jeudi 26 août 2010

Bilan AF-OF-GTD septembre 2010




Bonjour à tous,

A la suite des derniers commentaires des articles précédents de certains d'entre vous j'ai réalisé que je nous vous ai pas fait un retour d'expérience sur l'application des méthode depuis un bon moment... Ce n'est pas plus mal ;) cet article va me permettre de vous donner les derniers trucs et astuces que j'ai expérimenté et ce qui fonctionne pour moi. L'idée n'est pas de vous convertir (LOL) mais bien de vous faire gagner du temps car c'est bien de ses erreurs et de ses réussites qu'on apprends petit à petit.

Concernant mes outils. Depuis 6 mois j'ai ressorti de mon placard mon vieux Mulberry (A5). C'est une antiquité. Je m'en servais il y a 25 ans bien avant l'informatique. Je m'en sert comme un cahier amélioré. 

J'entends déjà les GEEK : "Mais quelle mouche l'a piqué ?... On a tout aujourd'hui des ordinateurs, des logiciels, des bases de données à quoi cela peut il bien servir ? ... "

Bon je vous dis tout ! j'ai fait un petit bilan. J'ai calculé le temps que je passais sur ordinateur à mettre à jour mes listes, à compléter mes projets. J'ai attentivement regardé à l'intérieur de mon esprit comment était assimilé cette information et j'ai fait la même chose avec le papier.

Le résultat n'est pas brillant. Je perd trop de temps. Et l'impression de contrôle que j'ai en ayant mes informations en permanence sur moi et en la complétant me semble plus une addiction et une illusion qu'autre chose.

J'entends déjà mon ami Pierre, pour qui j'ai une profonde affection, "comment tu as travaillé sur deux systèmes à la fois, je ne sais pas comment tu fais et de toute façon c'est un perte de temps". Oui  Pierre tu as raison, j'ai encore perdu du temps. Mais j'ai encore appris. Et je suis focalisé sur l'action. 

j'ai aussi constaté qu'avec GTD/OF la méthode est focalisée sur tout faire. Et avec AF4 ne faire que ce que l'on a décidé. Mais le problème c'est que les deux méthodes même si elles demandent de ne traiter qu'une tache à la fois font qu'on traite : soit la totalité d'un sujetou la totalité d'un contexte avec GTD, soit de multiples taches avec AF4. Le résultat est une certaine confusion mentale avec un découragement pour GTD et l'impression avec AF4, on n'a pas une vue globale du sujet... 

J'ai aussi constaté qu'écrire me permet un bien meilleur contrôle de mes actions et de mes projets. Et cela va beaucoup plus vite. Le "Filofax" est très souple pour utiliser GTD et AF4. Et il est très facile de se construire un système clef en main. 

Il me faut donc revenir aux fondamentaux tout en conservant certains principes de GTD ou d'AF4 que je trouve intéressants tels que la saisie de tout en INBOX, le Traitement, l'Analyse par projet, la révision et l'action. Et pour AF4 la double lecture. Et pour les deux méthodes l'utilisation du tickler et le report des actions futures sur l'agenda à la date adéquate. 

Au final la méthode que j'indique ci après n'est pas révolutionnaire. J'ai travaillé comme cela pendant 20 ans et cela ne marchais pas si mal. GTD & AF4 m'on donné quelques idées pour l'améliorer. Et j'ai le sentiment d'avoir un meilleur contrôle global et spécifique de mes actions. 

Voici ce qu'il y a dans les onglets : 

Onglet 1. AF :
premiere page :
a) Liste façon Autofocus 4. Je collecte tout ce qui arrive avant traitement. Je reporte les informations si besoin est le soir.
b) Le carre eisenhower A,B,C, D pour la semaine. Cela me permet d'avoir en un mot mes bigs rocks de la semaine.
c) Une page par jour (ex Vendredi 27 Aout 2010) divisée dans le sens de la longueur. Avec les gens à qui parler coté gauche et les choses à faire coté droit (ça cela vient de Mark H. Mac Cormack un de mes mentor qui m'a le plus influencé dans ma vie. Un génie des affaires je recommande son livre (épuisé) "Tout ce que vous n'apprendrez jamais à Harvard" une merveille. Je l'ai lu tellement de fois depuis 25 ans que je peux en citer des passages entiers.

L'intérêt de cette méthode est de me concentrer sur l'essentiel (ma journée). De reporter à l'avenir ce qui doit l'être. Quand a AF4 par son traitement systématique et sa re formulation il me donne une liste générale très courte de mes priorités et de mes actions qui pourront être reportées le soir même soit sur ma fiche projet soit sur ma fiche journalière. J'ai aussi constaté que cette méthode particulière me permet de me motiver en me concentrant sur les choses actives et annule le traitement des "dissmiss"d'autofocus particulièrement chronophage et inutile.

2 List : Contient la liste des affaires en cours, celle des opportunités, des projets en cours, professionnels puis personnels, ceux suspendus, ceux someday may be...

3. Plan. Plan globaux de chaque projet à la façon GTD mais uniquement en bigs rocks cases, ou heuristiques ou autres schémas. 

4. Tasks pas grand chose uniquement les taches de certaines projets qui sont complexes. 

5. Notes les notes que je prends sur chaque projets au fur et à mesure. 

6. Historique . Historique des dates des actions réalisées qui me permet de voir ce qui s'est passé et ce qu'il reste à faire. 

7. Objectifs et stratégie. Contient mes objectifs globaux et la façon dont je pense les réaliser. 

8. T (Tickler) ce sont mes objectifs trimestriels, semestriels, annuels 

9. Personne avec une page par personne j'y met tout ce que je dois évoquer avec certaines personnes. Ma  femme, ma fille, mes clients etc...

10. Formation résumé de ma formation. Ex GTD, ex. AF4, ex. check lists techniques. 

Et après ? ...  Des feuilles et des feuilles que je recycle tous les jours. On reçoit tellement de courrier. Plutôt que de le jeter je coupe les feuille A4 en 2 et je stock tout ce qui est récupérable. C'est économique et écologique. Mes deux meilleurs amis sont ma poubelle et ma perforatrice !!!

Je me suis appliqué à moi même quelques règles simples sur lesquelles je reviendrai dans un prochain article dont la première essentielle préparer le soir même la journée du lendemain. Avec cette règle comme Mark H Mac Cormack j'ai l'impression d'avoir une tête d'avance.

Merci à tous de vos commentaires et vous comment gérez vous vos informations ?