif,
4. @prospects
5.@idees
6. Client X
7.  Projet X
8. Projet Y
9 projet Z
...
P16 Mercredi 21 juin (ceci est une page réservée à une journée très chargée avec des nombreuses actions à réaliser et aux notes rapides de la journée)
P17 Jeudi 22 Juin (idem) 

III. Méthode 
Tout saisir sur le bloc et rien d'autre. Vous n'avez donc sur votre bureaux que votre bloc, quelques feuilles et un stylo. 
Si vous avez des notes concernant un projet qui nécessite un suivi soit vous avez besoin d'un suivi quotidien et vous créez une note bloc que vous numérotez, soit vous externalisez la note dans un dossier papier classé alphabétiquement ou informatique si vous préférez quitte à scanner le papier. 

Le soir si cela est nécessaire préparez une liste des chose prioritaires à faire pour demain et le lendemain, commencez par celle ci puis attaquez vous aux listes par contextes. Si vous travaillez sur un projet utilisez la feuille projet de votre bloc ou celle de votre dossier papier ou ordinateur. 
Supprimer toutes les pages inutiles de votre bloc et détruisez les ou archivez les dans vos dossiers en fonction de la nécessité. 

Relisez régulièrement les pages et noter à la fin de chaque tache qui le nécessite les délais. Si une tache commence plus tard, noter sa date au début. 

En face de chaque taches ou notes utiliser la notation suivante
R = Résultat à atteindre
A= Action à Faire
W= Wait = Information en attente. 

La lecture des taches projets et contextes se fait en double reading selon la méthode Mark Forster. 
1ere lecture sans intention d'agir, deuxième lecture jusqu'à ce qu'une tache vous saute au yeux que vous travaillez autant que nécessaire. 

Si la tache n'est pas terminée la reporter sur la liste par contexte à la fin avec la date de dernier contact. 
Par rapport à Superfocus ou Autofocus il y a une énorme économie de reporting. De plus le suivi des taches urgentes par contexte est extrêmement rapide et efficace. 

Pourquoi cela marche ? 
Parce que c'est simple. Pas de système compliqué. Tout est simple. Pas de report de taches. Pas d'informatique. Pas d'Ipad. Si une tache est terminée elle est barrée. Si elle a besoin d'être suivi c'est facile. 

En pratique, j'ai derrière moi mes projets actifs (dossiers) qui contiennent mes notes et les pièces essentiels de mes dossiers + quelques mails cruciaux (classement alphabétique). 

Le bloc est facile à consulter. Les informations essentielles sont sous la main et rapidement consultables. Par exemple si je suis au téléphone avec un client et qu'il me demande le montant du dernier loyer je prend ma liste sur tableur de mes dossiers et je lui répond instantanément. S'il me demande de la rappeler j'inscris son appel sur ma liste des appels ou si c'est à une date précise sur mon agenda. Si c'est une affaire à suivre je l'inscrit sur la liste des affaires à suivre. Si j'ai une précision à apporter sur un dossier (prix de retrait) je l'inscrit sur la page projet de mon dossier ou dans le dossier lui même s'il ne nécessite pas un suivi permanent. 

Tout cela n'est en rien révolutionnaire. Mais c'est très efficace. Bien sûr il ne faut pas perdre son bloc mais bon on peut le scanner et l'avantage de cette méthode c'est qu'elle permet sur le même bloc de travailler aussi bien sur le contrôle de mes actions que sur mes perspectives (Horizons) y compris en mindmapping. Quand aux notes sur mes projets elle sont reportées tout aussi facilement dans mes dossiers qu'ils soient sous papier ou sous ordinateur. 

Et vous comment gérez vous vos informations ?